Структура показателей и кодовое обозначение НСИ должны быть едиными для всех информационных систем предприятия. Система кодирования НСИ должна обеспечивать сопоставимость реквизитов и показателей по содержанию и наименованию, а также их взаимоувязку при переходе с одного уровня управления на другой и при обмене информацией между различными информационными системами и органами управления. НСИ, поступающая от других автоматизированных систем, по содержанию и структуре данных должна соответствовать требованиям бухгалтерского учета в смежной автоматизированной системе. Работы по ведению НСИ должны быть направлены на поддержку созданной БД в рабочем состоянии и обеспечивать контроль за всеми изменениями по ее корректировке.
Таблица 2. Перечень основных справочников, используемых в автоматизированной системе учета, контроля и аудита
| Наименование | Система и состав справочников |
| Справочник списочного состава | Табельный номер, фамилия, имя, отчество, код подразделения, должность, вид оплаты, категория работника, оклад, дата приема на работу, постоянные доплаты |
| Справочник видов оплаты и удержаний | Код видов оплат и удержаний, наименование, код производственных затрат |
| Справочник номенклатура-ценник материальных ценностей | Код материала, наименование, учетная цена, код счета |
| Справочник внешних организаций | Код организации, наименование организации, юридический адрес, банковские реквизиты, код организации |
| Справочник допустимости корреспонденции счетов | Код дебета основного счета, субсчет, код корреспондирующего счета, субсчет, допустимость корреспонденции |
| Справочник материально-ответственных лиц | Код структурного подразделения, фамилия, имя, отчество, табельный номер |
| Справочник договоров | Код плательщика, наименование плательщика, банковские реквизиты, способ расчета, количество и сумма поставок продукции по месяцам, метод исчисления наценок |
| Справочник формирования годовой и периодической отчетности | Код строки, код графы, код формы, код операции, счет, субсчет, код аналитического учета |
Организация нормативного хозяйства представляет собой процесс создания и ведения нормативно-справочной информации, в котором выделяются следующие основные операции:
создание системы обозначения экономической информации;
подготовка и сдача первичных документов в службу нормативного хозяйства;
создание информационного фонда НСИ на машинных носителях;
поддержание информационного фонда НСИ в рабочем состоянии;
создание информационного фонда НСИ в виде эталонных и контрольных экземпляров;
оповещение пользователей информационного фонда НСИ о производимых изменениях;
выдача информации по разовым запросам пользователей.
Основные данные, необходимые для создания информационного фонда НСИ, содержатся в учетной и технологической документации. В настоящее время на многих предприятиях внедряются и действуют единые типовые системы документации. С целью исключения дублирования информации все документы должны быть увязаны в единую систему и отвечать основным требованиям электронной обработки информации.
Зафиксированная в различных действующих документах нормативно-справочная информация должна быть упорядочена и приспособлена к нуждам автоматизированной обработки информации. С этой целью формируются дополнительные документы, содержащие промежуточные данные, получаемые из действующих документов. Выбор показателей и их расположение в промежуточных документах должны соответствовать структуре создаваемых баз данных. Корректировка базы данных НСИ производится на основании извещения об изменениях. При этом проставляется дата изменения и составляется список измененных показателей. Если объем изменений НСИ велик, целесообразно не производить корректировку существующей БД, а создавать новую.
По множествам объектам кодирования, которые носят систематический характер (например, дата, номер операции и т.д.), НСИ не разрабатывается. Иногда в документе, содержащем нормативно-справочную информацию, отдельной позицией показывается пример присвоения кодовых обозначений.
Разработка нормативно-справочной информации начинается после согласования системы классификации и кодирования. Источниками для разработки НСИ могут быть действующие на предприятии классификаторы (общегосударственные, отраслевые и локальные), а также учетные, контрольные, технологические и другие документы. Процесс разработки НСИ включает несколько этапов, перечень и последовательность выполнения которых указывается в план-графике, например:
разработка образцов форм нормативно-справочной информации;
присвоение перечня кодируемой информации;
присвоение кодов элементам номенклатуры;
составление НСИ и ее передача другим лицам для практического использования.
Для каждой формы НСИ разрабатывается инструкция по ее ведению и использованию.
Для малого и среднего бизнеса разработаны следующие програмне продукты корпорации «Парус», они приведены в таблице 3.
Программные продукты корпорации «Парус»
| Программный продукт | Автоматизируемые функции и задачи | Класс предриятий |
| Парус-Предприятие 4.32 | ПроизводствоБухгалтерский учетНалоговый учетТоварный учетНачисление зарплатыКадровый учет | Малые и средние предприятия |
| Парус-Предприятие-7.20 | Бухгалтерский учетНалоговый учетСкладской учетУчет реализации товаров и услугАдминистрирование системы | Малые и средние предприятия |
| Парус-Зарплата 7.40 | Начисление зарплаты (все виды начислений и удержаний)Табель учета рабочего времени сотрудников | Малые и средние предприятия |
| Парус-Консолидация 7.40 | Получение сводной отчетностиАнализ информации (отчеты, графики)Обмен информацией между подотчетными предприятиями и центромХранение первичных и консолидированных отчетов | Малые и средние предприятия |
| Парус-Менеджмент и Маркетинг 7.40 | Сбор и обработка информации о контрагентахАнализ работы менеджеров по сбыту и анализ продаж компанииОпределение процедур и правил работы менеджеров по сбыту и обслуживаниюОценка результативности маркетингаУчет рабочего времени сотрудников компанииКонтроль качества продукции и предоставляемых услуг | Малые и средние предприятия |
Список использованной литературы
1. Гужва, В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах [Текст] : навчальний посібник / В. М. Гужва ; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. - К. : КНЕУ, 2001. - 400 с.
2. Гуржій, А.М. Інформатика та інформаційні технології [Текст] : підручник / А. М. Гуржій, Н. І. Поворознюк, В. В. Самсонов. - Х. : Компанія СМІТ, 2003. - 352 с.
3. Іванюта, П. В. Управлінські інформаційні системи в аналізі та аудиті [Текст] : навчальний посібник / П. В. Іванюта ; Мін-во освіти і науки України, Держ. комітет статистики України, Держ. академія статистики, обліку та аудиту, Полтавська філія. - К. : ЦУЛ, 2007. - 180 с.
4. Івахненков, С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту [Текст] : навчальний посібник / С. В. Івахненков. - 4-ге вид., випр. і доп. - К. : Знання, 2008. - 343 с.
5. Клименко, О.В. Інформаційні системи і технології в обліку [Text] : навчальний посібник / О. В. Клименко ; Мін-во освіти і науки України, Полтавський ун-т споживчої кооперації . - К. : ЦУЛ, 2008. - 320 с.
6. Писаревська, Т.А. Інформаційні системи обліку та аудиту [Текст] : навчальний посібник / Т. А. Писаревська ; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. - К. : КНЕУ, 2004. - 369 с.
7. Терещенко, Л.О. Інформаційні системи і технології в обліку [Текст] : навчальний посібник / Л. О. Терещенко, І. І. Матієнко-Зубенко ; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. - К. : КНЕУ, 2005. - 187 с.
8. Шквір, В.Д. Інформаційні системи і технології в обліку [Текст] : практикум / В. Д. Шквір, А. Г. Загородній, О. С. Височай. - К. : Знання, 2006. - 429 с.
9. Шквір, В.Д. Інформаційні системи і технології в обліку [Текст] : навчальний посібник / В. Д. Шквір, А. Г. Загородній, О. С. Височай. - 3-те вид., перероб. і доп. - К. : Знання, 2007. - 439 с.