Как отмечалось, осуществление комплекса мероприятий по совершенствованию деятельности службы документационного обеспечения управления должно носить планомерный характер. С этой целью руководство службы разрабатывает проект плана (при необходимости — во взаимодействии с другими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия).
Такой план может предусматривать проведение мероприятий, касающихся:
1 разработки новых (уточнения действующих) нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов предприятия по вопросам документационного обеспечения управления;
2 изменения существующего документооборота предприятия с учетом новых требований к его организации;
3 обучения персонала службы документационного обеспечения управления и, если требуется, других должностных лиц предприятия, допущенных к работе с управленческой документацией;
4 обеспечения соответствующей документацией структурных подразделений предприятия.
Таким образом можно сделать следующие выводы, в условиях возрастающей роли делопроизводства в эффективном функционировании организации одним из важнейших факторов повышения профессиональной компетентности работников кадровых служб становится глубокое знание ими действующих нормативно-правовых актов и методических документов и неукоснительное следование их требованиям в процессе работы с документами.
3 ГЛАВА. Структура и численный состав службы ДОУ
Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления (ДОУ), ее должностного и численного состава.
Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями.
Функции основных подразделений службы документационного обеспечения управления
| Наименования подразделения службы ДОУ | Выполняемые подразделением функции |
| секретариат | информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов)планирование рабочего дня руководителейпредварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступивших в организацию документовсоставление и оформление документов по заданиям руководителейаналитическая работа по документам по заданию руководителяорганизация телефонных переговоров руководителейорганизация командировок и деловых встреч руководителей и др. |
| экспедиция | прием корреспонденции, поступающей в адрес организациираспределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные подразделенияобработка отправляемых из организации документов |
| подразделение (группа, отдел) по регистрации и учету документов | регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документовведение информационно-справочной работы по документам организацииподготовка документов для представления на рассмотрение руководстваконтроль за правильностью оформления документовформирование делподготовка дел к передаче на хранение в архив организации |
| подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов | организация контроля за сроками исполнения документовпостановка документов на контрольпроверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителейпредварительная проверка и регулирование хода исполнения документовснятие документов с контроляучет и обобщение результатов контроля исполнения документовподготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов |
| подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан | регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб)подготовка обращений граждан к рассмотрению руководствомнаправление обращений граждан на исполнениеконтроль за сроками исполнения обращений гражданотправка писем-ответов гражданамобобщение результатов исполнения обращений гражданформирование дел с документами по рассмотрению обращений гражданподготовка предложений для руководства по совершенствованию организации работы с обращениями граждан |
| подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов | перепечатка документов по заявкам подразделений и работниковсчитывание документов |
| отдел совершенствования делопроизводства | разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, должностных инструкций работников и др.)разработка и корректировка номенклатуры дел организацииконсультирование работников организации по вопросам работы с документамиметодическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организацияхпроведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организацииорганизация повышения квалификации работников, проведение семинаров по делопроизводствуразработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводствепостановка задач автоматизации делопроизводства |
| копировально-множительное бюро | копирование и тиражирование документов организации по заявкам структурных подразделений и работников |
| протокольная группа | разработка планов работы коллегиальных органовоформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органаподготовка и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний)ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органоврассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицамоформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документовконтроль за исполнением решений коллегиальных органовоформление выписок из протоколов и др. |
| редакционная группа | редактирование документов, издаваемых в организациикорректорская правкаподготовка проектов документов для рассмотрения руководством, для издания и опубликования |
| Приемная (может быть структурной частью подразделения по работе с обращениями граждан) | организация приема посетителей руководством организациисоставление плана работы приемнойведение учетной документации по личному приему гражданорганизация исполнения документов, полученных при личном приемеобобщение результатов приема посетителейподготовка предложений по совершенствованию работы приемной |
| архив (организации) | ведение списков организаций и (или) структурных подразделений организации – источников комплектования архиваприем дел структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архиваучет и обеспечение сохранности принятых в архив документовсоздание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архиваорганизация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использованияпроведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранениеосуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях – источниках комплектованияорганизация работы по составлению номенклатуры дел организацииоказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документамиучастие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управленияучастие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления |
В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.
В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь.
Для эффективной организации работы службы делопроизводства и в целом аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая, прежде всего, зависит от объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).
Все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:
1-я категория – учреждения с объектом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;
2-я категория – учреждения с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;