Проект відкриття магазину з продажу програмного забеспечення

ВСТУП Україна – одна з країн, де найбільш високий рівень порушення авторських прав та інтелектуальної власності, що є результатом низької правової култури та розвинутого “піратства”.

ВСТУП

Україна – одна з країн, де найбільш високий рівень порушення авторських прав та інтелектуальної власності, що є результатом низької правової култури та розвинутого “піратства”.

Програмне забезпечення не є виключенням. Сьогодні кожний другий є власником компьютера, але кількість людей, хто має хоча б одну справжню ліцензійну програму в своєму компьютері, незначна. Результатом є численні збої в роботі програм та компьютеру в цілому, що позначається на стані останнього та зумовлює необхідність здійснення додаткових витрат на неодноразове сервісне обслуговування. Доречі, сьогодні, нажаль, в Україні немає дійсно професійних та досвідчених майстрів, а одже й якісного сервісного обслуговування. Немає й багато часу, необхідного для ремонту компьютеру, оскільки навіть незначний збій може призвести до втрати від одного тижня - до одного місяця часу на ремонт. Неякісний ремонт та завантаженість існуючих майстрів у підсумку, призведуть до необхідності придбання нового компьютеру. Тому необхідно зробити все для запобігання поломки компьютеру, зокрема, придбання якісної антивірусної програми. Незважаючи на цінові перешкоди у придбанні ліцензійного програмного забезпечення, рішення про його придбання є абсолютно правильним, оскільки споживач отримує низку переваг, зумовлених функціональністю програм та їх належну роботу, але насамперед – це завжди якісний програмний продукт, який буде надавати споживачеві певні можливості та підтримувати злагоджену роботу компьютера.

Та при бажанні придбати певну ліцензійну програму виникають численні труднощі, оскільки сьогодні практично не має місця, з належним асортиментом, рівнем обслуговування, де споживач мав би змогу придбати певну програму.

Таким чином, можна з впевненістю сказати про доцільність відкриття магазину з продажу ліцензійного програмного забезпечення

1. Проекти й управління проектами створення організації.

Метою проекту є створення та відкриття магазину з продажу ліцензійного програмного забезпечення (ПЗ) – SOFT CITY .

Місія новоствореного підприємства – якісне ліцензійне програмне забезпечення кожному споживачу, в асортименті.

Мета підприємства – забезпечення споживача ліцензійним ПЗ, його популяризація, отримання прибутку завдяки якісно новому виду діяльності та відсутності прямих конкурентів.

Термін реалізації проекту – 3 місяці, вартість – понад 200 тис грн.,

Проект є простим у виконанні через малу кількість фаз здійснення, короткостроковим у часі, є місцевим за значенням, оскільки не передбачає створення мережі магазинів по всій Україні.

2. Основні системотвірні елементи управління .

Зовнішнє середовище проекту є цілком сприятливим. Держава на всіх рівнях постійно вживає заходів з боротьби з порушеннями в сфері інтелектуальної власності, поступово скорочуючи місця продажу піратської продукції, проводить перевірки, впроваджує акцизи та інші ступені захисту для виявлення та знищення піратської продукції.

У боротьбі з аудіопіратством були досягнуті значні успіхи, що призвело до значного збільшення продажу ліцензійної продукції.

Конкурентне середовище на цьому ринку є сприятливим. Він сьогодні є практично вільним. Проведені маркетингові дослідження показують відсутність прямих конкурентів: дослідження інших підприємств та магазинів, які спеціалізуються на продажу компьютерної техніки показали, що з 30 підприємств лише 10 пропонують програми основного сектору, з них лише 6 мають антивірусні програми якогось одного виробника (табл 2.1):

Основні конкуренти

Таблиця 2.1

Назва організації

Програми основного сектору

Програми прикладного сектору

Магазин УМА ПАЛАТА

Windows, Kaspersky

Відсутні

Магазин ФОКСТРОТ

Windows, Panda

Частково представлені

ООО “Світоч”

Windows, Kaspersky

Відсутні

ООО “Софтпром”

Windows, Kaspersky,

NOD 32

Відсутні

Магазин City.Com

Windows, Kaspersky, Panda

Частково представлені

Магазин МКС

Windows, Kaspersky, Panda

Повністю представлений

Таким чином, планується отримати наступні конкурентні переваги:

· Асортимент: організації, які продають певне програмне забезпечення, не приділяють цьому напрямку належної уваги, не розвивають його, практично не зацікавлені у продажу програмних продуктів, оскільки цей напрямок не є їх спеціалізацією, пріоритетом розвитку. Магазин з продажу програмного забезпечення зосереджений на цьому напрямку та зацікавлений у широкому асортименті програмних продуктів для залучення потенційних клієнтів. Мають бути представлені всі виробники якісного програмного забезпечення та всі види їх продукції. Забезпечення широкого асортименту для такого магазину – це мета, необхідність та можливість.

· Підтримка споживачів та рівень обслуговування: наявність консультантів, досвідчених у питаннях програмного забезпечення, дає можливість споживачам отримати необхідну консультацію та допомогає обрати оптимальний варіант, конфігурацію певного програмного продукту, враховуючи індивідуально потреби клієнта та можливості його компьютеру. Спільно з виробниками програмного забезпечення, буде здійснена підтримка клієнтів протягом гарантійного терміну використання програмного продукту. Після придбання певної програми кожний клієнт матиме змогу звернутись до консультантів магазину особисто або за спеціальним телефоном для отримання консультації з приводу установки та використання певного програмного продукту.

· Більш низькі ціни: забезпечення прямих поставок програмного забезпечення, здобуття статусу офіційного дилера ряду виробників, закупівля великої кількості програм (оптом) у перспективі та відсутність ПДВ в ціні товару через роботу на єдиному фіксованому податку, надає можливість забезпечити низькі ціни на представлену продукцію.

· Дотримання законодавства в сфері інтелектуальної власності: для багатьох установ, юридичних осіб, дотримання законодавства має велике, першочергове значення. Наш магазин гарантуватиме якість та ліцензійність всіх представлених програм і матиме змогу це підтвердити відповідними сертифікатами та документацією.

Особливістю зовнішнього середовища є фактична відсутність достатнього рівня попиту на відповідну ліцензійну продукцію. Це зумовлено низьким рівнем правової культури населення, але при цьому існує песпектива до забезпечення достатнього рівня продажів оскільки коло споживачів є необмеженим. До потенційних клієнтів можна віднести як фізичних осіб – власників ПК, так і юридичних, включаючи державні установи та підприємства, приватні компанії – великі та малі, з можливістю здійснювати великі замовлення. Тому потужна маркетингова стратегія та насамперед популяризація ліцензійних програм, здатна виправити складну ситуацію та сформувати ринок.

Сьогодні виробники програмного забезпечення також докладають зусиль у захисті своєї інтелектуальної власності. І певні успіхи вже є: тільки “справжня” антивірусна програма дійсно працює та захищає компьютер, у той час, як “піратські” антивірусні програми успішно виявляються та блокуються.

Сьогодні кількість користувачів інтернету постійно збільшується, а одже й збільшується необхідність захисту компьютеру та кількість тих, хто бажає дійсно захистити свій компьютер. Вартість антивірусної програми становить 150-350 грн. на рік, що є суттєвою перешкодою у її придбанні. Але якщо подивитись з іншого боку, витрачати 15-30 грн на місяць для захисту компьютера – можливо кожному власнику комп’ютера, адже існує можливість придбати будь-які програмні продукти у кредит, отримуючи переваги використання ліцензійного ПЗ вже сьогодні, розраховуючись за нього потім - без суттєвого збитку для себе (за умов придбання ПЗ на суму більше 700 грн ).

Ніхто не економить на власному здоров”ї, а економія на власному комьютері може призвести до втрати цінної інформації, втрати більшої кількості грошей та часу у майбутньому, аніж зараз, оскільки вартість ОС “Windows” – 375-500 грн, не говорячи вже про вартість послуг сервіс-центрів.

Внутрішнє середовище . Асортимент, який планується представити у магазині можна поділити на дві складові:

· Основний сектор

· Прикладний сектор

В основному секторі представлені програми, які забезпечують злагоджену роботу компьютера: ОС “WINDOWS”, програми “MS OFFICE” та антивірусні програми і файрволли. (табл 2.1.).

Програмне забезпечення основного сектору

Таблиця 2.1

Найменування

Виробник

Країна

Антивірусні програми

1

Kaspersky Antivirus

Kaspersky Lab

Росія

2

Symantec-Norton

Symantec

США

Найменування

Виробник

Країна

3

Panda antivirus

Panda Software

Іспанія

4

Solo antivirus

SRN-micro

США

5

Vexira antivirus

Vexira Antivirus ltd

Швеція

6

NOD 32

ESET

Росія

7

AVAST

Avast Antivirus

Швеція

8

Doctor Spy

PC-tools

США

9

McAffey antivirus

McAffey

США

10

AVG antivirus

AVG Software

Чехія

Windows

1

Windows XP

Microsoft

США

2

Windows Vista

Microsoft

США

3

MS Office

Microsoft

США

Firewalls

1

Armor 2 Net

Armor software

США

2

AD-Aware

Lavasoft

Швеція

3

Zone Alarm

Zone Labs

США

4

Softos

Softos ltd

Німеччина

Основний сектор – основний напрям, спеціалізація магазину. Планується налагодити зв”язки стосовно постачання зазначеної продукції безпосередньо з виробниками, здобувши, можливо, статус офіційного представника декількох з них на території України. Це б могло позитивно вплинути на політику ціноутворення, тобто зменшити собівартість зазначеної продукції.

Прикладний сектор містить прикладні спеціальні програми: дизайнерські, графічні програми, програми обробки та конвертації аудіо-відео файлів, програми звукозапису, аудио-відео програвачі, електронні перекладачі, компьютерні ігри.

Для зручності споживачів, планується забезпечити зазначені програми відповідними довідниками та підручниками для самостійного вивчення зазначених програм. Налагодження постачання програмного забезпечення прикладного сектору планується не лише напряму з виробниками, але й шляхом співробітництва з відповідними оптовими постачальниками, які на цьому секторі спеціалізуються.

Передбачається співробітництво з підприємствами, які постачають програми прикладного сектору, зокрема, компьютерні ігри: «Фаргус»,

«1-С», ТОВ «Єнісей»; підприємства, що займається створенням та обслуговуванням інтернет-магазинів.

Магазин планується розташувати у центральній частині міста в орендованому приміщенні площею 50-70 м2 .

Для організації роботи підприємства та магазину, організації постачання продукції та управління фінансовими ресурсами, передбачається прийняття на роботу наступних працівників:

3 охоронця, оскільки для зручності споживачів планується організація роботи магазину в формі самообслуговування (супермаркету). Вимоги до охоронців при прийнятті на роботу: уважність, дисциплінованість, досвід роботи.

2 касира для розрахування споживачів за придбаний товар. Вимоги до касирів при прийнятті на роботу: досвід роботи, дисциплінованість, охайність, наявність середньої спеціальної освіти, знання касового апарату.

6 консультантів – для консультування клієнтів під час та після продажу програм. Вимоги до консультантів при прийнятті на роботу: уважність, дисциплінованість, відповідальність, комунікабельність, досконале знання ПК, наявність середньої спеціальної освіти.

1 адміністратор магазину – необхідний для безпосереднього управління діяльністю магазину, визначення його потреб, забезпечення умов функціонування, управління процесом обслуговування клієнтів,

1 ТОП-менеджер офісу – необхідний для керівництва працівниками офісу, вирішення стратегічних питань, планування діяльності, прийняття стратегічних управлінських рішень.

1 менеджер з фінансів, 1 бугалтер, 2 менеджерів з продажу, 1 менеджер з реклами, 1 менеджер з зовнішньо-економічної діяльності, . Вимоги до зазначених працівників при прийнятті на роботу: вища освіта (економічна, менеджмент), дисциплінованість, відповідальність, цілеспрямованість.

Загальна кількість персоналу – 18 чоловік.

Для досягнення бажаного рівня обслуговування, особливу увагу буде звернено до обслуговуючого персоналу: консультантів та касирів, яких необхідно промотивувати до якісного обслуговування споживачів. Висока організаційна культура тут має першочергове значення. Тому передбачається організувати тренінги цього персоналу з організаційної культури. Разом з виробниками програмних продуктів також планується забезпечити надання знань що стосуються функціональних можливостей та переваг використання кожної з запропонованих програм та їх вимоги до потужності компьютерів.

Маркетинг. Особливості бізнесу зумовлюють необхідність проведення потужної рекламної компанії з інформування людей про важливість придбання ліцензійної продукції, переваги її використання, про відкриття магазину, де можна придбати практично все для найбільш продуктивного використання компьютеру. Проведення численних рекламних акцій та компаній є обов‛язковим на останніх фазах реалізації проекту.

Для залучення максимальної кількості клієнтів, передбачається надання кредиту, створення системи знижок постійним клієнтам

3. Оточення проекту створення організації .

Законодавче оточення. З боку Законодавства та Держави немає жодних перешкод для реалізації проекту. Вплив Уряду та інших органів влади може мати лише позитивний характер.

Соціально-економічне оточення . Економічна ситуація може негативно вплинути на реалізацію проекту, оскільки низький рівень доходів громадян може призвести до небажання витрачати значні кошти на дороге програмне забезпечення у той час, коли існує можливість уникнути цих витрат на даний момент.

Аналогічним, але помірним є й вплив суспільства, тобто соціальної складової зовнішнього середовища.

Політична складова зовнішнього оточення : може суттєво вплинути на проект за певних обставин: якщо до влади прийде політична сила, зацікавлена у Євро інтеграції України, у зміцненні стосунків з США, оскільки однією з вимог Заходу є забезпечення належного захисту інтелектуальної власності та посилення боротьби з піратством.

Таким чином, лише законодавче та політичне становище позитивно впливають на реалізацію проекту, але цього достатньо на етапі реалізації проекту.

Обмеженнями проекту є відсутність чітко сформованого попиту на зазначену продукцію та необхідність здійснення потужної популяризації ліцензійної продукції. Однак належна рекламна компанія здатна виправити ситуацію.

Функцією цього проекту в суспільстві є забезпечення споживачів ліцензіною продукцією, її розповсюдження та популяризація в Україні, але насамперед – витіснення піратської продукції саме через якісні переваги використання ліцензійного програмного забезпечення.

4. Стандарти й законодавче оточення організації.

Основні закони, що стосуються проекту зі створення магазину з продажу програмного забезпечення та їх характеристика представлена у таблиці 4.1.:

Перелік Законодавчих актів та їх характеристика

Таблиця 4.1

Назва Закону

Характеристика

Закон України «Про підприємництво»

Цей Закон визначає загальні правові, економічні та соціальні засади здійснення підприємницької діяльності (підприємництва) громадянами та юридичними особами на території України, встановлює гарантії свободи підприємництва та його державної підтримки.

Закон України «Про захист прав споживачів»

Регулює правові відношення між споживачами і виробниками, основні правила ведення гарантійного обслуговування

Закон України «Про авторське право і суміжні права

Регулює відносини щодо використання об’єктів авторської права, містить вимоги до впровадження системи заходів з захисту авторських прав, правила відшкодування заподіяної шкоди , у тому числі втрачених вигод

Закон України «Про оподаткування підприємницької діяльності»

Регламентує правила оподаткування основних видів підприємницької діяльності, містить перелік податків, які необхідно сплачувати.

Процедура створення відповідного підприємства є стандартною та не передбачає отримання ліцензій та інших спеціальних дозволів.

Законодавче оточення позитивно впливає на реалізацію проекту на всіх його стадіях.

Внутрішніми регламентуючими документами підприємства є:

- Статут, який визначає розмір статутного капіталу, основні принципи роботи підприємства;

- Колективний договір, який регулюватиме взаємовідносини з працівниками, умови роботи, права та обов‛язки сторін;

- Система правил внутрішнього розпорядку – визначатиме графік роботи, обов‛язки працівників, вимоги до виконання ними своїх функцій,

5. Фази проекту створення організації:

Початкова. Реєстрація підприємства, пошук приміщенння за допомогою ріелторських агенцій, набір персоналу шляхом розміщення об”яви і інтернеті та ЗМІ , переговори щодо налагодження постачання продукції за всіма напрямками, що передбачає відрядження до виробників, проведення консультацій, підписання контрактів;

· Підготовча. Адаптація та вивчення персоналу: специфіки діяльності, вимог до обслуговування клієнтів, організаційної культури та вивчення ними функціональних можливостей кожної програми, їх переваг; необхідний косметичний ремонт; Здійснення закупівель продукції, що включає в себе безпосередньо закупку та отримання замовленої продукції; Підготовка приміщення – закупівля обладнання, стелажів, Вирішення організаційних питань, які стосуються графіку роботи магазину, персоналу, правил трудового розпорядку; початок рекламної компанії – розміщення інформації про відкриття магазину, популяризація ліцензійного програмного забезпечення у ЗМІ.

· Завершальна. Відкриття магазину, з відповідними святковими акціями, запрошенням посадових осіб та висвітленням цієї події у ЗМІ; Стабілізація бізнес-процесів – пристосування до існуючих умов, обсягів продажу, реакції потенційних клієнтів; процес перевірки замовником виконаної роботи, передача створеного підприємства замовнику.

6. Зміст і задум проекту створення підприємства .

Для реалізації проекту була створена спеціальна група, куди увійшли провідні спеціалісти, які забезпечать здійснення кожної фази проекту у чітко встановленій послідовності та у визначений термін.

Проектна група складається з наступних працівників:

1) Керівник проекту: займатиметься контролем виконання обов‛язків працівників, вирішенням проблем, які можуть виникнути під час виконання проекту, керівництвом реалізацією проекту, вирішення юридичних питань, пов’язаних з реєстрацією створеного підприємства, організацією діяльності та інше;

2) Бренд-менеджер (2 чоловіки): займатимуться питаннями маркетингу та реклами за двома напрямками діяльності магазину (основний, прикладний), вирішення питань закупівлі та постачання продукції, проведення переговорів з постачальниками та виробниками;

3) Заступники бренд-менеджерів – вирішуватимуть поточні питання, пов’язані з рекламою, презентацією нової для України продукції, організація заходів з відкриття магазину, проведення переговорів з ЗМІ та інше.

4) Менеджер з зовнішньоекономічної діяльності: організація проходження товаром митниці, підготовка необхідної для цього документації, проведення переговорів щодо постачання продукції з іноземними постачальниками та виробниками.

5) Менеджер з персоналу – набір персоналу, організація навчання та адаптації персоналу.

6) Фінансовий менеджер – займатиметься організацією бухгалтерського обліку, документообігу та інших процесів на підприємстві.

7) Менеджер з розвитку – займатиметься пошуком приміщення, контролем процесу здійснення ремонту, підготовка приміщення.

8) Офіс-менеджер: закупівля обладнання та меблів для магазину та офісу, канцтоварів та створення інших умов для роботи підприємства.

Загальна кількість проектної групи – 10 чоловік.

Для успішної реалізації проекту передбачається проведення періодичних нарад стосовно процесу здійснення проекту, де будуть обговорюватися поточні питання та проблеми, шляхи їх усунення; кожний член групи звітуватиме про виконану їм роботу та виникненні труднощі.

Наради проводитимуться за трьома напрямками: маркетинг, підготовка магазину, організація діяльності - з різною періодичністю (табл.. 6.1):

Керівник проекту

Маркетинг

Підготовка

Організація діяльності

Бренд-менеджери - Мене

Менеджер з розвитку

Фінансовий менеджер

- Заступники бренд-менеджерів

Офіс-менеджер

Менеджер з персоналу

Менеджер з зовнішньоекономічної

діяльності

7.Мета й стратегія проекту створення організації

В рамках зазначеної місії нового підприємства, можна сформулювати систему цілей, спрямованих на її досягнення та дотримання відповідності в побудові всієї діяльності. (рис 7.1)

Маркетингові дослідження

Складання пакетів документів та реєстрація підприємства

Збільшення ємності ринку та створення умов для збільшення кількості потенційних споживачів


-


Вихід на новий ринок та рекламна компанія

Набір, відбір та навчання персоналу

Популяризація ліцензійного програмного забезпечення

Забезпечення широкого асортименту шляхом укладання тривалих контрактів

Підготовка та оснащення приміщення

Залучення до боротьби з неліцензійною продукцією


Укладання договорів з банківською установою

Забезпечення максимальної доступності для споживача


Укладання додаткових договорів з постачальниками про здобуття статусу офіційного дилера на Україні

Організація постачання продукції

Гнучка цінова політика


Рис 7.1 Дерево цілей проекту

Стратегією досягнення зазначеної мети проекту є стратегія концентрованого зростання – стратегія посилення позицій на ринку. Ця стратегія є прийнятною оскільки необхідно спрямувати діяльність підприємства на закріплення на ринку шляхом залучення споживачів на основі популяризації програмного забезпечення. Оскільки пропонований товар у магазині є переважно однотипним, значні маркетингові зусилля будуть спрямовані в одному напрямку, що зумовлює відповідну концентрацію та координацію.

Важливим є також дотримання бізнес-стратегії, яка зорієнтує проектну групу у необхідному напрямку для досягнення поставленої мети.

8. Критерії успіху й невдачі проекту.

Докладний аналіз змісту проекту, зовнішнього та внутрішнього середовища дозволяє виокремити основні критерії успіху:

1. Підтримка з боку держави: боротьба з піратською продукцією триває на всіх рівнях. В рамках цієї боротьби здійснюються рейди по місцях продажу неліцензійної продукції, публічне її знищення, а інколи навіть концерти з участю популярних виконавців.

2. Забезпечення широкого асортименту. Конкуренти не пропонують широкий асортимент програмного забезпечення, а отже, забезпечення широкого асортименту є суттєвою конкурентною перевагою.

3. Висока якість обслуговування. Це завжди цінується споживачами але зустрічається дуже рідко навіть в умовах жорсткої конкуренції. Забезпечення надання широкого спектру додаткових послуг, зокрема консультацій фахівців, не має аналогів в Україні.

4. Виконання зобов’язань перед замовником. Проект є логічно завершеним після прийняття його замовником. Відсутність зауважень та нарікань з його боку свідчить про якісне виконання проекту.

5. Відповідність проекту встановленим обмеженням. Проект має бути виконаний у встановлений термін з використанням передбачених договором ресурсів.

Існує ймовірність не здійснення проекту у тому випадку, коли загрози зовнішнього середовища та певні непередбачені обставини, виявляться сильнішими, що у підсумку, призведе до остаточного провалу проекту. Сьогодні виокремлюються наступні причини невдачі проекту:

1. Низька платоспроможність. Цей фактор виявляється сильнішим, ніж передбачалось. Обсяги продажу низькі та не покривають збитки. Попри переваги використання ліцензійної продукції, споживачі не бажають витрачати значні кошти на цей товар, задовольняючись якістю піратської продукції.

2. Нездатність забезпечити задекларовані асортимент та технічну підтримку споживачів. Мова йде про провал переговорів з виробниками ПЗ щодо постачання продукції. Деякі виробники можуть обмежитися продажем своєї продукції через Інтернет, деякі не бажають розповсюджувати свою продукцію в Україні через її негативний імідж у сфері дотримання авторських прав, деякі не бажають зв’язуватися з новою, маленькою, маловідомою фірмою, тощо.

3. Широке розповсюдження піратської продукції – є всеохоплюючим та фактично витісняє з ринку продукцію справжнього виробника.

4. Невиконання своїх зобов’язань перед замовником. Загрози зовнішнього середовища виявляються непереборними, в результаті чого, проектна команда не в змозі повністю виконати взяті на себе зобов’язання.

5. Невідповідність проекту встановленим обмеженням. Відведених для виконання проекту ресурсів не вистачає для його виконання, що ставить під сумнів доцільність подальшого здійснення та подальшого витрачання ресурсів.

9 Початок проекту створення організації.

На початковій стадії створення організації передбачається впровадження наступного плану дій:

1. Реєстрація підприємства. Здійснення реєстрації передбачається без залучення сторонніх організацій, які цим займаються у встановленому Законом порядку. Найбільш прийнятною для цього виду діяльності організаційно-правовою формою є «Приватне підприємство» (ПП).

2. Пошук приміщення – передбачається здійснювати через агенції з нерухомості за наступними критеріями: місце розташування, вартість оренди, площа приміщення.

3. Набір персоналу – передбачається здійснювати за допомогою кадрових агенцій та мережі Інтернет. Основні критерії відбору: досвід роботи, освіта, високий рівень знання ПК та його програмного забезпечення.

4. Налагодження постачання продукції – передбачається за допомогою налагодження власних прямих каналів постачання на основі домовленостей з виробниками.

5. Проведення консультацій - з виробниками продукції та замовниками проекту стосовно укладання контрактів або вирішення виникнених питань.

6. Підписання контрактів з виробниками продукції, що потребує здійснення відряджень до виробників, збір необхідної для цього документації, вирішення питань з митним контролем.

9.2. Структура команди проекту має наступний вигляд (рис 9.2, додаток 1):

10 Проектна організація.

Здійснення проекту потребує залучення наступних організацій (учасників проекту):

Назва підприємства

Зміст участі у проекті

1. ТОВ «Строй-експо»

Участь у проекті полягає у здійсненні ремонтних робіт під час підготовки приміщення магазину до відкриття. Таким чином, виступає у проекті в якості субконтрактора.

2. НВП «Трайфл»

Залучене до проекту для створення та обслуговування інтернет-сайту магазину

3. РК «Україна»

Рекламна агенція, яка буде займатись проведенням рекламної компанії

Продовження таблиці 10.1

Назва підприємства

Зміст участі у проекті

4. ТОВ «1С Мультимедіа»

Один з постачальників комп’ютерних ігор провідних виробників

5. ТОВ «Єврософт»

Один з постачальників комп’ютерних ігор провідних виробників

6. ПП «Прохоров»

Юрист, який залучений до проекту для реєстрації магазину та підготовки контрактів з постачальниками.

7. ТОВ «Книжний мир»

Постачальник літератури, присвяченої роботі на комп’ютері та окремим програмам

8. Інші учасники

Виробники продукції, з якими укладені контракти щодо організації прямих каналів постачання

10.2 Оскільки мова йде про створення невеликого підприємства з кількістю персоналу близько 20 чоловік, найефективнішою структурою управління є лінійна, оскільки вона не створює зайву кількість ієрархічних рівнів, а поділ наявного персоналу на функціональні відділи з 1-2 працівниками створює штучний бюрократизм в управлінні.

Лінійна організаційна структура для одного магазину – максимальне використання переваг такої організації з мінімальними наслідками від її недоліків.

Отже, організаційна структура управління підприємства «SOFT CITY» виглядає таким чином (рис 10.2, додаток 2).

11. Робота команди у проектах створення організації.

11.1 Набір команди проекту буде здійснюватися з використанням методів початкового підбору – аналіз даних, тестування, моделювання, співбесіда.

Аналіз даних передбачає вивчення досвіду кандидата на посаду, його особистих якостей та співставлення цих даних з досвідом та якостями, необхідними для виконання функціональних обов’язків.

Тестування – необхідне для оцінки сучасного стану кандидата на посаду, а не його минулого, з врахуванням особливостей проекту та конкретної посади.

Метод моделювання – полягає у імітації різних ситуацій, виникнення яких ймовірне при виконанні проекту та розіграш відповідних ролей.

Співбесіда – метод, який використовується наприкінці відбору до проектної команди. Співбесіда буде проводитись з кандидатами, які пройшли попередні етапи відбору.

Правилами остаточного підбору проектної команди є:

­ Відбір працівників, які найбільше підходять для здійснення такого проекту та мають відповідний досвід;

­ Психологічна сумісність потенційних учасників для створення сприятливого морально-психологічного клімату;

­ Виключення перевантаженості персоналу при здійсненні декількох проектів одночасно.

11.2 Проектна група складається з наступних працівників: керівник проекту, бренд-менеджер (2 людини) та їх заступники, менеджер ЗЕД, менеджер з персоналу, фінансовий менеджер, менеджер з розвитку, офіс-менеджер.

Таким чином, загальна кількість проектної групи – 10 чоловік.

Відповідно до переліку зазначених посад, необхідно зулучити наступних фахівців за спеціальностями (табл. 11.2):

Таблиця 11.2

Перелік потрібних спеціальностей фахівців команди

Посада

Спеціальність

Керівник проекту

Управління проектами

Бренд-менеджер

Маркетинг

Заступники бренд-менеджерів

Маркетинг

Менеджер ЗЕД

Міжнародна економіка або управління зовнішньоекономічним документообігом

Менеджер з персоналу

Управління персоналом

Фінансовий менеджер

Фінанси

Продовження табл. 11.2

Посада

Спеціальність

Менеджер з розвитку

Менеджмент

Офіс-менеджер

Менеджмент або діловодство

11.3 Для виключення ймовірності виникнення ситуацій коли робочі зустрічі працівників проектної команди збігаються зі стажуванням або проведенням підвищення кваліфікації, встановлений спеціальний графік (табл. 11.3)

Таблиця 11.3

Графік проведення робочих зустрічей, підвищення кваліфікації, стажування, тренінгу команди

Вид роботи

Учасники команди

Періодичність

Розклад

пн

вт

ср

чт

пт

Робочі зустрічі

Члени команди проекту

щоденно

9.00 – 10.00

9.00 – 10.00

9.00 – 10.00

9.00 – 10.00

9.00 – 10.00

Підвищення кваліфікації

Найманий персонал

1 раз /тижд.

9.00 – 12.00

Стажування

Члени команди

1 раз/2 тижні

10.00 – 11.30

Тренінги

Члени команди

1 раз/міс.

10.00 – 13.00

Найманий персонал

1 раз/2 тижні

9.00 – 12.00

12. Лідерство у проекті створення організації.

Лідер проектної команди є дуже важливим при виникненні кризових ситуацій чи проблем в процесі здійснення проекту. Проте його роль є різною – в залежності від фази здійснення проекту.

1. Початкова фаза. Лідер команди повинен спрямувати працівників на досягнення мети. Цей етап є найскладнішим для команди оскільки саме тут покладається основа ефективного робочого процесу, здійснюється організація переговорних процесів. Невиконання частини поставлених на цьому етапі завдань (широкий асортимент, співробітництво з виробниками) може призвести до провалу проекту в цілому. Лідер може зміцнити колектив, налагодити взаємозв’язок працівників. Створення сприятливого психологічного клімату та високої організаційної культури, що суттєво залежить від лідера команди, відобразиться на результатах роботи, її якості та справить позитивне враження про фірму на потенційних партнерів. Лідер також може бути прикладом для учасників команди при початку роботи.

2. Підготовча фаза. Роль лідера команди полягає у попередженні виникнення конфліктних ситуацій у команді. На цьому етапі триває процес здійснення проекту, тому необхідним також є контроль взаємовідносин у колективі та підтримка сприятливого психологічного клімату.

3. Завершальна фаза. Проект добігає завершення. Роль лідера поступово зменшується, адже незабаром, команда проекту буде розформована. Лідер дотримується політики невтручання.

12.2 Вибір стилю керівництва.

Найкращим для цього проекту є демократичний стиль керівництва. Він передбачає прийнятний рівень контролю та централізації повноважень та водночас, оперативне прийняття рішень з урахуванням думки фахівців, що входять до команди проекту і забезпечує високий рівень організаційної культури. Цей стиль є необхідним й через особливості здійснюваного проекту. Його найважливіша частина - організація прямих каналів постачання, яка передбачає проведення переговорів з постачальниками продукції потребує індивідуального підходу до кожного виробника, що дуже цінується іноземними компаніями. Адміністративний стиль виключає таку можливість, а ліберальний - виключає послідовність та підтримку з боку керівництва у вирішенні важливих питань у забезпеченні співпраці та ведення переговорів. Також при демократичному стилі керівництва створюються сприятливі умови для всебічного творчого розвитку учасників проекту – як виконавців, особистостей, генераторів нових ідей.

13. Комунікації у проектах створення організації.

13.1.

Рис 13.1. Схема організації комунікації у проекті

Таким чином здійснюватиметься процес комунікацій під час роботи над проектом.

13.2. Перевагами здійснення комунікації за допомогою електронної пошти є швидкість, забезпечення оперативності та вчасності подання інформації, економія ресурсів (матеріальних, трудових), зручність.

Недоліки – неповнота інформації, неможливість прийняття важливих управлінських рішень, відсутність зворотного зв’язку з керівництвом, неможливість передачі необхідної документації.

14. Конфлікти й кризи у проекті.

Під час здійснення проекту у команді можуть виникнути наступні види конфліктів:

­ Організаційні: один або декілька членів проектної групи можуть не погоджуватися з встановленим регламентом роботи, розподілом відповідальності або нераціональним (на їх думку) розподілом ресурсів.

­ Комунікативний: полягає у виникненні проблем у взаємодії та співпраці з іншими членами групи.

­ Міжособистісний – конфлікт, який не пов'язаний з виконанням людиною службових обов’язків, а зумовлений психологічним несприйняттям однієї людини іншою.

­ Горизонтальний: полягає у взаємодії підлеглого з керівником. Такий конфлікт виникає якщо певна сторона не поділяє правильність дій іншої і вимагає дотримання своєї точки зору.

Зазначені види конфліктів є типовими і виникають у кожному колективі. Але їх частота залежить від стилю керівництва, організаційної структури та системи управління. Обраний демократичний стиль керівництва дозволяє зменшити кількість конфліктів та створити сприятливий морально-психологічний клімат. Проте виникнення непередбачених ситуацій, проблем підвищує ймовірність виникнення конфліктів, насамперед – горизонтальних та організаційних.

14.2 Для попередження виникнення конфліктів необхідно створити умови, зміст яких залежить від психологічного типу кожного працівника. Однак можна виділити загальні заходи, які дозволяють уникнути низки конфліктів:

1. Виділення кімнати зняття психологічної напруги, де працівник може на 5-10 хвилин побути на самоті, послухати улюблену розслаблюючу музику або висловити свої емоції без будь-яких наслідків для себе.

2. У спеціально відведений час або під час робочих зустрічей виокремити 10 хвилин для обговорення проблем, ситуацій, які можуть створити конфліктну ситуацію з певним працівником. Кожний повинен мати змогу висловитись з приводу «неправильних» дій працівника.

Слід зазначити роль лідера команди у вирішенні конфліктів. Деякі люди віддають перевагу саме неформальним методам врегулювання конфліктів. Лідер, спираючись на неформальні методи спілкування та на особисті комунікаційні здібності може врегулювати дрібні конфлікти, від яких не залежить подальше перебування учасника команди у проекті.

15 Проектний ризик у проекті створення організації.

15.1 Управління ризиками та вживання заходів з їх недопущення здійснює безпосередньо керівник проекту на основі інформації, наданої учасниками проектної команди

15.2 Особливості проекту, що здійснюється, фактори зовнішнього середовища, які впливають на його реалізацію визначають ймовірність появи наступних ризиків:

1. Перевищення витрат на реалізацію проекту, передбачених бюджетом

2. Зрив переговорів з виробниками щодо постачання товару

3. Відсутність попиту на запропонований в магазині асортимент,

4. Низька рентабельність відкритого магазину,

5. Незавершення проекту у відведений для цього час

6. Збільшення собівартості товару через збільшення інфляції, митних зборів, коливань курсів валют та жорстку конкуренцію з боку піратської продукції.

Яким чином зазначені ризики впливатимуть на здійснення проекту та чи є ймовірність його зриву через їх реалізацію можна визначити, оцінивши вплив кожного на проект (_абл.. 15.1)

Таблиця 15.1

Матриця оцінки впливу ризику

Цілі проекту

Рівень впливу

Дуже слабкий

P<0,05

Слабкий

P<0,1

Середній

P<0,3

Сильний

P ≥0,5

Вартість

Перевищення рівня витрат на реалізацію проекту

Цілі проекту

Рівень впливу

Дуже слабкий

P<0,05

Слабкий

P<0,1

Середній

P<0,3

Сильний

P ≥0,5

Тривалість

Незавершення проекту у відведений для цього час

Зміст

Збільшення собівартості товару через негативний вплив макросередовища

Зрив переговорів з виробниками щодо постачання товару

Ефективність

Відсутність попиту на запропонований в магазині асортимент

15.3 Для зменшення негативного впливу ризиків на проект, проектною командою розроблений план проти ризикових заходів, який передбачає:

1. Спільно з виробниками спеціально для українських споживачів запропонувати демонстраційні та напівдемонстраційні (функціонально обмежені) версії програмного забезпечення за доступною ціною.

2. Запропонувати безвідсоткові кредити на придбання дорогого програмного забезпечення.

3. Посилення боротьби з піратською продукцією з залученням відомих у країні діячів культури та політики.

4. Дотримання світових стандартів обслуговування споживачів.

5. Створення високої організаційної культури магазину та привабливого фірмового стилю.

Зазначені заходи спрямовані на збільшення обсягів продажу компанії та кількості постійних клієнтів. Вони підвищують стабільність фірми в несприятливих для неї умовах. Таким чином, закладена основа для протидії проектним ризикам.

16. забезпечення якості у проекті створення організації

Особливості здійснюваного проекту визначають необхідність забезпечення якості за наступними напрямками:

­ Якість обслуговування клієнтів (процеси продажу, консультування, сервісного та гарантійного обслуговування);

­ Якість управління фінансовими ресурсами підприємства (вчасні розрахунки з постачальниками, раціональний розподіл коштів).

На етапі створення підприємства якість здійснення зазначених процесів залежить від кваліфікації персоналу магазину та офісу, насамперед – продавців-консультантів, менеджера з фінансів та бухгалтера.

Для забезпечення якості вказаних процесів, від яких буде залежити успішність функціонування магазину, у процесі відбору та навчання персоналу їм необхідно приділити особливу увагу. Тому необхідно організувати спеціальні тренінги та семінари для підвищення кваліфікації цих категорій працівників.

Після відкриття магазину головним засобом забезпечення якості роботи є контроль: для консультантів – з боку адміністратора магазину, для менеджеру з фінансів – збоку директора. За необхідністю, додатково можна залучити незалежного аудитора – у випадку низьких обсягів продажу з метою виявлення причини.

17. Ресурси у проекті створення організації .

Розподіл ресурсів між етапами здійснення проекту представлений у табл. 17.1:

Таблиця 17.1

Розподіл ресурсів між роботами проекту

Назва роботи

Ресурси

Грн

Днів

Чол.

Відповідальний за виконання

Реєстрація підприємства

200

10

1

Керівник проекту

Пошук та оренда приміщення

10000

20

1

Менеджер з розвитку

Набір та навчання персоналу

1500

25

1

Менеджер з персоналу

Налагодження постачання продукції

30000

60

5

Бренд-менеджери та їх заступники, керівник проекту, менеджер ЗЕД

Організація постачання продукції

5000

10

5

Бренд-менеджери та їх заступники, менеджер ЗЕД, менеджер з фінансів

Організація сервісного обслуговування

700

7

4

Менеджер з персоналу, заступники бренд-менеджерів, менеджер з розвитку

Підготовка та обладнання приміщення

10000

20

2

Менеджер з розвитку, офіс-менеджер

Реклама та РR

10000

5

2

Заступники бренд-менеджерів,

Підготовка до відкриття магазину

2000

3

6

Керівник проекту, бренд-менеджери та їх заступники, менеджер з розвитку

Таким чином, загальна попередня вартість здійснення основних робот за етапами складатиме 74400 тис грн., а тривалість їх здійснення складатиме 4 місяці.

19. Моніторинг проекту створення організації.

На підготовчому етапі здійснення проекту за два тижні до початку робіт з підготовки приміщення для магазину, виявилося, що компанія

«Строй-експо», яка мала виконати відповідні роботи не здатна брати участь у проекті через важкий фінансовий стан та нестачу робочої сили. На позаплановій нараді керівника проекту з менеджером з розвитку було прийнято рішення про необхідність призначення робіт з підготовки приміщення для магазину іншому виконавцю. До початку робіт за встановленим графіком необхідно знайти нову організацію.

Провівши необхідні переговори, менеджер з розвитку обрав нового виконавця та уклав відповідний договір.

Таким чином, замість компанії Строй-експо, роботи з підготовки приміщення буде здійснювати ПП Мурахов.

20. Закриття проекту.

На етапі закриття проекту проведений аналіз результатів роботи та відповідності проекту меті (табл. 20.1):

Таблиця 20.1

Результати здійснення проекту відповідно до поставлених цілей

Ціль

Запланований результат

Отриманий результат

1 Забезпечення широкого асортименту шляхом укладання тривалих контрактів

Представити у магазині усіх відомих виробників програмного забезпечення

З 17 виробників контрактів на прямі поставки продукції укладено з 12 виробниками

2. Укласти додатково договори з виробниками продукції про здобуття статусу офіційного дилера на Україні

Домовленість про співробітництво та взаємовигідні умови продажу продукції та організація технічної підтримки клієнтів

Укладений 1 договір про набуття магазином статусу офіційного дилера в Україні з компанією Lavasoft (Швеція)

3. Вихід на новий ринок та рекламна компанія

Провести рекламну компанію, спрямовану на закріплення на ринку за рахунок нових покупців – прихильників ліцензійного ПЗ

Проведена рекламна компанія щодо відкриття магазину та його асортименту

4. Пошук та оренда приміщення

Оренда приміщення не більше встановленої вартості у центральній частині міста

Орендоване приміщення для магазину та офісу площею 85 м2 за адресою пр. Кірова 62

Ціль

Запланований результат

Отриманий результат

5. Підготовка та оснащення приміщення

Підготовити приміщення для магазину та облаштувати його згідно з сучасними стандартами

Приміщення підготовлене для магазину, але витрати перевищили заплановані на 25%

6. Організація постачання продукції

Забезпечити безперебійні поставки продукції, підготовити всі необхідні документи для проходження митного контролю

Врегульовані всі питання стосовно організації постачання продукції та проходження митного контролю

7. Організація сервісного обслуговування

Спільно з постачальниками забезпечити якісне сервісне та гарантійне обслуговування

Забезпечена належна сервісна підтримка клієнтів. Проте, спільно з виробниками – лише з 6 компаніями

8. Проведення РR-компанії з популяризації ліцензійної продукції

Продемонструвати різницю у роботі піратської копії та ліцензійної програми

Організована публічна демонстрація різниці у роботі ліцензійної програми та піратської копії, висвітлена на телебаченні.

9. Залучення до боротьби з неліцензійною продукцією

Спільно з органами державної влади організувати концерт під гаслами «Ми варті справжнього» за участю відомих зірок

У м Київ проведено концерт, присвячений питанням порушення авторських прав за участю українських виконавців. Концерт супроводжувався знищенням контрафактної продукції

10. Забезпечення максимальної доступності для споживача

Домовитись з виробниками про випуск напівдемонстраційних версій для України,

Компанії Lavasoft, SRN-micro, PC-tools та Armor software погодились на постачання напівдемонстраціних версій за зниженими цінами

11. Гнучка цінова політика

Спільно з банківською установою запропонувати споживачам безвідсоткові кредити на суму більшу 1000 грн., впровадження дисконтної системи постійним покупцям

Запропоновані спеціальні пропозиції від Приватбанку на отримання кредитів,

Компанією впроваджено дисконтну систему «5-7-10»: 5% знижки на другу покупку протягом року, 7% знижки на третю покупку – протягом 2 років, 10% знижки на четверту покупку – протягом 3 років.

20.2 Проект завершується поданням звіту замовнику про результати та успішність його здійснення. Він містить інформацію про ступінь досягнення поставлених цілей, порівняння планового та фактичного результату.

Таким чином, результати роботи над проектом можна представити у табл. 20.2

Таблиця 20.2

Звіт про результати здійснення проекту

Назва роботи

Відповідальний за виконання

Тривалість здійснення

(днів)

Результат

Реєстрація підприємства

Керівник проекту

10

Виконано

Пошук та оренда приміщення

Менеджер з розвитку

20

Виконано

Набір та навчання персоналу

Менеджер з персоналу

25

Виконано

Налагодження постачання продукції

Бренд-менеджери та їх заступники, керівник проекту, менеджер ЗЕД

60

Виконано

частково

Організація постачання продукції

Бренд-менеджери та їх заступники, менеджер ЗЕД, менеджер з фінансів

10

Виконано

Організація сервісного обслуговування

Менеджер з персоналу, заступники бренд-менеджерів, менеджер з розвитку

7

Виконано

Підготовка та обладнання приміщення

Менеджер з розвитку, офіс-менеджер

20

Виконано з перевищенням запланованої вартості на 25%

Реклама та РR

Заступники бренд-менеджерів,

5

Виконано

Підготовка до відкриття магазину

Керівник проекту, бренд-менеджери та їх заступники, менеджер з розвитку

3

Виконано


Додаток 1

Рис 9.2 Структура проектної команди

Таблиця 17.2

Календарний графік здійснення проекту

Початок проекту - 1. 02. 2008

Лют.08

Бер.08

Кві.08

Тра.08

Назва роботи

Тривалість (днів)

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

60

65

70

75

80

85

90

95

100

105

Реєстрація підприємства

10

Пошук та оренда приміщення

20

Набір та навчання персоналу

25

Налагодження постачання продукції

60

Організація постачання продукції

10

Організація сервісного обслуговування

7

Підготовка та обладнання приміщення

20

Реклама та РR

5

Підготовка до відкриття магазину

3

Таким чином, проект буде завершений приблизно на третьому тижні травня.


ВИСНОВКИ

Проект є готовим до реалізації. Спираючись на детальний та послідовний план роботи, його реалізація відбудеться на високому організаційному рівні, без жодних ускладнень. Вже на передінвестиційному етапі були вирішені всі важливі питання: розподіл повноважень, розподіл відповідальності, розподіл ресурсів.

Проведені розрахунки показали термін завершення проекту, його точну вартість, що дозволяє керівництву визначитись з можливостями залучення додаткових ресурсів вразі необхідності – для забезпечення якісного виконання проекту.

Визначені ризики домотають команді вчасно виявити передумови виникнення несприятливих ситуацій та вжити заходів з їх попередження.

Такий підхід до виконання проекту дозволяє зменшити тривалість проекту та уникнути помилок, які у підсумку, можуть призвести до його зриву.