Смекни!
smekni.com

Проектирование, создание и управление базой данных «Переплетная мастерская» в пакете MS Access (стр. 2 из 3)

1.3. Управление данными.

Электронные таблицы и текстовые документы являются прекрасными средствами для решения так называемых «однопользовательских» задач, но они плохо приспособлены для работы в режиме коллективного пользования. Электронные таблицы также полезны в качестве шаблонов для простых форм ввода информации, но если нам нужно произвести комплексную проверку данных, то здесь их функций явно недостаточно. Электронная таблица хороша в качестве шаблона для счета-фактуры в небольшой фирме. Но если с расширением бизнеса начинает возрастать число сотрудников, вводящих в компьютер заказы, то без базы данных нам не обойтись. Точно так же электронная таблица может использоваться на крупных предприятиях для подготовки сотрудниками отчетов о своих затратах, но для составления общей бухгалтерской отчетности эти сведения все равно должны собираться в базе данных.

В тех случаях, когда возникает необходимость коллективного пользования информацией, настоящая система управления базами данных позволяет защищать информацию от несанкционированного доступа так, что право знакомиться с данными или корректировать их получают только определенные пользователи. Предназначенная для коллективного пользования СУБД имеет средства, не позволяющие нескольким пользователям одновременно корректировать одни и те же данные. Поскольку в Access к данным могут иметь доступ одновременно несколько пользователей, в нем предусмотрены надежные средства зашиты и обеспечения целостности данных. Мы можем заранее указать, какие пользователи или группы пользователей могут иметь доступ к объектам (таблицам, формам, запросам) нашей базы данных. Microsoft Access автоматически обеспечивает защиту данных от одновременной их корректировки разными пользователями. Microsoft Access также опознает и учитывает защитные средства других подсоединенных к нашей базе структур (таких, как базы данных РагаDох, dBASE, и SQL).

1.4. Microsoft Access - НЕЧТО БОЛЬШЕЕ, ЧЕМ СУБД.

Точно определив, какие именно данные нам нужны, каким образом они будут храниться в памяти и какая должна быть система доступа к данным, мы тем самым решили только вопрос управления данными. Кроме этого нужен еще простой способ автоматизации решения предстоящих типовых задач. Даже если мы можем разработать достаточно сложные «прикладные» электронные таблицы, у нас все равно не будет средств отладки и управления работой таких приложений, позволяющих легко создать, скажем, полные формы для заказов или систему учета материально-производственных запасов. Напротив, СУБД специально проектируются для создания приложений. Они представляют нам необходимый инструментарий для управления данными и их обработки, а также дают возможность каталогизировать объекты приложения и управлять взаимосвязями между ними. При этом вместе с СУБД в вашем распоряжении оказывается язык программирования и средство отладки.

В свете вышесказанного для автоматизации решения ваших задач нам необходимы мощная реляционная СУБД и система разработки приложений. Практически все существующие СУБД имеют средства разработки приложений, которые могут быть использованы программистами или квалифицированными пользователями при создании процедур для автоматизации управления и обработки данных. К сожалению, многие системы разработки приложений для создания процедур требуют знания некоторого языка программирования, например Си или Xbase. Несмотря на всю их силу и богатство средств, для успешного их использования от нас требуется наличие определенной профессиональной подготовки и опыта работы с ними. К счастью, в имеются средства, позволяющие легко проектировать и создавать приложения для работы с базами данных без знания языка программирования. Работа в Microsoft Access начинается с определения реляционных таблиц и их полей, которые будут содержать данные. Сразу после этого мы с помощью форм, отчетов и макросов сможете определять действия над этими данными.

Формы и отчеты можно использовать для задания форматов вывода данных на экран и дополнительных вычислений, что очень похоже на работу с электронными таблицами. Но в этом случае содержащиеся в формах и отчетах форматы и инструкции по проведению вычислений отделены от данных (находящихся в таблицах), так что мы имеем полную свободу действий в использовании данных, не меняя при этом сами данные - достаточно создать дополнительную форму или отчет, использующие те же самые данные. Если нам нужно автоматизировать некоторые действия, то для установления связей между определенными формами и отчетами или для выполнения определенных действий в качестве отклика на некоторое событие (например, изменение данных в некотором поле формы) можно без особого труда создать макросы. Если вам нужны более изощренные средства, например библиотечные утилиты Windows, мы можете написать процедуру на Access Basic.

ГЛАВА 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ, СОЗДАНИЕ И УПРАВЛЕНИЕ БАЗОЙ ДАННЫХ НА ПРИМЕРЕ ПЕРЕПЛЕТНОЙ МАСТЕРСКОЙ В ПАКЕТЕ MS ACCESS.

2.1. Краткое описание предметной области.

В данном курсовом проекте разработан фрагмент системы автоматизации финансово-хозяйственной деятельности переплетной мастерской. Фирма осуществляет деятельность по производству книг, тетрадей и тому подобное, учет которых состоит из следующих операций:

1. учет сотрудников мастерской,

2. учет материалов,

3. учет переплетных изделий,

4. учет заказов,

5. учет комплектации заказов.

Данная система предназначена для автоматизации этих операций, получения достоверной и оперативной информации, формирования выходных документов. Система предназначена для непрерывного функционирования в течение всего рабочего дня.

В результате анализа предметной области выявляются документы - источники данных для создания БД.

2.2 Выделение информационных объектов. Описательные и ключевые реквизиты информационных объектов.

Информационный объект Наименование реквизита Имя реквизита Функциональные зависимости
Сотрудники мастерской Код сотрудника Код сотрудника
ФИО ФИО
Дата рождения Дата рождения
Дата поступления на работу Дата поступления
Образование Образование
Профессия Должность
Телефон Телефон
Адрес Адрес
Заказы Код Код заказа
ФИО ФИО заказчика
Мастер Мастер
Изделие Изделие
Дата приема заказа Дата приема заказа
Комплектация заказа
Код изделия Код изделия
Наименование изделия Наименование изделия
Код клея Код клея
Расход клея Расход клея
Код картона Код картона
Расход картона Расход картона
Код пружины Код пружины
Расход пружины Расход пружины
Стоимость работы Стоимость работы
Клей Код Код
Наименование Наименование клея
Цена Цена
Картон Код Код
Наименование Наименование картона
Цена Цена
Пружина Код Код
Наименование Наименование пружины
Цена Цена

2.3. Связи информационных объектов

Номер связи Главный объект Подчиненный объект Тип связи
1 Сотрудники Заказы 1:М
2 Комплектация Заказы 1:М
3 Клей Комплектация 1:М
4 Картон Комплектация 1:М
5 Пружина Комплектация 1:М

2.4. Информационно-логическая модель в каноническом виде


3. Структуры таблиц

Для решения поставленной задачи необходимо создать 6 таблиц: “Сотрудники мастерской”, “Заказы”, “Клей”, “Картон”, “Пружина”, “Комплектация заказа”, структуры которых следующие (Табл. 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5 и 3.6).