Проблемы документационного обеспечения управления и использования электронной цифровой подписи
Содержание
Введение
1. Проблемы документационного обеспечения управления
1.1 Причины проблем документационной деятельности
1.2 Выбор и требования к автоматизированным бизнес-процессам
1.3 Проблемы, появляющиеся при расширении использования систем автоматизации производства
2. Проблемы использования электронной цифровой подписи
Заключение
Используемая литература
Введение
Задача накопления, обработки и распространения информации стояла перед человечеством на всех этапах его развития. В течение долгого времени основными инструментами для ее решения были мозг, язык и слух человека. Первое кардинальное изменение произошло с приходом письменности, а затем – c изобретением книгопечатания. Следующий прорыв в области информационного обмена произошел с появлением электронных вычислительных машин. Первые ЭВМ использовались как большие автоматические арифмометры. Принципиально новый шаг был совершен, когда от применения ЭВМ для решения отдельных задач перешли к их использованию для комплексной автоматизации тех или иных законченных участков деятельности человека по переработке информации.
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом – практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса – вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Однако, сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку "электронного документооборота", но дальше использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.
Главный пункт этой проблемы заключён в процессе перехода к электронному документообороту, который в условиях нашей страны сопряжён со многими трудностями.
Целью данной работы является изучение проблем автоматизации документооборота.
Для изучения поставленной цели нам необходимо решить следующие задачи:
· изучить проблемы традиционных технологий документационного обеспечения;
· выявить причины проблем документационной деятельности;
· изучить проблемы использования электронной цифровой подписи;
Поиск литературы по данной теме был в значительной мере затруднен. Ввиду технологического отставания России описываемому вопросу было посвящено малое количество публикаций. Основой исходной информацией явились статьи из периодической литературы, посвященной информационным технологиям.
1. Проблемы документационного обеспечения управления
Как показывает практика, на сегодняшний день существует огромное количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих немалое число филиалов, где документационное обеспечение управления совершенно не развито или используется в лучшем случае только наполовину. Между тем работа с документацией была и остается одним из главных бизнес-процессов на любом предприятии и в любом офисе. И организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно, влияющих на оперативность и качество принимаемых решений. Как повысить эффективность работы с документами? Как ускорить и поставить под контроль процессы выполнения поручений по документам, процедуры согласования документов, процессы информирования и ознакомления сотрудников с документами? Как выстроить единое информационное пространство для организаций, имеющих филиалы, дочерние предприятия, представительства. В любой, даже самой дисциплинированной, организации при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать проблемы. В качестве примера можно привести всем известные и очевидные ситуации: потеря поступивших документов, неотправленные по забывчивости либо дублирующие друг друга отправленные документы, отсутствие на договоре, подписанным руководителем и приведшего к значительным убыткам, виз ответственного исполнителя, согласующих лиц и т.д. Все это приводит к путанице и неразберихе, как следствие – к невозможности решения управленческих задач. Давайте посмотрим на любопытный факт статистики. Например, известно, что секретарь-референт тратит около 80% своего времени на работу с документами, у руководителя работа с документами занимает до 45% рабочего времени, у рядовых сотрудников предприятия – до 30% времени. При этом 30% перемещений сотрудников по офису в той или иной степени связаны с задачей поиска нужных документов, в общем данный процесс отнимает у них около одного месяца в год. 15% бумажных документов безвозвратно теряются, а на согласование документов уходит 60-70% рабочего времени. В результате 20-30% поставленных задач вообще не решаются.
Если говорить об общих проблемах компаний с традиционной организацией делопроизводства, то они таковы:
· неизбежная потеря документов, а значит информации;
· попадание документов и информации, содержащейся в них, в чужие руки;
· накопление "мусора" из множества документов, назначение и источник появления которых неясны;
· большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия;
· избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;
· противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;
· бесконтрольность исполнителей, практически невозможно осуществить в короткие сроки доведение поручений, вытекающих из резолюций;
· невозможность восстановления истории работы с документами;
· непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;
· избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного и того же документа.
Как видим, проблем очень даже немало, а результатом их является фактическая неуправляемость организации, которая выражается в том, что руководители не могут ответить даже на такие общие вопросы по документам и исполнителям:
· какие документы и по каким проблемам находятся в работе;
· какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов;
· чем занимались и занимаются конкретные исполнители и подразделения.
Руководители, конечно, хотят навести порядок в сфере делопроизводства с использованием компьютерных технологий, но применяют такие простые организационные решения, лишь минимально соответствующие уровню задач компании. Например, часто используемый подход – создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения.
Данные меры работают, но только до определенного момента. Как только решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются ее размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому хаосу.
Единственный путь решения – автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечения управления (сокращенно ИСДОУ).
1.1 Причины проблем документационной деятельности
В России еще в 1980-гг. многие предприятия требовали от своих программистов создать для своего вычислительного центра Автоматизированную Систему Контроля Исполнения Документов. И программисты честно трудились, и создавали умные программы, и деньги для этого выделялись немалые. Но как только умная машина попадала в руки чиновнику, начиналось непонятное: весь чиновничий аппарат объявлял тихую и негласную забастовку по отношению к ПК: автоматизированная система отнимала чувство чиновничьей значимости и незаменимости. С одной стороны, чиновника обязывали предоставлять системе информацию, обладателем которой традиционно был он и только он. С другой стороны, получалось, что теперь по простому запросу к базе данных руководитель получал справку о состоянии дел, минуя его, чиновника, из рук какого-то оператора ЭВМ. Более того, система регулярно оповещала о его нерасторопности и забывчивости как исполнителя.