3 Техническое задание на создание ЭИС
На первом этапе формирования информационной системы происходит создание технического задания.
Техническое задание на систему разрабатывается заказчиком при непосредственном участии разработчика.
Техническое задание – документ, утвержденный в соответствующем порядке, определяющий цели, требования и основные исходные данные, необходимые для разработки аналитической информационной системы и содержащий предварительную оценку эффективности системы.
Утвержденное техническое задание является документом, которым разработчики руководствуются на всех этапах создания системы. Изменения, вносимые в техническое задание, должны согласовываться с заказчиком и разработчиком вместе. При разработке технического задания следует:
- установить общую цель создания ЭИС;
- разработать и обосновать требования к информационным подсистемам;
- разработать и обосновать требования к информационной базе, программному обеспечению;
- определить этапы создания системы и сроки их выполнения
- провести предварительный расчет затрат на создание системы и определить уровень экономической эффективности.
При утверждении технического задания разрабатывается график работы и производится полный расчет затрат на разработку системы.
Основным для разработки технического проекта является техническое задание. На предприятиях, организациях средних и больших размеров, т.е. с персоналом более полста человек, руководителю затруднительно контролировать работу всего персонала и, в частности, своевременно выявлять причину нарушения работы. Автоматизация производства обеспечивает ускорение обработки информации, обмена данными, увеличение качества работы. Объединение производства в одну сеть предоставляет возможность создания автоматизированной системы функционирования предприятия. Новая информационная система позволит быстро локализовать причину нарушения нормальной деятельности предприятия, обеспечит своевременное информирование о существующих проблемах.
На основании вышеизложенного можно определить ряд задач:
1) анализ филиала и разработка функционально-логической модели;
2) повышение надежности, оперативности, адресности и аналитичности учетной информации;
3) снижение налоговых и финансовых рисков, связанных с недостатками учетной системы;
4) минимизация трудозатрат учетного персонала;
5) повышение достоверности данных финансовой отчетности.
Высокие темпы развития порождают определенные трудности, существенно возрастает роль информации производства. Повышенные требования предъявляются к учетным системам, возникает необходимость построения высокоинтегрированной информационной структуры по принципу единого информационного пространства. Это справедливо и для отрасли в целом, и для каждого конкретного предприятия.
Руководство компании должно обладать всей полнотой оперативной информации о деятельности предприятия, определять наиболее рентабельные виды продукции, гибко управлять имеющимися финансовыми ресурсами, осуществлять непрерывное планирование и бюджетирование. Важно, чтобы ИС предприятия была максимально оптимизирована, учтена специфика производства.
В любой компании всегда существует множество групп пользователей учетной информации. Среди персонала компании это не только бухгалтеры, но и работники плановых и финансовых служб, линейные менеджеры, и, конечно же, руководство компании. Все сети решают разные задачи и соответственно предъявляют различные требования качеству, степени, точности, оперативности и аналитичности учетной и отчетной информации. У внешних пользователей (акционеров, госорганов, инвесторов, кредиторов) также есть свои требования к отчетности.
Очень часто развитие учетной системы компании происходит стихийно, не успевая за развитием бизнеса, расширением спектра предъявляемых к ней требований. Это отражается в ошибках, запаздывании информации, повышенных налоговых и финансовых рисках и, в конечном итоге, финансовых потерях.
Внедрение новой информационно-аналитической системы могут дать определенные результаты, такие как:
- сбор фактических данных для менеджмента, сопоставляемых с показателями планирования и бюджетирования;
- эффективную взаимосвязь между натуральными, стоимостными и финансовыми учетными показателями;
- ускорение закрытия учетного периода и подготовки финансовой отчетности;
- повышение капитализации компании и снижение стоимости привлечения инвестиций за счет роста уровня корпоративного управления;
- сокращение расходов на подготовку отчетности;
- можно получить представление не только о прошлых (финансовых) показателях компании, но и о том, как формируется потенциал ее будущего, т.е. стратегического роста.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Автоматизированная информационная система (АИС) представляет собой совокупность информации, экономико–математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.
База данных АИС – совокупность файлов, документов, показателей, данных, упорядоченных по определенным признакам, имеющим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, а также обеспечивающих их независимость от прикладных программ. В базе данных АИС может быть представлена не только экономическая, но и правовая, научная, техническая и другая информация. В основе классификации базы данных могут быть положены различные основания деления. В большинстве случаев выбор оснований систематизации базы данных определяется конкретными условиями работы предприятия и характером функциональных и информационных задач.
Предлагаются следующие виды налоговых регистров, которые будут вестись на основе данных бухгалтерского учета:
- регистр учета расходов на приобретение основных средств до перехода на уплату ЕСХН;
- регистр учета расходов по приобретению основных средств после перехода на уплату ЕСХН;
- регистр учета расходов на ремонт основных средств;
- регистр учета расходов на оплату труда;
- регистр учета материальных расходов;
- регистр доходов от продажи продукции.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1) Новый план счетов бухгалтерского учета. – М.: Велби, Изд-во Проспект, 2004.- 128с.
2) Гладкий, А.А. Компьютер для бухгалтера.- СПб.: Питер, 2005. – 272с.: ил.-(Серия «Популярный самоучитель»)
3) Гладкий, А.А. 1С: Предприятие 7.7 – СПб.: Тритон. 2005. – 256с.
4) Информационные технологии в бухгалтерском учете и аудите: учеб. пособие/Под. ред. С.М. Бычковой. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. -216с.
5) Севостьянов, А.Д., Володина, Е.В., Севостьянова, Ю.М. 1С: Бухгалтерия 7.7 Практика применения. Редакция 1.5.-ООО «Константа», 2005.-198с.
6) Филимонова, Е.В., Кириллова, Н.А., 1С: Предприятие в вопросах и ответах. Учебно- практическоепособие для бухгалтеров. -2-е изд.-М.: Издательско-торговая корпорация «Дошков и К», 2005.- 348с.
7) Шуремов, Е.Л. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа и аудита: Учеб. пособие для студ. вузов, обуч. по экон. спец. /Е.Л. Шуремов ,Э.А. Умнова, Т.В. Воролаева.- М.:Перспектива, 2001.- 364с.
8) Харитонов, С.А. Технология ведения учета в программе «1С: Бухгалтерия 7.7». Практическое пособие. – М.: «1С: Паблишинг», 2005.- 412с.:ил.