Торговые представительства, возможно, являются одним из наиболее ценных, имеющихся в наличии средств информации об источниках снабжения, видах продукции и общей ситуации на рынке закупок.
Особое внимание в качестве средства информации об источниках снабжения отводится Интернету. В последние годы Интернет в России активно используется для поиска партнеров по бизнесу, в том числе и для снабжения.
При поиске потенциальных поставщиков могут быть использованы также следующие методы:
· конкурсные торги
· изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.
· посещение выставок и ярмарок
· письменные переговоры между поставщиком и потребителем.
Наиболее распространенными и эффективными являются: конкурсные торги и переговоры поставщиков с потребителем.
Конкурсные торги (тендеры) - распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Они проводятся в случае закупок сырья, материалов, комплектующих на большую денежную сумму или, если планируется наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны поставщику, так как он получает представление об условиях работы с потребителем, а также выгодны потребителю, так как он совмещает решение проблем получения требуемого товара и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.
Проведение тендера включает следующие этапы:
· реклама
· разработка тендерной документации, которая инструктирует участников тендера о процедуре торгов, дает описание закупаемых товаров и услуг, устанавливает критерии для оценки предложений и определяет условия будущего контракта
· публикация тендерной документации
· приемка и вскрытие тендерных предложений
· оценка тендерных предложений, которая ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Т.е., члены тендерного комитета рассматривают только те предложения, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации, а также не вступают в переговоры с участниками торгов.
· подтверждение квалификации участников торгов
· предложение и присуждение контракта
В процессе письменных переговоров между поставщиком и потребителем официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика может быть организовано двумя способами.
При первом способе инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (оферты), включающие в себя следующие реквизиты:
· наименование товара
· количество и качество товара
· условия и срок поставки,
· условия платежа
· характеристику тары и упаковки
· порядок приемки – сдачи
Оферты могут быть твердыми и свободными. Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить условия. Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным партнерам. Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.
При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение оферты. При обращении потенциального покупателя к своим постоянным контрагентам вместо запроса высылается заказ.
В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется.
Критерии оценки и отбора поставщиков материальных ресурсов зависят от требований потребителей логистической системы и могут быть различными. Обычно их три-четыре, в отдельных случаях их может быть более 60. В то же время независимо от специфики отрасли, размера предприятия, особенностей производства важнейшими критериями в процессе оценки и отбора согласно требованиям закупочной логистики являются следующие.
1. Надежность снабжения.
2. Качество поставляемой продукции.
3. Приемлемая цена.
4. Удаленность генератора материальных потоков от потребляющей логистической системы.
5. Сроки выполнения текущих и экстренных заказов.
6. Способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования.
7. Психологический климат в трудовом коллективе поставщика.
8. Организация управления качеством продукции у поставщика.
9. Кредитоспособность и финансовое положение поставщика.
10. Репутация и роль в своей отрасли.
11. Имидж.
12. Оформление товара (упаковка).
13. Наличие резервных мощностей у источника поставки.
Также существует другая шкала критериев. Она предложена Майклом Р. Линдерсом и Харольдом Е. Фироном и используется большинством зарубежных фирм-производителей продукции при выборе (или предварительном отборе) поставщиков материальных ресурсов. Критерии расположены в порядке приоритета.
1. Качество продукции.
2. Своевременность доставки (на основе фактов соблюдения или несоблюдения ими сроков поставок).
3. Цена (сравнение реальной цены с желаемой или с минимальной) у других поставщиков.
4. Обслуживание (качество технической помощи, отношение поставщика и время ответа на просьбы о помощи, квалификация обслуживающего персонала и т. д.).
5. Повторные предложения по разработке продукции или услуги по снижению цены.
6. Техническая, инженерная и производственная мощности.
7. Оценка дистрибьюторских возможностей (если поставщик выполняет функцию дистрибутора).
8. Детальная оценка финансов и управления.
Обобщение рассмотренных подходов позволяет выделить главные критерии, на которых рекомендуется строить систему выбора поставщика:
1. Качество продукции. Относится к способности поставщика обеспечить товары и услуги в соответствии со спецификациями, а также с требованиями потребителя независимо от того, соответствует ли продукция спецификации.
2. Надежность поставщика (честность, отзывчивость, обязательность, заинтересованность в ведении бизнеса с данной компанией, финансовая стабильность, репутация в своей сфере, соблюдение ранее установленных объемов поставки и сроков поставки и т. д.).
3. Цена. В цене должны учитываться все затраты на закупку конкретного материального ресурса, т. е. транспортировку, административные расходы, риск изменения курсов валют, таможенные пошлины и т. д.
4. Качество обслуживания. Оценка по данному критерию требует сбора информации у достаточно широкого круга лиц из различных подразделений компании и сторонних источников. Необходимо соблюдать мнения о качестве технической помощи, отношении поставщика к скорости реакции на изменяющиеся требования и условия поставок, к просьбам о технической помощи, квалификации обслуживающего персонала и т. д.
5. Условия платежа и возможность внеплановых поставок.
Поставщики, предлагающие выгодные условия платежа (например, с возможностью получения отсрочки, кредита) и гарантирующие возможность получения внеплановых поставок, позволяют избежать многих проблем снабжения.
Данной системе установленных критериев может соответствовать несколько поставщиков. В этом случае приходится их ранжировать, опираясь на влияние непосредственных контактов с представителями поставщиков.
Окончательный выбор поставщика производится лицом, принимающим решение в отделе логистики (закупок).
Для повышения объективности оценки потенциального поставщика предприятия могут прибегнуть к услугам специализированных агентств, одной из функций которых является подготовка информации о поставщиках. Такой информацией, в частности, может быть оценка финансового положения поставщика по таким показателям, как ликвидность, чистая прибыль, оборачиваемость и др.
На выбор поставщика существенное влияние оказывают результаты работы по уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценок, позволяющая рассчитать рейтинг поставщика. При расчете рейтинга поставщика учитывается важность того или иного критерия (удельный вес критерия) в зависимости от значимости товаров, сырья и комплектующих с точки зрении производственного или торгового процесса. Отсутствие некоторых комплектующих, требующихся регулярно, может привести к остановке производственного процесса. Главным критерием при выборе поставщика данной категории предметов труда будет надежность поставки.
Оценка поставщиков должна осуществляться по трем направлениям:
· общая информация, характеризующая деятельность поставщика;
· данные по результатам выполнения договоров;
· оценка использования продукции в производственном процессе.
Общая информация может содержать данные о финансовом состоянии поставщика, опыте работы на рынке, выполнении требований техники безопасности, экологии, внешней безопасности предприятия и т.д. Данные по результатам выполнения договоров содержат информацию о качестве поставляемой продукции по результатам проведения процедур приема груза на складах и соблюдении сроков выполнения договора. Наиболее сложным является третий аспект оценки - со стороны производства. Основная проблема - во взаимодействии между производством и системой снабжения, а также в правильном построении информационных потоков для отслеживания информации по каждой партии поставки.