Документирование управленческой деятельности

Понятие и значения информационно-справочной документации, описание ее видов - письма, телеграммы, протокола, акта. Правила оформления реквизита 24 - визы согласования документа. Приведение примера конкретного вида формуляра - "Должностной инструкции".

Содержание.

Введение

1. Понятие информационно-справочной документации

1.1 Виды и значение информационно-справочной документации

2. Оформление реквизита 24 – визы согласования документа

3. Пример оформления конкретного вида документа "Должностная инструкция"

Список использованных источников

Введение

Информационно-справочные документысообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Правовое положение работника в организации регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность работника организации.

Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы.

1. Понятие информационно-справочной документации

Информационно-справочные документысообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся письма и их разновидности, связанные со способом передачи информации по каналам связи (телефаксы, телеграммы, телефонограммы) акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

1.1 Виды и значение информационно-справочной документации

Письма - оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, резолюцию, отметку о контроле, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе, отметку об исполнении, отметку о переносе данных на машинный носитель, отметку о поступлении. Письма могут быть посвящены одному или нескольким вопросам, т.е. быть простыми или сложными. Рекомендуется составлять простые письма, которые удобны для последующей обработки, исполнения, хранения и использования в справочных целях. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факсы, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:

· От первого лица единственного числа (ПРОШУ);

· От первого лица множественного числа (ПРОСИМ);

· От третьего лица единственного числа (ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОСИТ)

· От третьего лица множественного числа (РУКОВОДСТВО ОРГАНИЗАЦИИ И ТРУДОВОЙ КОЛЛЕКТИВ ПРОСЯТ)

Исходящие письма (отправляемые) визируются заинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам - главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации.

На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников организации.

Отметка о поступлении располагается в правом нижнем углу документа и включает: регистрационный номер письма и дату его получения. Для проставления отметки о поступлении может использоваться специальный регистрационный штамп, включающий; наименование организации, место даты получения и место для регистрационного номера. (рис.1)

Рис. 1


Указания по использованию полученного письма фиксируются в форме РЕЗОЛЮЦИИ, включающей фамилию и инициалы исполнителя, содержащие поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается. (рис.2)

Рис.2

Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без пометки "Ответственный").

Резолюция проставляется в правом верхнем углу между реквизитами "адресат" и "текст". При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на свободном месте лицевой стороны документа. Не рекомендуется писать резолюции на отдельных листах бумаги из-за возможности их потери в дальнейшем. При необходимости создания таких листков-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобкой или скрепкой).

Телеграммы - оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия, на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами. Первый экземпляр направляется на телетайп (телеграф), второй - подшивается в дело. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, дата) - печатается строчными буквами (кроме заглавных)......

Международные телеграммы - печатаются русским и латинским шрифтом. Текст международной телеграммы печатается через 1,5 интервала, прописными буквами, без красной строки, абзацев, переноса слов и исправлений. Адрес международной телеграммы включает: отметку о категории телеграммы, наименование адреса, наименование пункта или страны назначения. Текст международной телеграммы подписывается руководителем организации. В левом нижнем углу международной телеграммы указывается номер, дата, фамилия исполнителя, номер служебного телефона.

Телефонограмма - включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, адресат, дата, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должности и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограмм, применяются листы бумаги формата А5 (или журнал). Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждения-адресатов и номеров телефонов. (Рис.3)

Рис.3


Процессы принятия управленческих решений им сами решения документируются с помощью ПРОТОКОЛОВ производственных совещаний у руководства организации. Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, индекс, место заседания, граф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Дата протокола - это дата совещания. Заголовок - это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа. Текст протокола состоит из двух частей, вводной и основной;

· Вводная часть содержит постоянную информацию (слова "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "СЕКРЕТАРЬ", "ПРИСУТСТВОВАЛИ"), переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

· Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса. Повестки дня, осуществляется по схеме "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом "СЛУШАЛИ" ставят номер вопроса Повестки дня, после - двоеточие. Инициалы , фамилию докладчика (наименование должности указывается в Повестке дня) печатают в именительном падеже от 1-го положения табулятора; после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишут - "доклад прилагается". Слово "ВЫСТУПИЛИ" печатают прописными буквами, после чего ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже, от 1-го положения табулятора; после чего ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование должности.

В практике применяется краткая и сокращенная форма протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В протоколе краткой формы указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения. В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к докладу. Последняя строка заголовка доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.

В протоколе может быть пункт об утверждении какого либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату (рис.4)

Рис.4

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: Наименование организации, название вида документа (выписка из протокола), дату (дата заседания), индекс, место сопоставления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушатели постановили), подписи (без личных подписей, только слова "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "СЕКРЕТАРЬ" и расшифровку фамилий с инициалами), отметку об исполнении. Из содержательной части берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

Акт - составляется для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами. Акты составляются по результатам ревизий деятельности организации или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.д. В акте содержится следующие реквизиты: наименование организации, название документа, дата и индекс (номер), место составления или издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подписи. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель и члены комиссии. Текст акта состоит из двух частей вводной и констатирующей:

· В вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата, или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка, или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляются состав комиссии: председатель (должность, фамилия и инициалы), члены комиссии (должности, фамилия и инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами и печатаются через 1,5 интервала. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами комиссии, но присутствующие при проведении проверки.

· В констатирующей излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты. Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложений к акту.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки по вопросам производственной деятельности организации оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для её составления, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера, она подписывается руководителем организации, главным бухгалтером и заверяется печатью. (рис.5)

Рис.5

Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации. Докладная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату и номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении.

Объяснительная записка - документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату и номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

2. Оформление реквизита 24 – визы согласования документа

Виза официального документа- реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).

Согласование документа оформляют визой согласования (реквизит 24) документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Лист согласования может иметь различную форму. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

3. Пример оформления конкретного вида документа "Должностная инструкция".

УТВЕРЖДАЮ

Директор филиала

ООО "Трансазия Лоджистик"

__________С.Н. Черкашин

"____"_________200__ г.

Код документа ДИ-___-_____

Дата введения в действие "___"____200____ г., Пр. №____

Дата последней редакции "___"____200____ г., Пр. №____

Должностная инструкция

Супервайзера отдела продаж направления Food.

1. Общие положения

1.1. Супервайзер отдела продаж является работником филиала ООО "Трансазия Лоджистик" и относится к категории специалистов.

1.2. Супервайзер подчиняется непосредственно Менеджеру отдела продаж и отчитывается перед ним по текущим вопросам.

1.3. Супервайзер принимается на работу и увольняется приказом Директора филиала ООО "Трансазия Лоджистик", по представлению Начальника отдела продаж, либо менеджера отдела продаж.

1.4. В своей повседневной работе Супервайзер руководствуется:

-правилами внутреннего трудового распорядка;

-приказами и распоряжениями руководства компании;

-Положением об отделе продаж;

-настоящей должностной инструкцией и инструкциями, необходимыми для выполнения своих обязанностей;

-Положением о кредитном контроле;

-законодательными и нормативными документами, а также методическими материалами по вопросам организации продаж.

1.5. На время отсутствия Супервайзера, его обязанности исполняет подменный менеджер по работе с ключевыми заказчиками отдела продаж, торговый агент эксклюзивной команды, или менеджер отдела продаж.

1.6. Требования к квалификации: обязательное среднее специальное или высшее образование, без предъявления требований к стажу работы, наличие личного автомобиля.

1.7. Должен знать:

-инструкции, необходимые для выполнения своих обязанностей;

-требования к качеству выполняемой работы;

-законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по организации продаж;

-методы изучения спроса на товар, составляющий ассортимент реализуемой продукции;

-правила оформления документации, сопровождающей продажи;

-правила дорожного движения;

-законодательство о труде и охране труда РФ;

-правила и нормы охраны труда, техники безопасности, пожарной безопасности, электробезопасности, производственной санитарии.

1.8. Супервайзер является материально – ответственным лицом.

1.9. Рабочий день – ненормированный.

2. Функции и обязанности

2.1. Продажа товаров Компании.

Супервайзер обязан:

2.1.1. Составлять план продаж и визитов по каждому Клиенту.

2.1.2. Еженедельно посещать клиентов на вверенной ему территории и обслуживать их в заранее оговоренный день и время, согласно маршрута.

2.1.3. Составлять заказ для доставки всего ассортимента товаров за наличный, безналичный расчет, согласно установленному Стандарту.

2.1.5. Своевременно транслировать все акции клиентам на вверенной ему территории.

2.1.6.Оказывать консультативную помощь клиентам по продукции Компании при составлении заказа.

2.1.7.Проводить презентацию товара соблюдая прием PSF.

2.1.8.Использовать алгоритм преодоления возражений и уметь определить истинное и ложное возражение, преодолевать сиюминутные возражения.

2.1.9.Уметь преобразовывать свойства товара в выгоды и использовать это на практике.

2.1.10. Контролировать своевременность платежей от Клиентов.

2.2. Расширение сети сбыта.

Супервайзер обязан:

2.2.1. Осуществлять поиск новых клиентов на вверенной территории, расширять сеть сбыта.

2.2.2.Собирать информацию о ситуации на рынке и передавать ее своему менеджеру.

2.2.3.Проводить мониторинг, согласно поставленных задач.

2.3. Ведение документации.

Супервайзер обязан:

2.3.2.Своевременно и правильно вести документацию, используемую в работе (договоры, накладные, доверенности).

2.3.3.Ежедневно готовить и вовремя сдавать необходимые отчеты по продажам.

2.3.4.Ежедневно владеть информацией по дебиторской задолженности по своим клиентам, согласно продажам и стоп – листу.

2.3.5.Своевременно собирать с клиентов денежные средства и сдавать их в кассу Компании.

2.4. Установление и поддержание партнерских отношений с Клиентами на долгосрочной основе.

Супервайзер обязан:

2.4.2.Создавать благоприятную рабочую атмосферу при взаимодействии с Клиентами.

2.4.3.Конструктивно разрешать возникающие конфликты.

2.4.4.Иметь полный объем необходимой информации о клиентах (конт. лица, график работы, телефон, имена), уметь получать необходимую информацию.

2.4.5.Осуществлять сбор жалоб и предложений клиентов и передавать их своему менеджеру.

2.4.6.Обучать продавцов Клиентов работе с продукцией Компании.

2.5. Соблюдение производственной дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и других правил и инструкций.

Супервайзер обязан:

2.5.1. Полностью соблюдать рабочий режим дня.

2.5.2.Осуществлять уход за оборудованием, закрепленным за ним.

2.5.3.Принимать участие в еженедельных совещаниях Отдела продаж.

2.5.4.Соответствовать требованиям, предъявляемым Компанией к внешнему виду сотрудника Отдела продаж.

2.5.5.Ежедневно отчитываться перед менеджером отдела продаж о проделанной работе с предоставлением требуемой документации.

2.5.6.Выполнять стандарты работы торгового агента Компании.

2.5.7.Своевременно предоставлять информацию об изменениях в своей клиентской базе данных.

3. Права.

Супервайзер имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений Руководства компании, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3.Выступать с предложениями и замечаниями по улучшению организации работы отдела продаж и компании в целом.

3.4. Получать от руководителей и специалистов других структурных подразделений информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.

3.5. Требовать от Руководства компании оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.6. В оговоренных рамках и в рабочих целях использовать методические разработки, компьютерное оборудование и другое имущество и ценности компании.

4. Ответственность.

Супервайзер несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

4.2. За нарушение условий трудового договора.

4.3. За совершение в процессе своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных действующим трудовым, административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. За причинение материального и морального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

С инструкцией ознакомлен (а):

__________________________ _______________ _______________

(Ф.И.О.) (подпись) (дата)

Список использованных источников

1. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1.

2. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2004. №2

3. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2001

4. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 1998. №3

5. История делопроизводства в СССР: Учебное пособие. - М., 1974

6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. - М., 2003

7. Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело 2002. №4.

8. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. ИПК Издательство стандартов, 1995

9. Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 2003

10. Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917—1970). — М., 1973.

11. Должностная инструкция компании ООО "Трансазия Лоджистик".