4. НАЗНАЧЕНИЕ АУДИТА КАССЫ И ЕГО НОРМАТИВНАЯ БАЗА
Вся деятельность предприятия, связанная с оборотом наличных денег, также является важным объектом аудиторских проверок. Целью аудита кассы и кассовых операций является проверка соблюдения предприятием действующего законодательства в сфере хранения денежной наличности, ведения и учета операций с денежной наличностью.
В практике большинства аудиторских фирм присутствует проверка кассовых операций и связанных с ними документов сплошным методом. Но вместе с этим следует отметить, что аудит кассовых операций не аналогичен ревизии кассы. Так, внезапные проверки касс являются прерогативой служб самого предприятия или ревизионных групп контролирующих органов, а не внешнего аудита ( если только проведение ревизии не предусмотрено договором с предприятием). Не является целью внешнего аудита и определение лиц, виновных в выявленных нарушениях, аудиторы устанавливают только факт самого нарушения.
Наконец, еще одним отличием аудиторской проверки от ревизии является то, что аудиторы не только выявляют недостатки в деятельности предприятия, но и по возможности дают свои рекомендации по улучшению работы. Вместе с тем, аудиторские фирмы в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом, особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.
Порядок ведения кассовых операций регламентируется рядом нормативных документов:
Указом Президента РФ от 23 мая 1994 года № 1006 “Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей”;
письмом Центробанка РФ от 4 октября 1993 года № 18 “Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации”;
письмом Госналогслужбы РФ № ВГ-4-13/23н, Минфина РФ № 46, Центробанка РФ № 171 от 2 июня 1995 года “Об изменении пункта 2 порядка применения положений Указа Президента РФ от 23 мая 1994 года № 1006”;
Планом счетов ( Инструкцией по применению Плана счетов);
письмом Центробанка РФ от 17 февраля 1994 года № 14-4/35 О разъяснениях по применению “Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации”;
письмом Центробанка РФ от 16 марта 1995 года № 14-4/95 О разъяснениях по отдельным вопросам “Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации” и условия работы с денежной наличностью.
Кроме того, для проведения аудита кассовых операций необходимо руководствоваться Рекомендациями по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями “Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации” утвержденными письмом Центробанкка РФ 30 сентября 1994 года № 113.
5. МЕТОДИКА АУДИТА КАССЫ
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. При проверке соблюдения порядка ведения кассовых операций рассматриваются следующие вопросы:
заключен ли договор с кассиром об индивидуальной материальной ответственности. На предприятиях где штатным расписанием не предусмотрена должность кассира, обязанности по осуществлению кассовых операций могут быть возложены на другого штатного работника с его согласия с обязательным заключением с ним договора о полной индивидуальной ответственности;
ведение кассовой книги, ежедневный отчет кассира по произведенным кассовым операциям в соответствии с первичной приходно-расходной документацией, расчетно-платежными ведомостями, их оформление.
В ходе проверки необходимо убедиться в наличии только одной кассовой книги соответствующей валюте ( рублях, долларах, марках и т.д.), которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана и заверена подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. Помимо этого следует обратить внимание на правильность ее ведения:
записи в кассовой книге должны вестись в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой, а если на вычислительной технике, оба экземпляра листов кассовой книге должны иметь одинаковую нумерацию;
выведение остатка по кассе на конец дня, который должен совпадать с данными бухгалтерского учета по счету 50 и не превышать установленного лимита хранения денежной наличности в кассе;
все записи в кассовой книге должны подтверждаться надлежаще оформленными приходными или расходными ордерами. При проверке первичной документации следует обращать внимание на правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ( расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и наличие документов, являющихся основанием для их составления, так как в аудиторской практике встречаются случаи, когда на кассовых документах отсутствуют необходимые подписи или другие реквизиты, могут встречаться подчистки, поправки, несоответствие сумм в кассовой книге и первичных документах, другие неточности, которые ведут к искажениям в бухгалтерском учете и отчетности.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
Кроме того, внимательное изучение кассовой книги с точки зрения методологии бухгалтерского учета позволяет убедиться в правильном отражении операций по счету 50 в корреспонденции с другими счетами ( например, это дает возможность выявить случаи неправомерного отнесения затрат на себестоимость или неотражение на счетах реализации сумм, поступивших в оплату товаров, работ, услуг, что влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и другим налогам). В случае неоприходования (неполного оприходования) в кассу денежной наличности предприятие должно быть подвергнуто штрафу в 3-х кратном размере неоприходованной суммы.
Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением должно производиться с обязательным применением ККМ. При проверке операций с применением ККМ следует руководствоваться следующими нормативными документами:
Указом Президента РФ от 16 февраля 1993 года № 224 “Об обязательном применении контрольно-кассовых машин предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности при осуществлении расчетов с населением”;
Законом РФ от 18 июня 1993 года № 5215-1 “О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением”;
постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 года №745 “Об утверждении положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и перечня отдельных категорий предприятий, ... организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты без применения контрольно-кассовых машин” (в редакции изменений и дополнений сообщенных постановлением Правительства РФ от 23 октября 1995 года № 1028) и письмом Госналогслужбы РФ от 12.02.97г. № ВК-4-16/6н;
письмом Центробанка РФ от 18 августа 1993 года № 51 “О методических рекомендациях по использованию данных учета выручки полученных с применением контрольно-кассовых машин” (вместе с методическими рекомендациями, утвержденными Госналогслужбы РФ от 18 августа 1993 года № ВЗ-6-13/272, Центробанком РФ № 51).
Этот аспект деятельности предприятия важен для аудиторов в связи с тем, что нарушение правовых норм по применению ККМ ведет к применению штрафных санкций, предусмотренных статьей 7 выше названного Закона РФ № 5215-1 (350 МРОТ).
Налоговые органы уделяют большое внимание оприходованию в кассу предприятия наличных денег, полученных в результате хозяйственной деятельности, в том числе и из банка. В связи с этим, аудиторской фирме также следует проверять полноту оприходования денежной наличности в кассу. Проверка полноты оприходования наличных денег, полученных из банка может производиться на основании корешков чеков и выписок по банковскому счету. На данном этапе проведения аудиторской проверки одновременно исследуются два важных раздела бухгалтерского учета: кассовые операции и банковские.
Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. Лимит остатка денег в кассе устанавливается обслуживающим банком всем предприятиям независимо от организационно-правовых форм и сферы их деятельности, осуществляющим налично-денежные расчеты, в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы предприятия с утра следующего дня с учетом среднедневной выручки и расходов наличными деньгами, особенностей деятельности предприятия. При необходимости лимиты остатков кассы могут пересматриваться. Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. При проверке соблюдения порядка ведения кассовых операций на предприятии рассматривается соблюдение на каждый день (проверку можно осуществлять выборочно) установленного банком лимита остатка кассы, сроков и порядка сдачи денежной выручки, своевременность возврата для зачисления на банковский счет не выплаченных в срок средств на оплату труда и социально-трудовых льгот. При этом надо учитывать, что предприятие могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда и выплаты социально-трудовых льгот не свыше 3 дней (в районах Крайнего Севера не свыше 5 дней), включая день получения денег в банке, и не могут накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.