Автоматизация сводного учёта и отчетности предприятия

Исследование организации процесса автоматизации сводного учета и отчетности на примере предприятия ОАО "Башнефтегеофизика". Анализ основных принципов автоматизации бухгалтерского учета: ввод данных, получение информации и формирование учетных регистров.

Содержание:

Введение

Учёт и отчётность на предприятии

Автоматизация сводного учёта и отчетности

Примеры бухгалтерской отчетности предприятия

Список использованных источников


Введение

Внедрение в учетный процесс средств вычислительной техники позволило автоматизировать рабочее место бухгалтера, в результате чего появилась новая форма бухгалтерского учета, получившая название автоматизированной. В настоящее время разработано достаточно много компьютерных программ, настраиваемых на конкретные потребности пользователей и обеспечивающих ведение бухгалтерского учета в организациях. Бухгалтерские программы содержат план счетов, экранные формы первичных документов, журналы, отчеты, а также средства, позволяющие изменить конфигурацию программы для нужд конкретного пользователя, независимо от масштабов его деятельности.

При автоматизированной форме бухгалтерский учет осуществляется путем внесения корреспонденций счетов непосредственно в журнал хозяйственных операций либо заполнением первичных учетных документов. При проведении заполненных первичных учетных документов происходит автоматическое формирование корреспонденции счетов.

Также реализована возможность получения печатной формы созданного документа.

Существует возможность формирования проводок путем введения так называемых «типовых операций», в основу которых положена типовая корреспонденция счетов. Квалифицированный пользователь может значительно расширить список типовых операций путем добавления в него новых типовых операций, созданных им самим.

Бухгалтерские программы, как правило, содержат большой объем нормативно-справочной информации, которая включает в себя документы по организации бухгалтерского учета, схемы и календари уплаты налогов и другие данные, позволяют организовать многоуровневый аналитический и синтетический учет, работать с несколькими планами счетов и несколькими базами данных.

Автоматизированная форма учета позволяет проводить большое число различных операции, в частности начисление амортизации, заработной платы, отчислений на социальные нужды, распределение затрат, закрытие месяца и другие операции. С применением средств вычислительной техники методология бухгалтерского учета не меняется, меняется лишь технология обработки информации. Основными достоинствами данной формы учета является однократное введение первичной информации, быстрота обеспечения пользователей необходимой информацией.

Основными принципами автоматизированной формы бухгалтерского учета являются:

однократный ввод учетных данных;

автоматическое создание регистров аналитического и синтетического учета;

автоматическое поучение информации об отклонениях от установленных нормативов и норм;

автоматическое формирование всех учетных регистров и форм бухгалтерской и налоговой отчетности.


Учёт и отчётность на предприятии

Задача по обработке данных сводного учёта и отчётности является основной задачей, решаемой системой бухгалтерского учёта. Технико-экономическая сущность задачи заключается в автоматизации информационных процедур обработки данных по сводному учёту и отчётности. Цель автоматизации задачи – минимальные сроки подготовки отчётности, исключение ошибок, повышение качества и эффективности работ, а также обеспечение взаимосвязи между центральным предприятием и филиалами и упрощение передачи данных между ними. Экономическая целесообразность решения данной задачи выражается в факторах:

совершенствуется система ведения бухгалтерского учёта и отчётности;

повышается уровень профессионализма бухгалтеров;

совершенствуется программное обеспечение для ведения всякого рода учёта на предприятии;

модернизируется и упрощается среда взаимодействия руководитель-филиалы путём введения единого формата данных.

Рассмотрю задачу на примере ОАО «Башнефтегеофизика». Это старейшее и одно из крупнейших нефтеразведочных геофизических предприятий в России. Основано в 1932 году с началом открытий месторождений в Волго-Уральской нефтегазовой провинции. По результатам геофизических работ, выполненных на территории Башкирии, открыто более 80 месторождений нефти и газа. С 1986 г. "Башнефтегеофизика" выполняет сейсморазведочные работы в Западной Сибири и Приполярье.

В настоящее время структура предприятия представляет собой аппарат управления и восемь филиалов, из которых четыре промыслово-геофизических управления, три сейсмических и одна геофизическая экспедиции. В составе филиалов работает 15 поисково-разведочных и более 130 каротажных партий, выполняющих геофизические исследования на территории Башкортостана и Западной Сибири. Заказчиками работ БНГФ являются крупнейшие нефтяные и газовые компании.

Бухгалтерский и налоговый учет предприятия в целом ведется бухгалтерией аппарата управления, находящегося в г. Уфе. Предприятие учитывает на балансе восемь филиалов, расположенных на территории Башкортостана, Удмуртии, Пермской и Тюменской областях и в Западной Сибири. Филиалы ведут бухгалтерский и налоговый учет собственных хозяйственных операций. Отдельный баланс филиала является внутренним отчетным документом и представляет собой часть баланса всего общества.

Графиком документооборота, который является приложением к учетной политике предприятия, предусматривается составление следующих форм сводной отчетности:

Бухгалтерский баланс и приложения к нему;

Декларация по налогу на добавленную стоимость;

Налоговая декларация по имуществу;

Налоговая декларация на прибыль организации;

Более 40 видов сводных налоговых регистров, на основании которых формируются налоговые декларации на прибыль в филиалах;

Отчеты-расшифровки сводных отчетов в разрезе всех филиалов.

При составлении сводных отчетов действует четко определенная схема документооборота, которую интересно рассмотреть на примере формирования сводной налоговой декларации на прибыль предприятия как наиболее сложной с точки зрения подготовки сводной отчетности.

Первоначально каждый филиал самостоятельно формирует регистры налогового учета. На основании данных регистров в каждом филиале заполняется налоговая декларация по налогу на прибыль. Подготовленные декларации каждый филиал передает в бухгалтерию аппарата управления. Бухгалтерия аппарата управления контролирует полноту и своевременность представления отчетности филиалов и формирует сводные регистры налогового учета и сводную декларацию по налогу на прибыль предприятия.

Далее осуществляется распределение суммы рассчитанного налога на прибыль всего предприятия по каждому филиалу в зависимости от численности работающих и стоимости основных фондов филиала. Представление декларации по налогу на прибыль и уплата налога производятся централизованно. Таким образом, взаимодействие с территориальными управлениями ФНС России осуществляется бухгалтерией аппарата управления. Расчет распределения авансовых платежей и налога на прибыль по обособленным подразделениям организации рассылается бухгалтерией аппарата управления в каждый филиал.

Автоматизация сводного учёта и отчетности.

Внедрение новой системы автоматизации по формированию сводной отчетности ОАО "Башнефтегеофизика" было направлено на решение трех основных задач.

Во-первых, было необходимо внедрить в филиалах и аппарате управления систему общекорпоративных форм отчетности, разработанных по единой методологии согласно учетной политике предприятия. До автоматизации подготовка отчетов в филиалах осуществлялась с использованием различных методик и программ, что вызывало сложности в процессе консолидации отчетности, так как приходилось работать со сведениями, подготовленными в разных форматах.

Во-вторых, требовалось снизить трудозатраты бухгалтерии аппарата управления при формировании сводной отчетности. Ручной обсчет всех данных филиалов занимал много времени и зачастую приводил к ошибкам.

В-третьих, нужно было обеспечить оперативное формирование отчетов-расшифровок к каждому показателю сводного отчета. Это требование выдвигалось как со стороны налоговых органов, так и со стороны руководства для анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Поэтому была разработана программа "БНГФ:Свод отчетов" (подходящая для хозрасчетных организаций), реализованная на компоненте "Бухгалтерский учет" системы программ "1С:Предприятие 7.7". При ее разработке использовались основные идеи и методология работы программы "1С:Свод отчетов". Так же, как и программа "1С: Свод отчетов", программа "БНГФ: Свод отчетов" содержит справочник "Формы отчетности предприятия". Вся информация вводится пользователем через отчеты для ввода данных.

Перечень формируемых на предприятии отчетных форм содержится в справочнике "Формы отчетности предприятия". Разделы отчетных форм, графы, строки и реквизиты отчетов описываются в подчиненных справочниках "Разделы отчетности", "Строки отчетности", "Графы отчетности", "Реквизиты отчетности".

Данная группа справочников полностью определяет структуру и состав реквизитов всех отчетных форм предприятия. Эти справочники заполняются и редактируются только бухгалтерией аппарата управления.

Документ "Отчетная форма" является универсальным объектом заполнения и хранения данных всех отчетных форм. В зависимости от того, какой вид отчетной формы из справочника "Отчетные формы предприятия" выбран пользователем в документе, открывается соответствующая табличная форма для заполнения. Табличная форма документа для заполнения представляет собой отчет для ввода данных, аналогично регламентированным отчетам программы "1С:Бухгалтерия 7.7".

Документы "Отчетная форма" заполняются филиалами для всех видов форм отчетности за определенный отчетный период.

С помощью данного документа бухгалтерия филиала формирует все необходимые налоговые регистры. Всего налоговых регистров более 40 видов.

Все налоговые регистры филиала взаимоувязаны как между собой, так и с определенными разделами и строками налоговых декларации по налогу на прибыль филиала. Данная взаимосвязь реализована с помощью документа "Формулы для расчета и автозаполнения".


С помощью документа "Формулы для расчета и автозаполнения" можно составить любую формулу для расчета или автоматического заполнения результата в любую ячейку любой отчетной формы. Ячейки отчетных форм, для которых настроен данный документ, недоступны для редактирования пользователям. Документы "Формулы для расчета и автозаполнения" заполняются и редактируются только в центральной бухгалтерии аппарата управления и недоступны для редактирования в филиалах.

Формирование налоговых деклараций на прибыль в филиалах осуществляется только на основании налоговых регистров. Так как в программе заполняются все определенные учетной политикой налоговые регистры и заложены формулы соответствия реквизитов налоговых регистров и строк налоговой декларации, то налоговая декларация на прибыль филиала заполняется полностью автоматически. Отчетная форма налоговой декларации по налогу на прибыль филиала заполняется и записывается в документ "Отчетная форма".

Журнал документов "Отчетные формы" в центральной базе аппарата управления содержит информацию обо всех отчетных формах всех филиалов.

Формирование сводных налоговых регистров в центральной базе аппарата управления осуществляется на основании документов филиалов "Отчетная форма" одинакового вида и за одинаковый отчетный период. Печатная форма сводных налоговых регистров полностью соответствует формам первичных налоговых регистров филиалов. Отличие лишь в том, что реквизиты сводных налоговых регистров представляют собой сумму соответствующих реквизитов данных отчетных форм всех филиалов. Кроме того, в любом сводном налоговом регистре можно сформировать отчет-расшифровку, в котором значение каждого реквизита расшифровано по филиалам.

На рисунке фрагмент печатной формы сводного налогового регистра в формате отчет-расшифровка. Формирование сводной налоговой декларации по налогу на прибыль осуществляется в два этапа. На первом этапе, на основании полученных аппаратом управления данных налоговых деклараций филиалов автоматически заполняются документы "Отчетная форма". Затем на базе документа "Отчетная форма" формируется сводная таблица по распределению налога на прибыль между филиалами, подлежащего уплате по местонахождению филиала. Налог на прибыль предприятия распределяется согласно остаточной стоимости основных средств на первое число отчетного периода и среднесписочной численности работников филиала.

Таким образом, налоговая декларация на прибыль организации формируется автоматически, во-первых, сведением воедино налоговых деклараций филиалов, и, во-вторых, распределением налога на прибыль между территориальными управлениями ФНС России.

Примеры бухгалтерской отчетности предприятия

Бухгалтерский баланс на 30 сентября 2009 г.

Коды
Форма № 1 по ОКУД 0710001
Дата 30.09.2009
Организация: Открытое акционерное общество "Башнефтегеофизика" по ОКПО 00148168
Идентификационный номер налогоплательщика ИНН 0275009544
Вид деятельности по ОКВЭД 74.20.2
Организационно-правовая форма / форма собственности: открытое акционерное общество по ОКОПФ / ОКФС
Единица измерения: тыс. руб. по ОКЕИ 384
Местонахождение (адрес): 450000 Россия, Республика Башкортостан, г. Уфа, Ленина 13
АКТИВ Код строки На начало отчетного года На конец отчетного периода
1 2 3 4
I. ВНЕОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ
Нематериальные активы 110 17 16
Основные средства 120 1 109 423 1 027 865
Незавершенное строительство 130 49 330 22 801
Доходные вложения в материальные ценности 135 0 0
Долгосрочные финансовые вложения 140 340 110 613 764
прочие долгосрочные финансовые вложения 145 4 732 5 882
Отложенные налоговые активы 148 0 0
Прочие внеоборотные активы 150 0 0
ИТОГО по разделу I 190 1 503 613 1 670 328
II. ОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ
Запасы 210 497 428 469 679
сырье, материалы и другие аналогичные ценности 211 385 102 399 909
животные на выращивании и откорме 212 0 0
затраты в незавершенном производстве (издержках обращения) 213 81 070 48 187
готовая продукция и товары для перепродажи 214 1 486 932
товары отгруженные 215 0 0
расходы будущих периодов 216 29 770 20 651
прочие запасы и затраты 217 0 0
Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям 220 9 419 2 221
Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев отчетной даты) 230 0 71 244
покупатели и заказчики (62, 76, 82) 231 0 0
Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты) 240 1 059 100 640 859
покупатели и заказчики (62, 76, 82) 241 756 985 444 997
Краткосрочные финансовые вложения (56,58,82) 250 230 072 219 267
займы, предоставленные организациям на срок менее 12 месяцев 251 0 0
собственные акции, выкупленные у акционеров 252 0 0
прочие краткосрочные финансовые вложения 253 0 0
Денежные средства 260 16 224 81 463
Прочие оборотные активы 270 0 0
ИТОГО по разделу II 290 1 812 243 1 484 733
БАЛАНС (сумма строк 190 + 290) 300 3 315 856 3 155 061

ПАССИВ

Код строки На начало отчетного года На конец отчетного периода
1 2 3 4
III. КАПИТАЛ И РЕЗЕРВЫ
Уставный капитал 410 26 902 26 902
Собственные акции, выкупленные у акционеров 411 -57 916 0
Добавочный капитал 420 213 063 204 601
Резервный капитал 430 7 431 7 431
резервы, образованные в соответствии с законодательством 431 0 0
резервы, образованные в соответствии с учредительными документами 432 7 431 7 431
Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) 470 1 826 157 2 086 121
ИТОГО по разделу III 490 2 015 637 2 325 055
IV. ДОЛГОСРОЧНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА
Займы и кредиты 510 318 937 276 966
Отложенные налоговые обязательства 515 41 614 47 481
Прочие долгосрочные обязательства 520 0 0
ИТОГО по разделу IV 590 360 551 324 447
V. КРАТКОСРОЧНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА
Займы и кредиты 610 345 036 78 701
Кредиторская задолженность 620 576 214 394 033
поставщики и подрядчики 621 240 073 170 575
задолженность перед персоналом организации 622 55 001 39 989
задолженность перед государственными внебюджетными фондами 623 10 496 8 596
задолженность перед дочерними и зависимыми обществами 623 0 0
задолженность по налогам и сборам 624 99 935 67 248
прочие кредиторы 625 170 708 107 625
Задолженность перед участниками (учредителями) по выплате доходов 630 18 418 32 647
Доходы будущих периодов 640 0 179
Резервы предстоящих расходов 650 0 0
Прочие краткосрочные обязательства 660 0 0
ИТОГО по разделу V 690 939 667 505 559
БАЛАНС (сумма строк 490 + 590 + 690) 700 3 315 856 3 155 061
СПРАВКА О НАЛИЧИИ ЦЕННОСТЕЙ, УЧИТЫВАЕМЫХ НА ЗАБАЛАНСОВЫХ СЧЕТАХ
Наименование показателя Код строки На начало отчетного года На конец отчетного периода
1 2 3 4
Арендованные основные средства 910 1 503 183 988 273
в том числе по лизингу 911 1 105 112 712 778
Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение 920 0 0
Товары, принятые на комиссию 930 0 0
Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов 940 20 361 15 111
Обеспечения обязательств и платежей полученные 950 0 0
Обеспечения обязательств и платежей выданные 960 1 283 200 923 848
Износ жилищного фонда 970 126 128
Износ объектов внешнего благоустройства и других аналогичных объектов 980 0 0
Нематериальные активы, полученные в пользование 990 0 0
Прочие ценности, учитываемые на забалансовых счетах 1000 2 058 2
Бланки строгой отчетности 1001 2 2
другие 1001 2 056 0

Отчет о прибылях и убытках за 9 мес. 2009г.

Коды
Форма № 2 по ОКУД 0710002
Дата 30.09.2009
Организация: Открытое акционерное общество "Башнефтегеофизика" по ОКПО 00148168
Идентификационный номер налогоплательщика ИНН 0275009544
Вид деятельности по ОКВЭД 74.20.2
Организационно-правовая форма / форма собственности: открытое акционерное общество по ОКОПФ / ОКФС
Единица измерения: тыс. руб. по ОКЕИ 384
Местонахождение (адрес): 450000 Россия, Республика Башкортостан, г. Уфа, Ленина 13
Наименование показателя Код строки За отчетный период За аналогичный период предыдущего года
1 2 3 4
Доходы и расходы по обычным видам деятельности
Выручка (нетто) от продажи товаров, продукции, работ, услуг (за минусом налога на добавленную стоимость, акцизов и аналогичных обязательных платежей) 010 2 363 115 2 838 213
Себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг 020 -1 785 874 -1 953 856
Валовая прибыль 029 577 241 884 357
Коммерческие расходы 030 0 0
Управленческие расходы 040 0 0
Прибыль (убыток) от продаж 050 577 241 884 357
Операционные доходы и расходы
Проценты к получению 060 19 822 3 697
Проценты к уплате 070 -24 270 -35 091
Доходы от участия в других организациях 080 1 230 3
Прочие операционные доходы 090 132 141 33 434
Прочие операционные расходы 100 -297 416 -114 777
Внереализационные доходы 120 0 0
Внереализационные расходы 130 0 0
Прибыль (убыток) до налогообложения 140 408 748 771 623
Отложенные налоговые активы 141 1 150 -18 083
Отложенные налоговые обязательства 142 -5 866 -8 296
Текущий налог на прибыль 150 -98 891 -174 270
Дополнительные показатели 151 -909 -3 073
Налог (проверка, реструктуризация) 152 -91 -929
налог на прибыль прошлых лет 152 0 -1 642
Пени 152 -818 -502
Чистая прибыль (убыток) отчетного периода 190 304 233 567 902
СПРАВОЧНО:
Постоянные налоговые обязательства (активы) 200 21 857 15 459
Базовая прибыль (убыток) на акцию 201
Разводненная прибыль (убыток) на акцию 202
Доходы и расходы по обычным видам деятельности
Наименование показателя Код строки За отчетный период За аналогичный период предыдущего года
прибыль убыток прибыль убыток
1 2 3 4 5 6
Штрафы, пени и неустойки признанные или по которым получены решения суда (арбитражного суда) об их взыскании 230 427 69 499
Прибыль (убыток) прошлых лет 240 50 2 325 5 659
Возмещение убытков, причиненных неисполнением или ненадлежащим исполнением обязательств 250
Курсовые разницы по операциям в иностранной валюте 260 61 723 85 338 11 477 9 847
Отчисления в оценочные резервы 270
Списание дебиторских и кредиторских задолженностей, по которым истек срок исковой давности 280 4
Прочее 5 395 517

Список использованных источников:

1. Информационные ресурсы и их использование в регионах/ Н.В. Федоров, Л.П. Кураков, Е.Г.Ефремов. - Чебоксары, НИИ соц. -экон. проблем развития регионов. 2001.

2. Информационные системы в экономике: Уч. для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям/ Под ред. Г.А. Титоренко, 2-е издание, М, - ЮНИТИ, 2006.

3. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: Уч. пособие/ Под ред. В.В. Трофимова. - М.: Высшее образование, 2007.

4. Лихтенштейн В.К. Информационные технологии в бизнесе. уч. пособие/ В.Е. Лихтенштейн, Г.В. Росс. - М.: Финансы и статистика, 2008.

5. Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Информационные системы в экономике: 2-е издание. - М.: Вузовский учебник, 2008.

6. Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Информационные системы в экономике: 2-е издание. - М.: Вузовский учебник, 2008.

7. Бочаров Е.П., Колдина А.И. Интегрированные корпоративные информационные системы. - М.: Финансы и статистика, 2005.

8. Никитин А.В., Рачковская И.А., Савченко И.В. Управление предприятием (фирмой) с использованием информационных систем: Уч. пособие. - М.: Инфра-М, 2007.

9. Липунцов Ю.П. Управление процессами Методы управления предприятием с использованием информационных технологий. М.: ДМК-Пресс: Компания АйТи, 2003.

10. Интернет-сайты: www.bngf.ru, www.twirpx.com, www.articles.excelion.ru.