Приемные акты составляются в течении 72 часов с момента поступления ценностей (в случаях больших партий) и немедленно при малых партиях, на фактическое наличие принимаемых складом материальных ценностей. Нумеруются приемные акты порядковыми номерами.
Приемные акты, как правило, выписываются непосредственно зав. складом или кладовщиком без соответствующих представителей приемных комиссий только в том случае, если не требуется техническая экспертиза материалов и количество их соответствует показателям в документах, по которым производится приемка.
Выписывается приемный акт (однострочный или многострочный) в 2-х экземплярах, из которых:
а) первый экземпляр предназначается для сортовой картотеки склада и служит для аналитического учета движения материала;
б) второй – для материальной бухгалтерии отдела снабжения завода и используется для отражения операций по заготовлению материалов.
При установлении расхождений фактического наличия с документами поставщика, обнаружении недоброкачественных, некомплектных, неассортиментных, немаркированных или неправильно маркированных материалов и товаров зав. складом или кладовщик составляет на фактически принятое количество материалов приемный акт в 4-х экземплярах, в котором фиксируется несоответствие материалов условиям поставщика.
Составленные приемные акты подписываются зав. складом или кладовщиком, принявшим материал на ответственное хранение, представителем ОТК, приемной комиссией и сдатчиком материала, если таковой участвует при приемке, а при наличии недостачи также представителем незаинтересованной организации.
Выписанные экземпляры приемных актов распределяются следующим образом:
а) первый – группе претензий конторы или отдела для предъявления претензий;
б) второй – ОТК склада для оперативного учета и контроля;
в) третий – в сортовую картотеку склада для аналитического учета движения материалов;
г) четвертый - материальной бухгалтерии отдела снабжения завода для отражения операций по заготовлению материалов.
Если при приемке материалов установлена только количественная разница, то приемный акт выписывается в 3-х экземплярах: первый –для предъявления претензий поставщику или иной виновной стороне, второй – для склада и третий экземпляр – бухгалтерии для учета операций по заготовлению.
Прием складом материалов, поступающих в порядке внутреннего перемещения, от другого склада внутри одного и того же цеха или отдела, оформляется накладной переброски, которая выписывается складом – отправителем.
Накладная переброски на внутреннее перемещение материала выписывается в 2-х экземплярах: однострочная – на каждый номенклатурный номер материала, или же многострочная – на партию разных материалов, отправляемых одновременно.
4.2. Отпуск материальных ценностей из мест хранения.
Срок действия всех расходных требований с момента их выписки до момента выполнения устанавливается не больше 5 календарных дней.
Отпуск материальных ценностей из мест их хранения, выписываемых не ежедневно, а лишь периодически, производится исключительно по разовым письменным
требованиям – однострочным или многострочным, за подписями уполномоченных на то цехом или отделом лиц, с приложением установленного образца штампа «Ромб» цеха, отдела на обороте этого документа.
Требование выписывается в разрезе постоянных мест хранения материалов, уполномоченными для этой цели лицами по цеху, отделу в 2-х экземплярах. При выписке требования получатель заполняет следующие реквизиты: порядковый номер и дату требования, наименование материала, марку, размер и сорт, номер склада, из которого требуют материал, номер своего цеха или отдела, номер бригады, табельный номер рабочего и номер заказа, для которого требуется данный материал, номер детали, указывается единица учета, количество затребованного материала и фамилия непосредственного получателя материала. После заполнения всех указанных реквизитов оба экземпляра требования подписываются лицом, затребовавшим материал.
Применение однострочного требования или многострочного определяется характером материала, его хранением, потребностью в производстве и разрешается в каждом отдельном случае потребителем при выписке.
Выдача исполнителям вполне оформленных и подписанных ст. бухгалтером цеха или отдела требований производится под расписку в специальном реестре, по которому производится в дальнейшем контроль за своевременным получением материала и сдачей его на склад.
По мере поступления в цехи отоваренных требований последние должны отмечаться в реестре, с одновременной проверкой количества полученного против количества затребованного и указанного в реестре в момент регистрации требования при его выдаче. Также должна производится отметка по реестру тех требований, которые возвращены неиспользованными.
Произведя отпуск, зав. складом или кладовщик оформляет таковой путем заполнения чернилами на обоих экземплярах требований следующих данных: шифр склада, из которого отпускается материал, номенклатурный номер материала, шифр по ф.№ СН - ! и его цену за единицу учета, количество фактически отпущенного материала цифрами и прописью, уточняет заполненные реквизиты потребителем, проставляет дату отпуска материала, отбирает на обоих экземплярах требования расписку в получении материла и оформляет одновременно отпуск своей подписью.
Один экз. оформленного требования вручается получателю, вместе с материалом для возврата в свою бухгалтерию по месту выписки, второй экз. требования остается у зав. складом, кладовщика для дальнейшего использования в учете.
В момент разноски в карточке номенклатурно-количественного учета соответствующего склада, согласно данному требованию, по приходу или расходу количества отпущенного материала зав. складом или кладовщик отмечает в своем экз. требования номер этой материальной карты.
При многократном истребовании со складов с большим и однородным движением расхода материалов в течение месяца: металла и других материалом на одну и туже производственную цель в целях упрощения действующего порядка отпуска материальных ценностей по разовым требованиям, сокращение документооборота и экономии бумаги, отпуск таких материальных ценностей производится по лимитным картам.
Применение для этих целей лимитных карт наводит должный порядок в хранении и расходовании металла и других материалов и устраняет факты расходования металла и материалов не по прямому их назначению.
Лимиты отпуска металла и других материалов цехам устанавливаются помесячно, в соответствии с производственной программой и утвержденными заводу по детальными нормами расхода на единицу продукции, за вычетом переходящих остатков не израсходованных материалов, остающихся в цехе на начало планируемого месяца.
Установленные в таком порядке лимиты отпуска сообщаются цехам и складам завода до начала планируемого месяца.
Металл и другие материалы отпускаются цехам только в пределах установленного месячного лимита, а по каждой лимитной карте - только той марки, профиля и размера, на который выдана данная лимитная карта.
За правильность расхода металла или других материалов в производстве (в пределах утвержденных норм и по прямому назначению) ответственность несут начальник цеха и мастер участка.
За правильность выдачи металла или других материалов в цехи (в пределах установленного количества по лимитной карте) ответственность несут начальник конторы отдела снабжения и руководитель соответствующей группы этой конторы.
Зав. складом, кладовщик при отпуске металла или других материалов на основании лимитных карт, обязан лично удостовериться в наличии свободного лимита и, в случае его отсутствия, отпуск по данной лимитной карте не производить и немедленно сигнализировать об этом начальнику конторы отдела снабжения.
Расчет лимита на отпуск цехам металла и других материалов на заданную программу (включая задание на пополнение заделов) производится отделами снабжения завода (плановыми группами).
Расчет лимитов производится непосредственно на лимитных картах, исходя из утвержденной цеху месячной программы и по детальных норм расхода металла и других материалов утвержденных заводу.
Лимитные карты открываются, как правило, на массовый расход материальных ценностей (металл, лес, текстиль и др.) и составляются в, 2-х экземплярах на каждый планируемый месяц по каждому месту хранения материала, цеху-потребителю, производственному заказу и номенклатурному номеру материала отдельно, не позднее как за три дня до начала планируемого месяца.
Примечание: Бланки лимитных карт рекомендуется печатать на плотной бумаге (полукартоне) двух цветов, чтобы экземпляр, предназначенный для цеха-потребителя, но цвету отличался от экземпляра предназначенного для склада.
После заполнения в лимитных картах расчета потребности металла или других материалов и проверки обеспеченности ими на складах отдела снабжения (с учетом подхода), карты подписываются начальником соответствующего отдела снабжения и передаются не позднее 28—29 числа предшествующего планируемому месяца в свою бухгалтерию.