Документирование управленческой деятельности 7

Министерство образования и науки РФ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Ивановская государственная текстильная академия»

Министерство образования и науки РФ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Ивановская государственная текстильная академия»

(ИГТА)

Кафедра экономическая теория и право

Контрольная работа

По дисциплине:

«Документирование управленческой

деятельности»

Шифр 027555

Вариант №5

Факультет ФДО

Курс 2

Специальность 060800

Выполнила И.О. Кобзева

Проверила О.И. Несмашнова

Иваново 2003

Распорядительные документы, их назначение и основные виды. Порядок внесения изменений, отмена распорядительных документов.

К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, распоряжения.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

Подготовка основных видов распорядительных документов в целом аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, име­ющий различия в конечной стадии оформления документов, отражаю­щей результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительно­го документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта докумен­та, согласование документа, подписание. Для постановлений и реше­ний добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на за­седании коллегиального органа.

Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, со­блюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть по­ручена одному или нескольким структурным подразделениям или от­дельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и боль­ших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, - достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).

Юридическим основанием разработки распорядительного докумен­та может быть издание документа органами власти и управления, конк­ретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществле­ния исполнительной и распорядительной деятельности для выполнения задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное под­разделение может выступить с инициативой разработки распорядитель­ного документа по какому-либо вопросу.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают прежде всего к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов поданному и аналогичным вопросам, данному и аналогичным вопросам.

Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направлен­ность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издавав­шихся по данному вопросу распорядительных документов позволит по­ставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдель­ных пунктов и т.д. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив пол­ную ясность по предмету изучения, четко определив цель издания рас­порядительного документа, приступают к составлению его проекта. Ос­новное внимание следует сконцентрировать на формулировании основ­ных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаи­мозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматривае­мого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в кон­статирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во ис­полнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссы­лочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распо­рядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зави­симости от вида документа она начинается словами: "постановляет" ("постановил") - в постановлении; "решает" ‘’решил") - в решении; "предполагаю " - в распоряжении; "приказываю" - в приказе. Вид распоряди­тельного документа предопределяет и характер изложения его текста.

ГОСТ Р 6.30-97 указывает: "В распорядительных документах (при­каз, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах еди­ноначалия, а также документах, адресованных руководству организа­ции, изложение текста должно идти от первого лица единственного чис­ла ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст из­лагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил")".

Слова "постановляет" ‘'ПОСТАНОВИЛ"), "р е ш а е т" {"РЕШИЛ"), "предлагаю" "ПРИКАЗЫВАЮ" печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке. В постановлениях и решениях перед словами "постановляет" и "решает" указывается название коллегиального органа.

Правительство Российской» Федерациипостановляет

Коллегиярешает

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них рекомендует­ся избегать неконкретных выражений типа: "поднять", "повысить", "уси­лить", "улучшить", "активизировать", "обратить внимание" и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Если распорядительная часть предполагает различные по характе­ру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, кото­рые нумеруются арабским; и цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное дол­жностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководите­лям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в нео­пределенной форме - "подготовить", "зачислить", "организовать', "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.д. Срок исполнения дол­жен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанав­ливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распоря­дительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распоряди­тельные документы могут иметь приложения, указания на которые дают­ся в соответствующих пунктах текста. Реквизит "Приложение" после тек­ста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Пример оформления приказа. |

Администрация N-ской области Управление школ

ПРИКАЗ 03.05.2002 № 42

г. N-ск

О подготовке школ области к новому учебному году

В целях своевременной и качественной подготовки школ области к новому учебному году ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику ремонтно-строительного управления Иванову А.А. совместно с начальником финансового управления Петровым П.П. и директорами школ пред­ставить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.2002.

2. Начальнику хозяйственного управления Галкину Г.Г. обеспечить РСУ не­обходимыми материалами для ремонта школ в пределах сметы до 15.06.2002.

3. Ремонтно-строительному управлению произвести ремонт школьных зда­ний до 15.08.2002. Результаты выполненной работы представить приемочной ко­миссии.

4. Создать приемочную комиссию в составе:...

5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника Управления школ Тимофеева С.И.

Начальник управления подпись О.И.Леонтьев

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заго­ловок начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется при помощи отглагольных существительных (например, "О назначении" ‘’Об утверждении", "О введении...", "О создании..."). Или существительных, указы­вающих на предмет (например, "Об итогах...", "О мерах..."). Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о со­здании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предпри­ятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штат­ное расписание аппарата управления, в должностные инструкции (о пе­реходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы документов. В которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Приказы по личному составу имеют свои особенности. Они оформляются отдельно от приказов по основной дея­тельности в соответствии с новыми унифицированными формами, ут­вержденными Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 2б.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наи­менование учреждения-автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отмет­ки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных доку­ментов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структур­ными подразделениями или должностными лицами, которых он касает­ся. Согласование осуществляется путем визирования или проставле­ния грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подраз­деления, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителя­ми, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых тре­бует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.

Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа за­конодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдель­ных формулировок специальным требованиям некоторых органов (на­пример, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядитель­ного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставля­ются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Перед подписанием проект доку­мента тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обра­тить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиаль­ными органами, - постановлений и решений - обсуждаются и принима­ются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на сле­дующее заседание. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи-председа­теля и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подпи­сывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распо­рядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

Особое значение придается доведению распорядительного доку­мента до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, прика­зы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготов­ленным составителями проекта документа.

Задание 1

ФИЛИАЛ ВВЦ ГЕНЕРАЛЬНОМУ ДИРЕКТОРУ

"ЭКСПОЦЕНТР" ЗАО "ЭКОСАН"

ул. Садовая, д. 21, ул. Пушкина, д. 17,

г. Иваново,155200 г. Москва,163250

Филиал ВВЦ "ЭКСПОЦЕНТР" повторно просит подтвердить участие Ваших специалистов в проводимом "ЭКСПОЦЕНТРом" международном фестивале "ПРОГРЕСС-2004",который состоится 12.06.2004 года на территории "ЭКСПОЦЕНТРа". Ранее о проводимом семинаре Вам сообщалось письмом от 10.04.2004 года.

Справки по телефону \ факсу 095279-12-13.

Заезд слушателей семинара 10.06.2004. Просим не позднее, чем за 3 дня сообщить фамилию, имя, отчество, должность, место работы, адрес и телефон участника семинара.

Будем рады встрече Оргкомитет.

Задание 2

ПРЕЗИДЕНТУ ФИРМЫ "РУБИН"

КОРЗУНУ ЕВГЕНИЮ ОСИПОВИЧУ

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Маркетинговой службой фирмы "РУБИН" в период времени с апреля по июнь 2003года проводилась рекламная компания, направленная на увеличение объема продаж выпускаемой продукции. В ходе проведенной компании потенциальные заказчики фирмы убедились в надежности партнерства и сделали свой выбор в выгодном для "РУБИНа" направлении, а давние партнеры увеличили объемы заказов, что свидетельствует о верной политике в рекламной сфере, выбранной маркетинговой службой фирмы. Изложенное выше наглядно представлено в таблице

АПРЕЛЬ РЕКЛАМА ТВ МАЙ УЛИЧНАЯ ТОРГОВЛЯ ИЮНЬ АКЦИЯ "РУБИН"
ЧИСЛО ЗАКАЗОВ 100 114 158
ОБЪЕМ ПРОДАЖ 1 000 000 1 140 000 1 580 000руб.
НОВЫЕ ПАРТНЕРЫ 2 5 9

Секретарь- референт фирмы "РУБИН"

12.07.2003. С.П. Иванова

Задание 3

Общество с Ограниченной

Ответственностью "Гранит"

ул. Зеленая, д.12

г. Ростов - на – Дону, 344008,

666-767, 666-768, 666-769

ПРИКАЗ

05.05.2004 № 43к

г. Ростов - на – Дону

О приеме на работу

ПРИНЯТЬ:

Смирнову Наталью Ивановну юристом с 05.05.2004 с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Смирновой Н. И. с визой начальника юридического отдела.

Ген. директор П.А. Клюкин

Визы: начальника ОК И.О. Орлова

гл. бухгалтера А.И. Киселева

С приказом ознакомлена Н.И. Смирнова.

05.05.2004

Задание 4

ЗАЯВЛЕНИЕ Ректору ИГТА

В.В. Зрюкину

Мы, студенты 2-го курса Ивановской государственной текстильной академии, обучающиеся по сокращенной образовательной программе по специальности 060800 "Экономика и управление на предприятии" просим Вас назначенные на 22 июня 2004года занятия по дисциплине "Делопроизводство" перенести на 20июля в связи с изменением графика работы ОАО "РОДТЕКСТ" в соответствии с которым 22 июня 2004 года объявлен рабочим днем.

Студенты 2 курса ИГТА