Консолидация данных в Excel (стр. 4 из 5)

Пример 15. В примере диапазон В2:В5 рабочей книги Годовые отчеты связан с диапазоном Е2:Е5 рабочей книги Квартал1 (рис. 23).

Чтобы установить эту связь выполните следующие действия:

1. Откройте рабочие книги, между которыми вы хотите установить связь.

2. Активизируйте исходную рабочую книгу.

3. Выделите диапазон ячеек, с которым вы хотите установить связь.

4. Выберите команду Правка, Копировать

5. Активизируйте конечную рабочую книгу, в которой нужно установить связь с данными. Выделите левый верхний угол диапазона ячеек, в который вы хотите поместить связь.

В данном примере необходимо выделить ячейку В5 рабочего листа 1996 рабочей книги Годовые отчеты. Не выделяйте весь диапазон, в который нужно поместить связь, т. к. при этом очень просто ошибиться в размерах и получить сообщение об ошибке Область копирования и область вставки имеют различную форму. Достаточно всего-навсего выделить один верхний левый угол диапазона.

6. Выберите команду Правка, Специальная вставка или, щелкнув правой кнопкой мыши по выделенной ячейке, выберите команду Специальная вставка из контекстного меню. На экране появится соответствующее диалоговое окно.

7. Установите переключатель. Вставить в положение Все, a переключатель Операция — в положение Нет (рис.13.)

8. Нажмите кнопку Вставить связь. В ячейках появятся ссылки.

1.2.3 Связывание с изображениями ячеек рабочего листа

Чтобы на одном листе собрать данные из разных документов, можно использовать связь изображения области рабочего листа с другим листом. Это является прекрасным способом для создания легко обновляемых отчетов, выводимых как на экран, так на печать. Связанные изображения ячеек рабочего листа имеют следующие преимущества перед связанными ячейками и диапазонами:

- Связанные изображения ячеек могут быть быстро открыты и обновлены. При двойном щелчке по изображению открывается лист-источник и выделяется соответствующий диапазон. Если файл рабочей книги, содержащий необходимый лист закрыт, то он откроется автоматически. Это позволяет легко вносить изменения в данные и, следовательно, в рисунок

- Связанные изображения ячеек можно отформатировать большинством способов, применяемых к текстовым полям, что обеспечивает высокое качество печатных документов

- Связанные объекты, в отличии от самих ячеек листа, могут быть свободно перемещены, увеличены или уменьшены. Такая гибкость позволяет добиваться высококачественного оформления страниц, объединяющих различные данные

- Связанные изображения ячеек могут быть выведены на печать вместе с зависящими от них диаграммами

- Связанные изображения ячеек могут быть ассоциированы с макросами, выполняющимися в момент выбора объекта

Однако у связанных изображений ячеек рабочего листа есть и недостатки:

- Нельзя вводить данные непосредственно в связанные изображения ячеек

- В вычислениях связанные изображения ячеек использовать нельзя. Для этой цели следует пользоваться связью с самими ячейками и диапазонами рабочего листа.

Процесс связывания изображения ячеек состоит из двух шагов: копирование рисунка ячейки и последующая вставка в нужное место.

Для копирования можно воспользоваться кнопкой Камера , которая находится среди кнопок в категории Дополнительные средства. Чтобы получить доступ к этой кнопке, сделайте правый щелчок по любой существующей панели инструментов, выберите в контекстном меню команду Настройка, затем выделите категорию Дополнительные средства и перетащите кнопку Камера в любое место рабочего листа или на любую открытую панель инструментов.

Чтобы связать изображение ячеек рабочего листа с помощью кнопки Камера, выполните следующие действия:

- Выделите исходный диапазон, рисунок которого вы хотите создать.

- Нажмите кнопку Камера. Указатель мыши примет вид маленького крестика.

- Перейдите на рабочий лист, на котором вы хотите поместить рисунок.

- Щелчком мыши укажите то место, в котором хотите видеть левый верхний угол рисунка ячеек. На рабочем листе появится изображение ячеек, выделенное черными маркерами.

Чтобы сделать то же самое с помощью команд меню и клавиатуры, выполните следующие действия:

- Выделите исходный диапазон, рисунок которого вы хотите создать.

- Выполните команду Правка, Копировать или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<0>.

- Перейдите на рабочий лист, на котором вы хотите разместить рисунок.

- Выделите ячейку, которая должна находиться в верхнем левом углу рисунка.

Нажав и удерживая клавишу <Shift>, выполните команду Правка, Вставить связь с рисунком.

Пример 16.

На новом рабочем листе сформировать рисунок для построенной в Примере 11 сводной таблицы.

Для этого необходимо:

- выделить исходный диапазон А30:Е42,

- щелкнуть по кнопке Копировать в буфер, перейти к ячейке А1 нового листа,

-удерживая клавишу <Shift>, выполните команду Правка, Вставить связь с рисунком. Результат представлен на рис.24.