В крестьянском (фермерском) хозяйстве учет своей хозяйственной деятельности осуществляет глава хозяйства или один из его членов, обладающий необходимыми навыками по этому виду трудовой деятельности. Не исключено, что для выполнения учетных работ, особенно при применении двойной системы учета, могут привлекаться специалисты со стороны.
Учетная деятельность в крестьянском (фермерском) хозяйстве затрагивает в том или ином объеме вопросы состояния и изменения имущества, материалов и продукции, денежных средств и трудовых ресурсов. Объем и степень точности учетной информации во многом определяется целями хозяйствования, производственной необходимостью и экономической целесообразностью.
Значение и необходимость учета в крестьянском (фермерском) хозяйстве обусловливается, с одной стороны, потребностью в информации об имеющемся в хозяйстве имуществе, затратах, объемах производства продукции и поступлениях выручки от реализации продукции, работ, услуг, а с другой стороны, обязанностью представления в государственные учреждения информации о результатах производственно-хозяйственной деятельности. Глава хозяйства несет установленную законодательством ответственность за искажение государственной отчетности. Следовательно, ведение учета для главы фермерского хозяйства является делом не добровольным, а обязательным [статья 23 Закона "О крестьянском (фермерском) хозяйстве"].
Таким образом, учет—это неотъемлемая и обязательная функциональная деятельность крестьянского (фермерского) хозяйства, обеспечивающая в то же время и контроль за производством, наличием и использованием материальных, трудовых и денежных средств. Поэтому главе хозяйства или другому лицу, осуществляющему учет, необходимо:
обязательно определять экономическую целесообразность и выгодность того или иного хозяйственного действия прежде, чем приступить к его реализации; уметь правильно в момент совершения хозяйственной операции (сделки) составлять первичные документы и ежедневно и аккуратно вести записи в соответствующих книгах, журналах, на отдельных листах о свершенных за день хозяйственных операциях (сделках) на основании оформленных документов.
Чтобы добиться объективной оценки состояния хозяйства и строгого учета всех хозяйственных процессов, в крестьянском (фермерском) хозяйстве необходимо должным образом наладить весь учетный процесс.
1.3. Организация учета в крестьянских (фермерских) хозяйствах
В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации все предприятия, организации и учреждения, независимо от их вида и форм собственности, в том числе крестьянские хозяйства, должны вести бухгалтерский учет своего имущества, обязательств и хозяйственных операций.
В крестьянских хозяйствах объем учетной работы намного меньше, чем в колхозах и совхозах, но требования к ней не снижаются. Каждое хозяйство не может содержать отдельную штатную единицу бухгалтера, поэтому учет должен быть простым, доступным и недорогим. Для его ведения применяются типовые формы, используемые на сельскохозяйственных предприятиях.
Как и все другие предприятия, крестьянские хозяйства должны отражать на бухгалтерских счетах всю информацию, необходимую для управления и контроля. Для этого необходимо разработать свой рабочий план счетов.
Важными моментами организации учета в крестьянских хозяйствах являются подбор и ведение учетных регистров. В небольших односемейных хозяйствах, где учетом занимаются люди, не имеющие специального образования и бухгалтерского опыта, целесообразно использовать регистры, построенные по простому принципу записей "приход-расход-остаток" и вполне доступные широкому кругу фермеров.
Для организации бухгалтерского учета в крестьянских хозяйствах Госкомстат рекомендует вести следующие учетные регистры: Книгу учета имущества крестьянского хозяйства (ф. №1-КХ), Книгу учета продукции и материалов (ф. №2-КХ), Книгу учета труда (ф.№3-КХ), Журнал учета хозяйственных операций (ф.№4-КХ), Ведомость финансовых результатов (ф.№5-КХ).
Есть ли необходимость в ведении всех этих регистров? Теоретически да, а практически их не ведет большинство хозяйств, так как для фермеров они являются сложными.
Исследования показывают, что для индивидуальных крестьянских хозяйств с небольшим объемом производства, где за год совершается не более 50 хозяйственных операций, достаточным является открытие на год Книги учета хозяйственных операций. В нее сначала записывают остатки по счетам на начало года, а затем хозяйственные операции на основании первичных документов в хронологической последовательности и с соблюдением способа двойной записи.
Данная книга является комбинированным учетным регистром, заменяет журналы-ордера (мемориальные ордена) и выполняет роль Главной книги. Она доступна, проста, охватывает все хозяйственные операции. После небольшой консультации по ее ведению фермер самостоятельно может заносить в нее информацию.
В односемейных крестьянских хозяйствах основные средства представлены в виде двух-трех единиц техники, на которые открывают карточки учета основных средств, а на производственные запасы-карточки складского учета. Ведение книг учета затрат на производство не практикуется, так как в таких хозяйствах, как правило, выращивают одну культуру или группу скота. Для учета оплаты труда используют расчетно-платежные ведомости.
Хорошо налаженный учет позволяет фермеру оценить финансовое состояние своего хозяйства и доходность производства, своевременно представлять установленные формы отчетности.
Глава2. Особенности ведения учета в фермерских хозяйствах
2.1. Основные положения по учету в крестьянских (фермерских) хозяйствах
Крестьянские (фермерские) хозяйства могут вести учет по простой или упрощенной двойной системе. При двойной системе каждая хозяйственная операция отражается по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. При простой системе корреспонденция счетов не применяется и записи производят в книгах по принципу: приход -расход, затраты - доходы и т. п. Выбор варианта ведения учета определяется главой хозяйства и зависимости от размера хозяйства и экономической целесообразности. При этом двойную систему учета целесообразно использовать в хозяйствах с земельной площадью свыше 50 га или размерами годовых валовых денежных поступлений от реализации продукции (работ, услуг) и прочих поступлений свыше 1000 минимальных месячных оплат труда.
Для оформления хозяйственных операций в крестьянском (фермерском) хозяйстве могут использоваться различные формы учетных документов, состав которых несколько различен для хозяйств, осуществляющих учет по простой и по двойной системе, но определенная их часть может применяться во всех хозяйствах.
Так, едиными для всех хозяйств являются формы денежных, расчетных и товарно-транспортных документов внешнего использования, в частности: счет-фактура (ф. № 868) - по расчетам с поставщиками и другими организациями;
платежное поручение (ф. № 041060) -для перечисления средств с расчетного счета в банке на счет поставщика или иной организации, перед которой хозяйство имеет задолженность (страховой организации, в бюджет, во внебюджетные фонды и т. п.); платежное требование-поручение (ф. № 0401040) - для взыскания средств с плательщика; заявление на аккредитив (ф. №0401005) - в случае использования поставщиком для гарантированности платежа аккредитивной формы расчетов; денежные чеки (сброшюрованные в чековые книжки) -для получения наличных денег в банке со счета хозяйства; расчетные чеки - для расчетов с поставщиками и другими организациями; объявление на взнос наличными (ф.№ 04020010), на основании которого хозяйство вносит наличные деньги, превышающие установленный лимит хранения денег в кассе, в банк для зачисления на свой расчетный счет; товарно-транспортные накладные на отправку-приемку продукции на хлебоприемные пункты, заготовительные организации, предприятия, перерабатывающие сельскохозяйственную продукцию.
Таким образом, расчетные и денежные операции оформляются на типовых денежных и расчетных документах.
В отдельных случаях для оформления хозяйственных операций могут использоваться накладные, акты, расписки и другие аналогичные документы внутрихозяйственного назначения. В крестьянских (фермерских) хозяйствах могут применяться также формы специализированных первичных документов, применяемые сельскохозяйственными предприятиями, например: табель учета использования рабочего времени (ф. № 140-АПК) - для учета выхода на работу и отработанного времени; расчетно-платежная ведомость (ф. № 141-АПК) - для производства расчетов по оплате труда и др.
Состав применяемых учетных документов внутрихозяйственного использования, а также учетные регистры могут существенно отличаться в силу того, что в хозяйствах при двойной системе учета записи в учетные регистры производятся только на основании первичных документов, в то время как при простой системе учета по многим хозяйственным операциям записи в учетные регистры могут производиться и без составления документов.
Документы должны составляться чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке или при помощи ЭВМ В учетные регистры (книги, ведомости) записи могут производиться от руки чернилами или шариковой ручкой. Ошибки, допущенные в документах или учетных регистрах, могут быть исправлены путем зачеркивания неправильной записи так, чтобы ее можно было прочитать, и написания над зачеркнутой правильной записи. В денежных документах исправления не допускаются.
Документы следует хранить по назначению в папках, подшитыми в календарной последовательности составления, для того, чтобы при необходимости их можно было быстро отыскать. Срок хранения большей части документов и учетных регистров - 5 лет, после чего они могут быть уничтожены. Документы, связанные с начислением и выплатой дохода (оплаты труда), должны храниться постоянно.