Выдача дубликата взамен утерянного кассового ордера производится бухгалтерией структурного подразделения по истечении срока оплаты по утерянному документу, при условии, если кассовый документ не был оплачен кассой.
Промежуточные выплаты. Промежуточные выплаты зарплаты рабочим и служащим производятся в промежуток времени между плановыми выплатами, к ним относятся:
1. Окончательный расчет с увольнением.
2. Оплата очередных и дополнительных отпусков.
3. Внеплановые авансы в счет зарплаты.
4. Оплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и пенсий за истекший расчетный период.
И др. выплаты.
Промежуточные выплаты оформляются промежуточными ордерами и специальными ордерами на выплату премий, которые подписываются главным бухгалтером, бухгалтером расчетной группы и бухгалтером – расчетчиком.
Выплата денег по промежуточным ордерам и премий производится центральной кассой автозавода и кассами заводов объединения.
Оформленные промежуточные ордера и кассовые ордера на премию записываются в реестры промежуточных выплат и выдаются получателю под расписку в реестре.
Срок оплаты кассой промежуточных ордеров установлен в 5 дней с момента их выписки.
Промежуточные ордера на выплату денег из кассы по истечении текущего месяца во всех случаях считаются недействительными (независимо от 5-ти дневного срока) и оплате кассой не подлежат.
В случае неправильного оформления промежуточных ордеров и оплаты их кассой материальную ответственность несут работник расчетной группы, неправильно оформивший кассовый документ, и кассир, выдавший по нему деньги.
Главный бухгалтер структурного подразделения или его заместитель при подписи кассовых документов обязаны проверять правильность их оформления.
Все структурные подразделения, получающие зарплату из центральной кассы автозавода, должны давать заявку в финансовое управление на потребную сумму денег для плановых выплат за I и II половину месяца. Заявка представляется за два дня до выдачи зарплаты.
В заявке должны быть указаны суммы выплат по каждой кассе с указанием ответственных дежурных. Заявка подписывается руководителем структурного подразделения и главным бухгалтером и заверяется печатью.
Перед выдачей зарплаты за II половину месяца все структурные подразделения на основании справки об использовании фондов зарплаты производят в управлении бухгалтерского учета, отчетности и контроля оформление разрешения на выплату зарплаты и передают его в центральную кассу автозавода.
5.4. Порядок приемки и разработки оплаченных кассовых
документов по зарплате.
Bсe оплаченные кассой документы по заработной плате принимаются непосредственно от кассиров-раздатчиков бухгалтериями соответствующих структурных подразделений (по принадлежности документов) в день выдачи зарплаты.
Приемо-сдача кассовых документов и оформление акта производится только в присутствии кассира. Передача оплаченных кассовых документов центральной кассой автозавода в бухгалтерии структурных подразделений (для приема) через работников цеха и других лиц категорически запрещается.
Не допускается также оставление кассиром оплаченных кассовых документов в бухгалтерии структурного подразделения для их последующей приемки.
Прием оплаченных кассовых документов от кассиров-раздатчиков производится работниками бухгалтерии структурного подразделения, выделенными для этой цели старшим бухгалтером.
Категорически запрещается привлечение к приемке кассовых документов работников расчетных групп.
Прием кассовых документов производится путем просчета количества документов и суммы в разрезе каждого вида оплаченных документов, с предварительной проверкой достоверности их оформления (расписки получателя, срока оплаты, соответствия сумм цифрами суммам прописью, подписи главного (старшего) бухгалтера, бухгалтера-расчетчика, наличия кассовой печати и личного штампа кассира и принадлежности оплаченных документов к данному структурному подразделению).
Приемо-сдача оплаченных кассовых документов бухгалтерией структурного подразделения оформляется актом (Ф0-2006) в 2-х экземплярах, который подписывается кассиром, сдавшим документы, работником бухгалтерии, принявшим от кассира оплаченные документы, и главным (старшим) бухгалтером.
Оформленные акты о приемке оплаченных кассовых документов регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации кассовых актов, который ведется по форме: дата. № акта. количество документов, сумма по акту, фамилия, и., о. кассира. №№ авизо финансового отдела.
Один экземпляр оформленного акта с кассовой печатью структурного подразделения передается кассиру под расписку во втором экземпляре акта (копия).
Оплаченные кассовые документы, прилагаемые к акту, погашаются
бухгалтерией путем постановки на документах штампа «погашено».
Получение сводных данных по произведенным в течение месяца денежным выплатам заработной платы в целом по структурному подразделению и в отдельности по каждому получателю достигается путём разработки кассовых актов и оплаченных документов.
Основной задачей разработки кассовых документов является установление суммы кассовых выплат заработной платы за месяц по видам выплат в целом по структурному подразделению и в отдельности по каждому получателю, а также определения, на основе этого, неполученной в срок причитающейся заработной платы, подлежащей депонированию.
Разработка кассовых актов и оплаченных документов производится по мере их поступления в бухгалтерию, не приурочивая эту работу к концу месяца.
Методика разработки оплаченных кассовых документов установлена с учетом максимального, использования средств механизации.
В небольших структурных подразделениях, где объем кассовой документации незначительный, обработка кассовых документов может производиться вручную.
Все оплаченные кассовые документы, направляемые на обработку в информационно-вычислительный центр, подбираются в отдельные пачки в разрезе видов выплат с количеством документов:
а) авансовые листки в. пределах 100 документов;
б) расчетные листки за II пол. месяца от 100до 120 документов:
в) промежуточные ордера от 50 до 100 документов;
г) депоненты от 50 до 100 документов;
д)прочие (матер, помощь, алименты и др.) от 50 до 100 документов.
Для порядковой нумерации пачек оплаченных кассовых документов по каждому виду выплат выделяется серия постоянных номеров, которыми необходимо пользоваться при регистрации документов по журналу (ИВЦ 4016).
Пачки авансовых листков за I пол. м-ца с № 1—100.
Пачки расчетных листков за, II пол. м-ца с № 101—200.
Пачки промежуточных ордеров с № 201—300.
Пачки дополнительных ордеров (депоненты, матер, помощь) с № 301—400.
Подборка оплаченных документов в пачки производится с соблюдением последовательности приемки их от кассиров, при этом сортировка документов внутри пачки по участкам и в порядке табельных номеров не производится (эта работа выполняется на машинах).
Предварительный подсчет оплаченных кассовых документов, сброшюрованных в пачки, производится филиалом информационно-вычислительного центра, с вынесением на паспорт итога суммы по каждой пачке и табельного номера оператора, производящего подсчет документов.
Сдача кассовых документов в информационно-вычислительный центр для механизированной обработки производится планомерно по графику главного бухгалтера автозавода (объединения).
Последняя партия кассовых документов подлежит сдаче в ИВЦ 1-го числа, при этом бухгалтерия структурного подразделения выдает ИВЦ расписку по установленной форме (таб. 907) о полноте сданных документов. Кассовые документы сдаются в ИВЦ под расписку в их приеме по журналу регистрации (СС 4016).
На основании оплаченных кассовых документов ИВЦ изготовляет табуляграммы (расшифровки кассовых выплат) отдельно по каждому виду произведенных выплат (аванс, расчет за II половину м-ца, промежуточные, депоненты и др.).
Табуляграммы выдаются структурным подразделениям по графику, утвержденному главным бухгалтером объединения, последовательно, но не позднее 5 числа по форме:
| № пачки | № цеха | № акта | Табельн. № | Сумма | Сумма контрольная |
При механизированной разработке кассы отметка об оплате в реестре (на плановые выплаты аванса и промежуточные выплаты ) в расчетных ведомостях (зарплата за II половину месяца) не производится. В этом случае выносятся в отдельную колонку реестра или ведомости только суммы неполученной заработной платы, подлежащие депонированию.
Для получения учетных показателей в целом по структурному подразделению о произведенных кассовых выплатах составляется аналитическая сводка, в которую записываются:
а) аванс за I половину месяца - на основании реестра, выверенного со сводкой удержаний;
б) окончательный расчет за ,11 половину месяца - на основании скорректированных
балансировок, выверенных с расчетной ведомостью;
в) промежуточные выплаты - на основании реестра промежуточных выплат, выверенных
со сводкой удержаний;
г) депотенты, премии и другие выплаты.
Суммы, выплаченные кассой, записываются в сводку на основании табуляграмм по кассовым выплатам и должны соответствовать общей сумме кассовых актов, зарегистрированных по журналу регистрации кассовых актов.
Сумма, подлежащая депонированию, должна подтверждаться наличием кассовых ордеров по неполученной в срок заработной плате.
В исключительных случаях, когда кассовый ордер по неполученной зарплате утерян работником, депонирование производится на основании оформленного в установленном порядке дубликата кассового ордера.