Практичну цінність мають три методи контролю: логічний, арифметичний та візуальний. Організація логічного контролю зводиться до перевірки значень змінних і застосування правил порівняння під час введення останніх до ЕОМ. Цей вид контролю передбачає так зване форматування даних і величин змінних тобто всі поля даних, виділені на екрані дисплея, мають бути описані у форматах, що відповідають їх можливому поданню при введенні, а самі введені значення даних мають міститися в установлених межах (перевірка довірчого інтервалу).
Арифметичний контроль має на меті стежити за виконанням умов, заданих алгоритмом введення даних у вигляді контрольних співвідношень, записаних в алгебраїчній формі. Нарешті візуальний контроль являє собою форму контролю, здійснюваного безпосередньо користувачем у процесі введення даних, за якого прикладною програмою відображується на екрані текстове значення кодів, що вводяться.
Завдяки безперервному технологічному процесу (всій первинній (фактичній) інформації, яка збирається одноразово і записується у базу (бази) даних, можна забезпечити повну ув'язку даних оперативного, бухгалтерського і статистичного обліку в аналітичному та синтетичному (зведеному) аспектах, достовірність цих даних, яку завгодно ступінь деталізації або групування, за станом на певну дату або за який завгодно час чи період та інше.
За функціональним призначенням і рівнем автоматизації технологічних процесів управління серед управлінських автоматизованих систем розглядають інформаційно-пошукові (ІПС), системи підтримки прийнятих рішень (СППР), інтелектуальні системи (ІнС).
Інформаційно-пошукові призначені для пошуку в своїх сховищах необхідних документів і даних.
Інтелектуальні системи – це системи, що здатні самостійно виконувати роботу, притаманну складній розумовій діяльності людини.
СППР – інтерактивні комп’ютерні системи, що призначені для полегшення, прискорення і поліпшення обґрунтування різних видів управлінських рішень, що приймаються у слабоструктурованих і неструктурованих системах.
Автоматизовані інформаційні системи можна класифікувати також, поділяючи їх на покоління. Розрізняють три покоління.
До інформаційних систем першого покоління належать системи з позадачним підходом обробки даних.
Інформаційні системи другого покоління використовують концепцію, згідно з якою розглядаються спільні для всіх задач бази даних, а для зв’язку баз даних з прикладними програмами спеціальних програм – системи управління базами даних (СУБД).
Інформаційна система третього покоління – це СППР, в яких спільні не тільки бази даних, а й бази моделей (математичне забезпечення).
В АС економічного характеру вирізняють функціональні підсистеми: нормування, планування та прогнозування (оперативного, поточного, перспективного), обліку і контролю, аналізу, регулювання, забезпечуючи підсистеми: інформаційного, технічного, математичного, програмного, правового, організаційного, лінгвістичного забезпечення.
Інформаційне забезпечення – сукупність реалізованих рішень щодо обсягів, розміщення і форм організації інформації, яка циркулює в системі.
Технічне чи програмне забезпечення – сукупність технічних чи програмних засобів, що використовуються при функціонуванні системи.
Математичне забезпечення – сукупність математичних методів, моделей і алгоритмів обробки інформації, використовуваних при створенні системи.
Організаційне забезпечення – сукупність документів, що регламентують діяльність персоналу при функціонуванні системи.
Лінгвістичне забезпечення – сукупність мовних засобів для формалізації природної мови, побудови та поєднання інформаційних одиниць при спілкуванні персоналу із засобами обчислювальної техніки.
Правове забезпечення – сукупність правових норм, що регламентують правовідносини при функціонуванні системи і юридичний статус результатів її функціонування.
У межах підсистеми згідно з їх функціями розв’язуються задачі автоматизованої системи. Під задачами автоматизованої системи розуміють частину автоматизованої функції АС, що характеризуються кінцевим або проміжним результатом у конкретній формі.
Наприклад, задачею може бути автоматизоване складання технологічної карти, нарахування зарплати і тому подібне. За характером виконання задачі поділяють на задачі прямого розрахунку, оптимізаційні, пошукові.
Інформаційні системи можуть бути спільних характеристик, які регламентуються відповідними стандартами ще під час створення систем. При цьому додержуються наступних основних принципів:
Принцип системності полягає в необхідності встановлювати й зберігати зв’язки між структурними елементами АС, які у процесі створення та функціонування цієї системи забезпечують її цілісність.
Принцип розвитку АС має створюватись з урахуванням можливості поповнення і поновлення функцій системи та видів її забезпечення доопрацюванням програмних і технічних засобів.
Принцип сумісності забезпечує здатність АС різних видів і рівнів взаємодіяти у процесі їх спільного функціонування.
Принцип стандартизації та уніфікації полягає в раціональному застосуванні типових, уніфікованих і стандартизованих елементів у процесі створення і розвитку автоматизованих систем.
Принцип ефективності полягає в досягненні раціонального співвідношення між витратами на створення АС і цільовими ефектами, що їх дістають при її функціонуванні.
Управлінські інформаційні системи
УІС – це такі системи, які повинні забезпечувати ефективне функціонування відповідних керованих об’єктів. Вони діляться на немеханізовані, механізовані, автоматизовані і автоматичні. В управлінні економічними об’єктами більше використовуються різнорівневі автоматизовані системи державної статистики, фінансів, стандартів. Такі системи ще називають системами організаційного управління в якому використовуються також різновиди автоматизованих систем: інформаційно-пошукові, системи підтримки прийнятих рішень, інтелектуальні системи. Всі вони функціонують переважно як складові частина автоматизованих систем, хоча можуть використовуватись і автономно.
Перше покоління ІС із застосуванням ЕОМ базувалось на позадачному підході до розв’язування задач і охоплювало період приблизно 1963–1972 роки. Використовувались здебільшого лампові і напівпровідникові ЕОМ. На цьому етапі розв’язувалися в локальному режимі і без достатнього взаємозв’язку переважно задачі бухгалтерського обліку і деякі планові. Але при цьому набувався і вдосконалювався перший досвід рішення економічних задач на ЕОМ, шліфувались методики і технологія, програмне та інші види забезпечення.
Для наступного етапу (1972–1985 рр.) характерне використання баз і банків даних, створення численних АСУ. Основними ЕОМ були машини серії ЄС ЕОМ. При цьому через високу централізацію обробки інформації ще залишились недостатньо високою оперативність розв’язування задач, недостатнім було узгодження окремих задач і рівнів АСУ, малий відсоток використання економіко-математичних методів. Але при цьому підвищились культура і продуктивність управлінської роботи. Почали розв’язуватись принципово нові задачі.
Для третього етапу розвитку систем (з 1985 р. і досі) властиве створення ієрархічно організованого комплексу інтегрованих АСУ з таким же інтегрованим використанням методів і засобів для ефективного функціонування об’єктів управління. Технічна база ПЕОМ і мережі ЕОМ загального призначення і міні ЕОМ тепер уже практично не використовуються.
Для цього етапу характерна децентралізація структури АСУ, що базується на розподіленій обробці інформації. Така технологія наближає технічні засоби до місць виникнення і споживання інформації, прискорює її обробку, зменшує вірогідність виникнення помилок, дозволяє виконавцям брати активну участь в управлінському процесі і підвищувати оперативність управління. Практично системи функціонують у вигляді багаторівневих комплексів АРМ, об’єднаних відповідними мережами.
Інформаційно-пошукова система (ІПС) – це різновид автоматизованих інформаційних систем, в яких завершальна обробка даних не передбачається. Ці системи призначені для пошуку текстів (документів, їх частин, фактографічних записів) в сховищах (базах даних) за формальними характеристиками. Тому в роботі ІПС можна виділити два основні етапи: перший – збір і зберігання інформації, другий – пошук і видача інформації користувачам.
ІПС відрізняються одна від одної за багатьма ознаками, але при вирішенні задач збору, зберігання і передачі інформації мають такі спільні процедури:
1) аналіз документів і їх підбір;
2) створення пошукового образу документів;
3) запис документів і їх пошукових образів на прийняті носії;
4) зберігання документів;
5) аналіз запитів;
6) видача документів користувачам.
ІПС можна класифікувати за такими ознаками:
1) родом виконаних операцій;
2) режимом пошуку;
3) типом інформаційно-пошукової мови;
4) типом критерію відповідності;
5) ступенем автоматизації.
За першою ознакою ІПС діляться на документальні, фактографічні, логічні і комплексні.
Документальні ІПС на інформаційні запити видають адреси зберігання пошукових образів, оригінали чи копії документів з необхідною інформацією.
Фактографічні ІПС у відповідь на введені в них інформаційні запити безпосередньо видають відповідні фактичні дані (структурний склад, формули, характеристики матеріалів і т. д.).
Логічні ІПС видають на запит не лише введену раніше інформацію, але, якщо необхідно, виконують логічну переробку цієї інформації для одержання нової, що в систему не вводилась.