Одним из показателей эффективного применения основных фондов является увеличение времени их работы путем сокращения простоев, повышения коэффициента сменности, производительности на базе внедрения новой техники и технологии, фондоотдачи, т.е. увеличение выпуска продукции, объема выполняемых работ и услуг на каждый рубль основных фондов.
Предприятия имеют право владения, пользования и распоряжения основными средствами: безвозмездно передавать или продавать другим предприятиям, обменивать, сдавать в аренду, предоставлять бесплатно во временное пользование либо взаймы принадлежащие ему здания, сооружения, оборудование, транспортные средства, инвентарь, списывать с баланса, если они изношены или морально устарели, независимо от того, полностью ли они амортизированы или нет.
Основными задачами бухгалтерского учета основных средств являются:
1) контроль за сохранностью и наличием основных средств по местам их использования; правильное документальное оформление и своевременное отражение в учете их поступления, выбытия и перемещения;
2) контроль за рациональным расходованием средств на реконструкцию и модернизацию основных средств;
3) исчисление доли стоимости основных средств в связи с использованием и износом для включения в затраты предприятия;
4) контроль за эффективностью использования рабочих машин, оборудования, производственных площадей, транспортных средств и других основных средств;
5) точное определение результатов от списания, выбытия объектов основных средств.
Для выполнения этих задач, в организации должна быть разработана рациональная система документооборота в соответствии с утвержденным в ней графиком, определены лица, ответственные за сохранность и перемещение объектов основных средств.
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Формы первичной документации для учета основных средств и краткие указания по их заполнению утверждены Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 30 октября 1997 г. N 71 а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве". К ним, в частности, относятся:
1) акт (накладная) приемки - передачи основных средств (форма N ОС-1);
2) акт приемки - сдачи отремонтированных, реконструируемых и модернизированных объектов (форма N ОС-3);
3) акт на списание основных средств (форма N ОС-4);
4) акт на списание автотранспортных средств (форма N ОС-4а);
5) инвентарная карточка учета основных средств (форма N ОС-6);
6) акт о приемке оборудования (форма N ОС-14);
7) акт приемки - передачи оборудования в монтаж (форма N ОС-15);
8) акт о выявленных дефектах оборудования (форма N ОС-16).
Документы, форма которых не предусмотрена в указанном перечне и в других альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование документа;
2) дату составления документа;
3) наименование организации, от имени которой составлен документ;
4) содержание хозяйственной операции;
5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
7) личные подписи указанных лиц.
Основные средства разнообразны по составу и назначению. Чтобы вести их учет, необходима их классификация по видам, назначению или характеру участия в процессе производства, отраслям народного хозяйства, степени использования и по принадлежности.
Типовая классификация основных средств по их видам установлена органами Госстатистики. В соответствии с этой классификацией основные средства подразделяются:
1. По группам:
1.1. здания;
1.2. сооружения;
1.3. передаточные устройства;
1.4. транспортные средства;
1.5. инструмент;
1.6. производственный инвентарь и принадлежности;
1.7. хозяйственный инвентарь;
1.8. машины и оборудование:
1.8.1. силовые машины и оборудование;
1.8.2. рабочие машины и оборудование,
1.8.3. измерительные и регулирующие приборы, устройства и лабораторное оборудование;
1.8.4. вычислительная техника.
2. По видам:
2.1. основные средства;
2.2. нематериальные активы;
2.3. долгосрочная аренда.
3. По назначению:
3.1. производственные;
3.2. непроизводственные;
4. По отраслям народного хозяйства:
4.1. промышленность;
4.2. транспорт;
4.3. сельское хозяйство;
4.4. связь;
4.5. Информационно-вычислительное обслуживание;
5. По принадлежности:
5.1. собственные;
5.2. арендованные.
6. По степени использования:
6.1. в запасе;
6.2. в эксплуатации;
6.3. в аренде;
6.4. на консервации.
7. По источнику финансирования:
7.1. фонд учредителей;
7.2. капитальные вложения.
По классификационным видам ведется учет основных средств и составляется отчетность о наличии и движении основных средств.
В зависимости от назначения в производственно-хозяйственной деятельности основные средства подразделяются на производственные и непроизводственные.
К основным средствам производственного назначения относятся: машины, станки, аппараты, инструменты, а также здания основных и вспомогательных цехов, отделов и служб, предназначенные для производственного процесса (связанные с осуществлением предпринимательской деятельности), или здания складов, резервуары, транспортные средства, используемые для перемещения и хранения предметов и продуктов труда.
Основные средства непроизводственного назначения непосредственно не участвуют в процессе производства, но их используют для культурно-бытовых нужд работников предприятия (основные средства жилищно-коммунального хозяйства, поликлиник, медицинских пунктов, клубов, стадионов, детских садов и т.п.).
Для обеспечения учета основных средств по отраслям народного хозяйства предусмотрена классификация, т.е. деление их на следующие группы: промышленность, сельское хозяйство, лесное хозяйство, транспорт, связь, строительство, торговля и общественное питание, материально-техническое снабжение и сбыт, информационно-вычислительное обслуживание, жилищно-коммунальное хозяйство, здравоохранение, физическая культура и социальное обеспечение, народное образование, культура и др.
По степени использования в производственно-хозяйственной деятельности основные средства подразделяются на основные средства, находящиеся в запасе, в эксплуатации, на консервации, в аренде. Это необходимо потому, что начисление амортизации происходит внутри групп различно. Так, по основным фондам, находящимся в запасе, амортизация начисляется в части полного восстановления; по основным средствам в эксплуатации начисляется не только амортизация на полное восстановление, но и при необходимости создается ремонтный фонд; по основным фондам, находящимся на консервации (по решению правительства), амортизация вообще не начисляется.
По принадлежности основные средства подразделяются на собственные и арендованные. Собственные основные средства числятся у него на балансе, а арендованные принадлежат другому предприятию, эксплуатируются временно за определенную плату, учитываются за балансом без отчисления на данном предприятии амортизации (износа).
Необходимое условие правильного учета основных средств - единый принцип их оценки. Различают три оценки основных средств: первоначальную, восстановительную и остаточную.
Первоначальная стоимость (балансовая) складывается в момент вступления объекта в эксплуатацию на данном предприятии. По первоначальной стоимости объект учитывается в течение периода нахождения на предприятии.
В зависимости от источника поступления основных средств под их первоначальной стоимостью понимаются:
1) стоимость внесенных учредителями основных средств в счет их вклада в уставный фонд предприятия - по договоренности сторон;
2) стоимость изготовленных на самом предприятии, а также приобретенных за плату у других предприятий и лиц - в сумме фактических затрат, включая расходы по доставке, монтажу и установке;
3) стоимость полученных объектов основных средств безвозмездно, а также в качестве субсидий (помощи) в сумме определенной экспертным путем или по данным документов приемки-передачи.
Основные средства в процессе производства изнашиваются, ветшают, от чего их первоначальная стоимость уменьшается. Денежное выражение потери объектами своих физических и технико-экономических качеств называется износом основных средств. Износ основных средств отражается в балансе отдельной статьей.
Первоначальная стоимость за вычетом суммы износа называется остаточной стоимостью основных средств. Оценка одинаковых объектов основных средств, введенных в эксплуатацию в разное время, может быть различной. Это зависит от времени, места и способа сооружения и приобретения основных средств, поэтому возникает необходимость в определении восстановительной стоимости основных средств.