Отже, це можливість побудувати організацію на інформаційному рівні і надавати цю інформацію всім, кому необхідно. Коли працівник знає те, чим займається установа, яка стратегічна система технічного бачення установи, які принципи керівництва, то він може більш ясно зупинитися на власному вкладі в загальну справу. Для забезпечення цієї надійності дуже актуальні проблеми інформаційної безпеки, оскільки можливе її витікання. Мережа Інтранет не тільки програма обміну поштою. Фактично, це альтернатива електронної пошти Внутрішня мережа надає надійні, багаті різноманітними властивостями прикладні програми, які поділяють чотири основні стандартні послуги мережі управління директоріями, електронною поштою, файлами і друком.
Курсова робота мала за мету виявлення особливостей використання інформаційних технологій в документознавстві, технологічні умови, що забезпечують реалізацію інформаційного процесу та важливу роль мережі Інтернет в цій галузі. Розглянуто поняття інформаційних технологій, етапи їх розвитку, особливості використання мережі Інтернет / Інтранет в документознавстві.
Шляхом дослідження визначено, що в галузі документознавства при використанні інформаційних технологій у комплексі документ набуває кінцевого результату лише з широким впровадженням сучасних комп`ютерних технологій, локальних та глобальних комп`ютерних мереж Інтернет / Інтранет.
Зрозуміло, що сучасний фахівець з документознавства має володіти: системою знань, умінь, навичок, методологією збирання, накопичення інформації, опрацювання, зберігання., подання, передавання і використання інформації; володіти різноманітними видами інформаційного пошуку від найдавніших, традиційних до найсучасніших операційних систем Windows; уміло використовувати інформаційні ресурси для отримання потрібної інформації.
Вагомим засобом підвищення продуктивності роботи з документами є введення інформаційних технологій в систему роботи з документознавства. Всі етапи діловодного процесу мають бути механізованими, автоматизованими та комп’ютеризованими. Інформаційний процес на всіх етапах підготовки документів, а саме при копіюванні, при оперативному зберіганні, при транспортуванні мають бути узгодженими, що надає користувачу можливість об`єднати їх в єдину систему.
Розглянувши інформаційні технології з теоретичної точки значення прийшли до висновку, що і у сучасному стані ІТ в документознавстві мають перспективи розвитку в суспільстві при використанні сукупності методів і способів одержання, обробки, подання інформації, спрямованих на зміну її стану, властивостей, форми, змісту й здійснюваних в інтересах користувачів.
Етапи розвитку інформаційних технологій найбільш яскраво простежується на процесах зберігання, транспортування й обробки інформації.
Сучасний етап характеризується широким впровадження у різних сферах електронних офісів, що виявилося практично можливим насамперед завдяки широкому розповсюдженню ПК із відкритою архітектурою, що дозволяє змінювати конфігурацію машини з орієнтацією на виконання конкретних робіт, різноманітних проблемно-орієнтованих програмних продуктів (зокрема, пакет Microsoft Office), а також усіляких високоефективних засобів оргтехніки.
Усі програмні продукти Microsoft Office не тільки уніфіковані, але й інтегровані між собою, що дає змогу в рамках вирішення певної ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін незалежно від того, який тип документа опрацьовується. Інформаційна технологія є найбільш важливою складовою процесу використання інформаційних технологій в документознавстві. До теперішнього часу вона пройшла кілька етапів, зміна яких обумовлювалася головним чином розвитком науково-технічного прогресу, появою нових технічних засобів технології опрацюванні інформації. У сучасному суспільстві основним технічним засобом опрацюванні інформації служить персональний комп’ютер, що істотно вплинув як на концепцію побудови та використання технологічних процесів, так і на якість результатної інформації. Впровадження персонального комп’ютера в інформаційну сферу й застосування телекомунікаційних засобів зв’язку обумовили новий етап розвитку інформаційної технології.
Дуже важливою властивістю інформаційної технології є те, що для неї інформація є не тільки продуктом, але і вихідною сировиною. Особлива роль приділяється всьому комплексу інформаційної технології і техніки в документознавстві.
Безсумнівною перевагою інформаційної технології в документознавстві є застосування мережі Інтернет / Інтранет. Застосування технічних засобів при відтворенні документу надає можливість у сфері документознавства користуватися у повному обсязі інформаційними технологіями.
Пішеніна Т.І. Інформаційне забезпечення управління та реферування [Текст]: Навч. посіб. для дистанційного навчання / Пішеніна Т.І., Шаповал О. Ф.; За наук. ред. О.Б. Бутник-Сіверського - К.: Вид-во "Університет "Україна", 2006. - 278 с.
Інформатика і комп’ютерна техніка [Текст]: Навч. посіб. для дистан. навчання. /Уклад.: Н.М. Наумова та ін. - К.: Університет "Україна", 2004. - 404 с.
Сорока П.М. Інформаційні системи і технології у фінансах [Текст]: Навч. Посібникдля дистанційного навчання // За редакцією д. е. н., проф. П.А. Лайка. – К.: Вид-во Університету “Україна”, 2005. – 260 с.
Кулешов С.Г. Управлінське документознавство [Текст]: Навчальний посібник. - К.: ДАКККіМ, 2003. - 57 с.
Кушнаренко Н.Н. Документоведение [Текст]: Учеб. для вузов. - 5-е изд., стереотип. - К.: Знання, 2004. - 459 с.
Діденко А.Н. Сучасне діловодство [Текст]: Навч. посібник. – 3-тє вид. – К.: Либідь, 2001. – 384 с.
Ракитов А.И. Информационное общество, информатизация [Текст]. – М., 2001. – 286 с.
Кушнаренко Н.М. Наукова обробка документів [Текст] / Н.М. Кушнаренко, Удалова В. К.: Підручник. - К.: Вікар, 2004. - 28 с.
Кулаков Ю.О. Комп'ютерні мережі [Текст] / Ю.О. Кулаков, Г. М Луцький. . - К.: Юніор, 2003. - 396 с.
Мельник І.В. Інформаційні системи та мережі [Текст]: Навч. посіб. для дистанц. навчання. – К.: Ун-т, 2005. – 260 с.
Бохан В.Г. Організаційна техніка [Текст]: Навч. посіб. для дистанц. навч. – К.: Ун-т “Україна”,2004. – 192 с.
Зеленський К.Х. Системи управління базами даних [Текст]: Навч. посіб. для дистанційного навчання / К.Х. Зеленський, В.М. Ігнатенко. – К.: Університет "Україна", 2006. – 245 с.
Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 3-тє вид. – К.: Либідь, 2001. – 384 с.
Наумова Н.М. Інформатика і комп’ютерна техніка [Текст]: Навч. посіб. для дистан. навчання. /Уклад.: Наумова Н.М. та ін. - К.: Університет "Україна", 2004. - 404 с.