Организация делопроизводства и персональный менеджмент

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

Всероссийский заочный финансово-экономический институт

Кафедра «Кафедра
Экономики предприятий и предпринимательства
»

Контрольная работа

по дисциплине: Организация делопроизводства и персональный менеджмент

Вариант № 3

Выполнила:

Факультет: Менеджмент и маркетинг

Специальность: Менеджмент организаций

Личное дело №

Курс 4 группа №

Проверила: И.Н. Васильева.

Москва 2009

Оглавление

1. Работа менеджера с секретарем. Работа с телефоном и телефонограммами................................................................................. 3

2. Понятие «документ». Классификация документов........... 8

3. Приведите схему работы с документами. Укажите используемые реквизиты................................................................... 13

Список использованной литературы.......................................... 18

1. Работа менеджера с секретарем. Работа с телефоном и телефонограммами

Почти все организации наделяют своих руководителей ответственностью за более широкий круг задач, нежели тот, с которым они могли бы справится лично. Для того чтобы они могли нести эту ответственность, им необходимы помощники. Одним из таких помощников является секретарь. Руководитель не может обеспечить себе достаточной гибкости, если он не прибегает к перепоручению части своей работу секретарю. Перепоручить, т.е. делегировать работу, - значит дать задание тому, кто успешно справиться с ним.

Делегирование полномочий - это метод расширения управленческих возможностей руководителя путем передачи части прав и обязанностей подчиненным.

Одновременно с рабочей задачей должны также делегироваться необходимая компетенция и функциональная ответственность. Руководитель сохраняет за собой ответственность за руководство (управленческая ответственность), которая не может быть делегирована. (рис. 1)

Компетенция

Функциональная ответственность

Задачи

Управленческая ответственность

Подчиненный


Исполнение

Рис. 1 Процесс делегирования полномочий

Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало «доверенное лицо». В России должность секретаря появляется в XVIII в. сначала именно как должность личного секретаря императора.

Возрастание роли руководителя в современных условиях заставляет по-новому взглянуть на обязанности, права, организацию труда и место секретаря в системе управления организацией. От качества работы секретаря во многом зависит эффективность работы руководителя. Квалифицированный секретарь помогает шефу сберечь 2-3 часа рабочего времени ежедневно.

В обязанности секретаря входит выполнение работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документальной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и др.

Условно обязанности секретаря можно разделить на:

- работу с документами (информационно-документальное обслуживание) - составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела, стенографирование и т.д.

- организационную работу (бездокументное обслуживание) - подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание и т.д., на которую секретарь затрачивает 55-60 % рабочего времени.

Работа секретаря требует от него деликатности в работе с людьми: аккуратности, четкости, собранности в работе с документами, умения сработаться с руководителем и сотрудниками. Умение вести себя с людьми, способность создавать впечатление, повышающее авторитет руководителя, - важные факторы успеха в работе.

Началом совместной работы руководителя и секретаря должна быть вводная беседа-инструктаж. Во время этой беседы руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, привычном для него стиле, личных привычках, а также сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять секретарю.

Эффективная совместная работа руководителя и секретаря возможно только при условии полного взаимного доверия между ними. Это доверие базируется на единстве взглядов, общем понимании целей и задач работы, увлеченности делом, стремлении добиться высокой эффективности работы своей организации, достаточной профессиональной подготовке, исполнительности и надежности секретаря, усвоении индивидуального стиля работы руководителя, умении понимать и прогнозировать ход его мыслей и логику суждений, взаимном уважении.

Чтобы взаимоотношения «руководитель-секретарь» успешно развивались, важно научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. В каждом конкретном случае должны быть учтены специфические условия и факторы работы, личностные особенности руководителя и секретаря. К ним относятся: время прихода на работу, доклада о корреспонденции и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва, приема посетителей, приема телефонограмм, теефонные переговоры, время ухода с работы.

Существуют так называемые Заповеди работы руководителя с секретарем.

Первая. Только зная ваши цели, секретарь может ясно представить позитивные задачи собственной работы и оказывать вам существенную помощь.

Вторая . Позаботьтесь о том, чтобы ваш рабочий график оставлял время в течение дня, когда у секретаря нет заданий, чтобы совместно ликвидировать нерешенные вопросы.

Третья. Не заставляйте секретаря говорить неправду, когда вы ушли и не сообщили, где Вы будете и когда вернетесь.

Четвертая . Помните, что секретарь - ваш коллега по работе и ему, как и вам, дано право на критику.

Пятая. Постоянно информируйте секретаря о своих делах, чтобы он мог хорошо помогать вам.

Шестая. Умейте признавать свои ошибки и приносить извинения, когда Вы не правы.

Седьмая . Полагайтесь на пунктуальность секретаря, его высокие качества.

Для того чтобы взаимодействие секретаря с руководителем было наиболее эффективным, секретарь должен правильно планировать свое рабочее время. Секретарь должен следить за тем, чтобы начальник ничего не забыл, обращая его внимание пометками на листе календаря, подчеркивая маркером важную запись в ежедневнике, оставляя записки с напоминанием. Он должен по возможности предусматривать основные потребности своего начальника и думать обо всех деталях.

Необходимо последовательно, но не навязчиво, воспитывать у руководителя потребность в планировании времени. Для реализации этой цели секретарь должен вести календарь - ежедневник руководителя. Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия, строго контролировать их выполнение.

В работе с телефоном секретарь должен освободить руководителя от вызовов, к нему не адресованных, и тем самым способствовать рациональной организации руководителя. Принимая телефонный вызов, секретарь должен назвать организацию и себя, в корректной форме выяснить по какому вопросу звонит абонент и кто он, оценить актуальность и срочность разговора. Зная распределение должностных обязанностей в своей организации, секретарь правильно переадресует вызов работнику, компетентному в решении поставленного вопроса.

Также секретарь должен уметь правильно принимать телефонограммы. Телефонограмма это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Прием посетителей - одна из важнейших функций секретаря. Он должен уметь встретить посетителя, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От приветливости секретаря, четкости и полноты ответов складывается первое представление о предприятии в целом.

Работая с информацией для руководителя, секретарь должен находить, обрабатывать нужную информацию, иногда готовить информационно-обзорные рефераты.

Поведение секретаря и эффективность его работы - пример для всех сотрудников. Он всегда должен быть чисто и опрятно одет, поскольку от этого зависит как его авторитет, так и авторитет его руководителя.

2. Понятие «документ». Классификация документов

Анализ ФЗ РФ № 249 «Об информации и информационных технологиях и защите информации»

1. Функции Закона.

Основные функции закона:

- регулирование отношений возникающих при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации;

- создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения;

- защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

2. Отношения регулируемые Законом

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:

- формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации;

- создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения;

- защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

3. Понятия закрепленные Законом.

Данный закон подробно раскрывает следующие понятия: информация, информатизация, документированная информация (документ), информационные процессы, информационная система, информационные ресурсы, информация о гражданах (персональные данные), конфиденциальная информация, средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий, собственник информационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств их обеспечения, владелец информационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств их обеспечения, пользователь (потребитель) информации.

4. Определяющий смысл Закона.

Законом определяется государственная политика в сфере формирования информационных ресурсов и информатизации, и ее направлений

Закон определяет правовой режим информационных ресурсов, который включает в себя: порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах, категорию информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации.

5. Сущностные аспекты Закона

5.1. Цифровая подпись

Согласно пункту 3 статьи 5 настоящего закона, юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Для признания электронной цифровой подписи необходимо наличие в автоматизированных информационных системах сертифицированных программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдение установленного режима их использования.

5.2. Доступность информации

Пункт 2 статьи 6 Закона устанавливает, что физические и юридические лица являются собственниками тех документов, массивов документов, которые созданы за счет их средств, приобретены ими на законных основаниях, получены в порядке дарения или наследования.

Государственные и негосударственные организации, а также граждане имеют равные права на разработку и производство информационных систем, технологий и средств их обеспечения (п.2 ст.16).

5.3. Лицензирование отдельных видов деятельности связанных с обработкой информации

Закон решает вопрос повышения качества, надежности средств защиты информации от несанкционированного доступа, а также ответственности организаций, производящих такие средства, устанавливая лицензирование такой деятельности: организации, разрабатывающие и производящие такие средства, должны получить лицензию на этот вид деятельности (п.3 ст.19).

5.4. Право на защиту информации

Пункт 1 статьи 21 закона гласит, что защите подлежит любая документированная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю и иному лицу, и устанавливает режим защиты информации.

Контроль за соблюдением требований к защите информации и эксплуатацией специальных программно-технических средств защиты, а также обеспечение организационных мер защиты информационных систем, осуществляется органами государственной власти в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

5.5. Сертификация информационных систем

При обработке информации всегда существует угроза нанесения ущерба ее владельцу. Для снижения риска Закон предписывает использовать механизм сертификации информационных систем и средств защиты информации (ст.19), при этом ответственность за возникающий риск берет на себя орган сертификации. Эта ответственность может быть реализована в форме страхования или прямого возмещения понесенного ущерба.

Документ (от лат. Documentum — образец, свидетельство, доказательство, любой материальный объект) — материальный носитель, содержащий, выражающий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

В узком смысле, документ — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-то. Так, в праве под документом понимают письменный акт, составленный в предусмотренной законом форме и удостоверяющий факты юридического значения (рождение лица, получение образования, трудовой стаж). В исторической науке документом называется письменное свидетельство о чём-либо, чаще всего принадлежащие государственному аппарату или общественным организациям.

Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией.

Функционирование современного общества вызывает создание значительного числа документов, в основном текстовых. Классификацией документов, определением способа их создания и обработки занимается документоведение.

Классификация документов

Документы различают:

· По назначению - организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность); распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение), информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка)

· По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)

· По способу изготовления — рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)

· По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные

· По способу представления — электронный, на бумажных носителях

· По месту издания — внутренние, внешние

· По направлению отправки — входящие, исходящие

· По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные

· По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые

· По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.

3. Приведите схему работы с документами. Укажите используемые реквизиты

Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, с момента их получения или создания до завершения исполнения или представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации отправки за пределы предприятия называется документооборотом. Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие);

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Посмотрите на рисунок 2 «Распределение потока входящих документов».

Рис. 2 Распределение потока входящих документов

2. документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое ( приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

3. документопоток исходящих документов - информация направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Этапы обработки входящего письма, адресованного руководителю

1. После вскрытия конверта секретарь производит предварительное рассмотрение письма, на основании которого он принимает решение направить документ руководителю. (Конверты с пометкой "лично" не вскрываются).

2. Секретарь регистрирует письмо. Письмо получает уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.

3. Секретарь передает письмо руководителю.

4. Руководитель рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.

5. Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет

руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).

6. Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа.

7. Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.

Рис. 3 Схема работы с входящими документами.

Этапы обработки внутренних документов .

Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки.

1.Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем,

2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службой предприятия,

3. Согласованные приказы подписываются руководителем,

4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения.

Этапы обработки исходящих документов

1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.

2. Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия.

3. После подписания руководителем документ регистрируется секретарем или в канцелярии.

4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.

5. Копийный экземпляр документа секретарь подшивается в дело.

Этапы обработки внутренних документов.

Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки.

1.Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем.

2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службой предприятия.

Рис. 4 Схема работы с исходящими документами.

3. Согласованные приказы подписываются руководителем.

4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения.

Список использованной литературы

1) Персональный менеджмент: учебник/ С.Д. Резник и др. - 2 изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002

2) Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие/ В.И. Андреева. - 2-е изд., перераб. И доп. - М.:КНОРУС, 2007

3) http://ftp.termika.ru

4) http://ru.wikipedia.org

5) http://www.mdi.ru