При создании таблицы целесообразно (хотя и не обязательно) задать ключевое поле. Это поможет впоследствии, при организации связей между таблицами. Для задания ключевого поля достаточно щелкнуть на его имени правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Ключевое поле.
Закончив создание структуры таблицы, бланк закрывают (при этом система выдает запрос на сохранение таблицы), после чего дают таблице имя, и с этого момента она доступна в числе прочих таблиц в основном окне База данных.
После установки связей между таблицами и наполнения таблиц конкретными данными, можно приступать к работе с базой данных – создавать необходимые формы, запросы и отчеты.
Объекты базы данных отсортированы по категориям и расположены на разных вкладках ее окна.
Формы предназначены средство для ввода данных, позволяющее упростить процесс заполнения базы данных.
Запросы служат для извлечения данных из таблиц и представления их пользователю в удобном виде для анализа.
Отчеты служат для отображения итоговых данных из таблиц и запросов в удобном для просмотра виде.
В Access существуют разнообразные способы создания форм, запросов, отчетов и таблиц. Они могут быть созданы используя окно Конструктора или при помощи Мастера.
Если при запуске Access в диалоговом окне выбрать опцию Запуск мастера, то открывается окно Создание. Далее для создания базы можно использовать шаблоны. Чтобы обратиться к списку шаблонов, необходимо перейти на вкладку Базы данных. Создаются базы данных выбором из определенного списка. При этом возможен выбор таблиц, а в таблицах - нужных полей. После этого пользователь получает базу данных с таблицами, формами ввода и вывода. При первом знакомстве с Access такой способ создания баз данных весьма эффективен.
В таблице приведен список мастеров (программных модулей), имеющихся в Access.
| Наименование | Назначение |
| Мастер баз данных | Создает базы данных из определенного списка; возможен выбор необходимых таблиц и полей; создает формы и отчеты |
| Мастер таблиц | Создает таблицы из списка уже готовых, которые можно изменить. Интересен только на начальном этапе использования таблиц, хотя определенный круг задач можно решить, применяя только таблицы, предоставляемые мастером |
| Мастер простых форм | Создает простую форму, в которую выводятся выбранные пользователем поля из таблицы или запросы |
| Мастер форы с диаграммой | Создает форму с диаграммой, отражающей данные для полей из таблиц и запросов, которые служат источником данных для форм |
| Мастер форм со сводной таблицей MicrosoftExcel | Создает форму, в которую включен объект «страница Excel» со сводной таблицей |
| Мастер построения кнопок | Создает кнопки в форме или отчете с выбранными вами свойствами и функциональностью |
| Мастер создания отчета | Создает отчет, в который выводятся выбранные пользователем поля из таблицы или запрос, с возможностями установки группировки и сортировки |
| Мастер создания наклеек | Позволяет создавать наклейки как стандартные, так и иных размеров |
| Мастер создания отчетов с диаграммой | Позволяет выводить на печать диаграммы, внешний вид которых зависит от данных в таблице или запросе, являющихся источником данных для отчета |
Практическое задание «Разработка приложения в MSAccess» № 15
Условие: Используя возможности системы управления базами данных MS Access необходимо выполнить следующее задание:
1. Создать таблицы в соответствии с индивидуальным заданием (варианты заданий находятся в таблице 2), в таблицах определить первичные ключи, при помощи средств подстановки создать внешние ключи, сформировать схему данных, заполнить таблицы данными (минимальное количество записей указано в скобках после названий таблиц). Распечатать содержимое таблиц и схему данных.
2. Сформировать запросы в соответствии с вариантом задания. Распечатать структуру и результат выполнения запросов.
3. Для одной из таблиц создать и распечатать ленточную форму.
4. Создать и распечатать составную многотабличную форму для просмотра и ввода информации в таблицы, соединенные между собой отношением «один ко многим». Форма должна включать основную и подчиненную формы. В заголовок формы следует внести фамилию разработчика базы данных, номер группы, номер зачетной книжки и номер варианта, в примечание формы поместить кнопки вызова запросов.
5. Создать и распечатать отчеты. Отчеты должны содержать группировку по повторяющимся данным. В конце каждой группы и в конце отчета должны располагаться итоговые строки для числовых полей. Поля, по которым требуется выполнить группировку, в составе полей отчета вынесены в отдельные строки и выделены курсивом.
6. При помощи диспетчера кнопочных форм создать главную кнопочную форму приложения, состоящую как минимум из трех страниц: главной страницы с кнопками перехода на другие страницы и кнопкой завершения работы; страницы работы с данными с кнопками открытия ранее созданных форм и кнопкой возврата на главную страницу; страницы печати данных с кнопками вызова отчетов и кнопкой возврата на главную страницу.
| Таблица | Материально-ответственные лица (3) | Код МОЛ, ФИО |
| Товарно-материальные ценности (10) | Код ТМЦ, наименование ТМЦ, вид ТМЦ (канцелярские товары, расходные материалы…), цена | |
| Поступление(14) | Код ТМЦ, поступившее количество, дата поступления, код МОЛ | |
| Расход (6) | Код ТМЦ, дата расхода, израсходованное количество | |
| Запросы | Поступление товарно-материальных ценностей | Наименование ТМЦ, цена, количество, стоимость (цена * количество) |
| Наличие товарно-материальных ценностей | ФИО, стоимость ТМЦ | |
| Движение товарно-материальных ценностей | Наименование ТМЦ, цена, поступившее количество, израсходованное количество, остаток (поступившее количество - израсходованное количество) | |
| Наличие товарно-материальных ценностей по видам | Вид ТМЦ, стоимость ТМЦ | |
| Период с наибольшей стоимостью поступивших ТМЦ | Год, месяц; стоимость поступивших ТМЦ | |
| Отчеты | Движение товарно-материальных ценностей | Наименование ТМЦ, ценаДата поступления, стоимость поступления, дата расхода, стоимость расхода, стоимость остатка |
| Остаток товарно-материальных ценностей | ФИОНаименование ТМЦ, цена, поступило, израсходовано, остаток, стоимость остатка |
При выполнении контрольной работы была спроектирована база данных «ТМЦ», содержащая таблицы «МОЛ», «ТМЦ», «Приход» и «Расход». Значения таблицы «МОЛ» используются при вводе данных в таблицу «Приход», значения таблицы «ТМЦ» используются при вводе данных в таблицы «Приход» и «Расход».
Структура таблицы «МОЛ»:
| Название поля | Тип данных | Свойства |
| Код МОЛ | Текстовый | Размер поля – 2, ключевое поле |
| ФИО | Текстовый | Размер поля – 15 |
Структура таблицы «ТМЦ»:
| Название поля | Тип данных | Свойства |
| Код ТМЦ | Текстовый | Размер поля – 3, ключевое поле |
| Наименование ТМЦ | Текстовый | Размер поля – 20, значение по умолчанию отсутствует |
| Вид ТМЦ | Текстовый | Размер поля – 20, подстановка из созданного списка |
| Цена | Денежный |
Структура таблицы «Приход»:
| Название поля | Тип данных | Свойства |
| Код ТМЦ | Текстовый | Размер поля – 3, подстановка поля Код ТМЦ таблицы «ТМЦ» |
| Приход | Целое | Число десятичных знаков- 0; значение по умолчанию - 0 |
| Дата | Дата/Время | Краткий формат даты |
| Код МОЛ | Текстовый | Размер поля – 2, подстановка поля Код МОЛ таблицы «МОЛ» |
Структура таблицы «Расход»:
| Название поля | Тип данных | Свойства |
| Код ТМЦ | Текстовый | Размер поля – 3, подстановка поля Код ТМЦ таблицы «ТМЦ» |
| Дата | Дата/Время | Краткий формат даты |
| Расход | Целое | Число десятичных знаков- 0; значение по умолчанию - 0 |
Описание процесса создания.
1. Выбираем Объект Таблицы окна базы данных и способ создания новой таблицы – создание таблицы в режиме Конструктор. Окно Конструктора таблиц является графическим бланком для создания и редактирования структуры таблиц. Имя поля таблицы вводим в первом столбце, оно одновременно будет и именем столбца будущей таблицы, если свойство Подпись для этого поля не задано. Тип для каждого поля выбираем из раскрывающегося списка, открываемого кнопкой выбора типа данных.
Список свойств поля, выделенного в верхней части содержит нижняя часть бланка. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Их можно настроить по желанию, а можно и не изменять.
Для создания поля подстановки в строке Тип данных для поля выбирают Мастер подстановок…, а в открывшемся диалоговом окне Создание подстановки создается столбец подстановки: - это может быть фиксированный набор или поле таблицы, задается подпись столбца подстановки и нажимается кнопка ОК.
После завершения ввода полей таблицы и их свойств, бланк закрываем и указываем имя таблицы.
При создании связей между таблицами открываем окно Схема данных командой Схема данных в меню Сервис. В окне Таблицы выбираем таблицу и нажимаем кнопку Добавить. Затем, после выбора всех таблиц, нажимаем кнопку Закрыть. В окне Схема данных появляются небольшие окна со списками полей выбранных таблиц. Перетаскиваем ключевое поле главной таблицы к соответствующему полю вспомогательной таблицы при помощи мыши. Активизируем опцию Обеспечение целостности данных в появившемся диалоговом окне Связи. При этом будет установлено отношение один-ко-многим, или один-к-одному, что отражается в области Тип отношения окна Связи. Нажимаем кнопку Создать и в окне Схема данных графически обозначится связь между полями таблиц.