Основным регистром, используемым для оформления расчетов с рабочими и служащими, является расчетная ведомость. Это регистр аналитического учета, так как составляется в разрезе каждого табельного номера, по цехам, категориям работников и по видам оплат и удержаний (см. Приложения).
Показатели расчетной ведомости являются основанием для заполнения платежной ведомости для выдачи заработной платы в окончательный расчет.
Применяется несколько вариантов оформления расчетов предприятий с рабочими и служащими:
- путем составления расчетно-платежных ведомостей;
- путем составления расчетных ведомостей, а выплата производится отдельно по платежным ведомостям;
- путем составления машинным способом листков "Расчет заработной платы" для каждого рабочего за месяц (начислено, удержано и к выдаче), на основании которых заполняется платежная ведомость для выдачи заработной платы.
Основанием для составления расчетных ведомостей и листков расчета зарплаты являются первичные документы:
- табель учета использования рабочего времени;
- накопительные карточки заработной платы;
- расчеты бухгалтерии по всем видам дополнительной заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности;
- расчетные ведомости за прошлый месяц;
- решения судебных органов на удержания по исполнительным листам;
- платежные ведомости на ранее выданный аванс за первую половину месяца;
- расходные кассовые ордера на выдачу внеплановых авансов и т.д.
Выдача заработной платы производится по платежным ведомостям в установленные на предприятии дни месяца. Основанием на право выдачи является наличие в ее реквизитах приказа в кассу для оплаты указанной суммы в срок с ___по ___. Подписывают приказ руководитель предприятия и главный бухгалтер. Кассир ведет специальную книгу регистрации платежных ведомостей и сумм, выданных (полученных) наличными. По истечению трех дней кассир построчно проверяет и суммирует выданную заработную плату, а против фамилий, не получивших ее, в графе "расписка в получении" проставляет штамп или пишет от руки "депонировано". Платежная ведомость закрывается двумя суммами - выдано наличными и депонировано. На депонированные суммы кассир составляет реестр не выданной заработной платы, после чего передает в бухгалтерию платежную ведомость и реестр не выданной заработной платы для проверки и выписки расходного ордера на выданную сумму заработной платы. Расходный кассовый ордер передается кассиру для регистрации в кассовой книге.
Суммы невостребованной заработной платы кассир сдает в банк на расчетный счет предприятия с указанием "депонированные суммы".
Своевременно не полученную рабочими и служащими заработную плату предприятие хранит в течение 3-х лет и учитывает ее в составе счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Депонированная заработная плата".
В условиях рыночных отношений создается возможность вторичной занятости физических лиц, которая реализуется через механизм гражданско-правовых договоров. Наиболее распространены следующие виды гражданско-правовых договоров, заключаемых с физическими лицами: аренды, подряда, поручения, перевозки грузов, возмездного оказания услуг, купли-продажи. При заключении договоров с предпринимателями следует учитывать то, что для осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности требуются лицензии.
При заключении с физическими лицами договоров гражданско-правового характера следует четко соблюдать требования гражданского законодательства - письменная форма заключения договоров, наличие в них обязательных реквизитов.
Учет расчетов по договорам, заключенным с физическими лицами, отражается на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 4 "Расчеты по договорам гражданско-правового характера".
Суммы, начисленные физическим лицам по гражданско-правовым договорам (кредит субсчета 76-4), в зависимости от характера выполняемых работ:
относят на себестоимость приобретенного имущества (дебет счетов 07, 08, 10, 12, 40);
подлежат включению в издержки производства (дебет счетов 20, 23, 25, 26, 29, 31);
списываются за счет чистой прибыли (дебет субсчета 81-2);
относятся на уменьшение специальных фондов (дебет счета 88) или за счет средств целевого назначения (дебет счета 96).
В окончательный расчет по исполнении договора физическим лицам, не являющимся предпринимателями, причитающаяся сумма перечисляется (дебет субсчета 76-4, кредит счета 51) или выдается наличными (дебет субсчета 76 - 4 , кредит счета 68), перечисляемого в бюджет (дебет счета 68. кредит счета 51).
V. ГОСУДАРСТВЕННАЯ СТАТИСТИЧЕСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ ПО ТРУДУ.
Государственную статистическую отчетность организации представляют по формам, утвержденным Госкомстатом России.
Состав и методология исчисления показателей статистической отчетности, адреса, сроки и способы ее представления обязательны для всех отчитывающихся организаций.
Статистическая отчетность должна быть представлена в соответствующие адреса не позднее даты, установленной для ее представления, указанной на бланке отчетности. Если организация представила отчетность, с опозданием до одних суток, то такое опоздание рассматривается как нарушение сроков представления отчетности, а если задержка в представлении составила более одних суток - как непредставление отчетности.
Ответственность за нарушение порядка представления статистической отчетности предусмотрена Законом РФ " Об ответственности за нарушение порядка представления государственной статистической отчетности " от 13 мая 1992 года №2761-1. При непредставлении отчетов и других данных, искажении отчетных данных или нарушение сроков представления отчетов на руководителей организаций и других должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 3-кратной до 8-кратной установлении законом минимальной месячной оплаты труда или сделано предупреждение, а за те же действия повторно в течение года после наложения административного взыскания - штраф в размере от 8- кратной до 10-кратной установленной законом минимальной месячной оплаты труда. Кроме того, организация возмещает органам статистики ущерб, возникший в связи с необходимостью исправления итогов сводной отчетности при ее представлении. Если организация отказывается добровольно возместить нанесенный ущерб, то его возмещение обеспечивается через арбитражный суд.
На 1997 год постановлением Госкомстата России от 21 августа 1996 года № 104 утверждены формы текущих сведений по труду:
№ 1-т месячная (за первые два месяца квартала );
№ 1-т квартальная.
Срок представления этих форм устанавливается не позднее 21-го числа после отчетного периода.
На основе информации, содержащейся в указанных формах, для целей экономического анализа можно рассчитать производные показатели:
среднюю заработную плату наемных работников;
среднюю заработную плату совместителей;
среднюю оплату труда работников по договорам гражданско-правового характера;
часовую заработную плату основных наемных работников";
доход наемного работника от оплачиваемой работы.
Для того чтобы заполнить форму № 1-т (квартальная) нужен такой показатель как среднесписочная численность совместителей. Для определения среднесписочной численности совместителей Госкомстат России рекомендует один из двух методов: упрощенный или статистический. Упрощенный метод в организации используется, если все совместители работают по 4 часа. В этом случае за каждый день работы совместитель учитывается как 0,5 единицы.
При заполнении стр.12 формы № 1-т (месячная) (стр. 13 формы № 1-т (квартальная)) отражаются фактически отработанные работниками часы с учетом сверхурочных часов в праздничные и выходные дни, как по основной работе (должности), так и по совмещаемой в этой же организации, часы работы в служебных командировках.
В расчет не включаются часы работников, находившихся в отпусках, отсутствовавших по причине нетрудоспособности, не работавших по различным причинам независимо от того, сохранялась за ними заработная плата или нет.
По стр.19 формы № 1-т (квартальная) отдельно отражается число человеко-часов, не отработанных работниками в связи с переводом их по инициативе организаций на работу с неполным рабочим временем. Учет неотработанного времени в отчетном периоде ведут исходя из фактических дней работы, т. е. без учета отпусков и дней неявок.
VI. АВТОМАТИЗАЦИЯ И КОМПЬЮТЕРИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ И РАСЧЕТОВ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА
В наши дни компьютер нашел достаточно широкое применение в бухгалтерии. По некоторым данным в России закупается около 60 тыс. компьютеров в месяц. Примерно 1/5 (12 тыс.) из этого количества используется для решения бухгалтерских задач. Наверное, уже всем финансовым работникам известны различные прикладные счетные программы, такие как "Турбо-бухгалтер", "Парус", "1С-Бухгалтерия", "Лука-М", "АЬасus Ргоfessional и другие . Можно сказать, что этот рынок достаточно заполнен и возможности бухгалтерских счетных программ хорошо известны.
Кроме программных продуктов, широкое распространение получили и компьютерные справочные системы, представляющие интерес для бухгалтеров. А.И.Уринцев, заместитель главного бухгалтера Московского управления инкассации Центрального Банка РФ, отмечает, что "говоря об инструментарии для налогового планирования, нельзя не упомянуть о справочно-правовых системах и базах нормативных документов, содержащих полные тексты законов, постановлений, указов, инструкций, писем, такими представителями этих правовых систем являются "Гарант", "Консультант", "Дело и право". Благодаря интегрированному поиску по различным запросам, удобной системе закладок и перекрестных ссылок, гибкому русскоязычному интерфейсу пользователя, еженедельному обновлению баз данных, полноте и достоверности данных информационный инструментарий завоевывает все большую популярность у пользователей". (Бухгалтерский учет , 1995 № 9).