Аудиторская проверка операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками проводится по следующим направлениям:
• проверка наличия и правильности оформления договоров;
• проверка полноты и правильности оприходования полученных материальных ценностей (работ, услуг);
• проверка своевременности и правильности оплаты за материальные ценности (работы, услуги).
Аудитор устанавливает прежде всего наличие договоров поставки продукции и других хозяйственных договоров на оказание услуг и выполнение работ, а также правильность оформления договоров. Договоры должны соответствовать требованиям действующего законодательства.
Сделки, осуществляемые сторонами умышленно без соблюдения установленной ГК РФ формы, не в полном объеме или несвоевременно, считаются ничтожными (недействительными). Аудиторы выясняют, нет ли подобных сделок в проверяемой организации.
Далее необходимо получить доказательства, что расчеты с поставщиками и подрядчиками за полученные материальные ценности (работы, услуги) отражены в полном объеме, в соответствующем периоде, правильно оценены и отражены в учетных регистрах.
Сопоставляя данные первичных документов с данными договора, заказа, счета-фактуры, проектно-сметной документацией, аудитор получает подтверждение о полноте, своевременности и правильности оприходования полученных материальных ценностей (работ, услуг).
При проверке оплаты счетов поставщиков и подрядчиков аудитор устанавливает:
• подтверждены ли операции по погашению задолженности соответствующими платежными документами (квитанциями к приходным кассовым ордерам, выписками банка и платежными поручениями, актами зачета взаимных требований, векселями, чеками и т. п.);
• подлинность и правильность оформления платежных документов (наличие всех обязательных реквизитов, выделение сумм НДС отдельной строкой, штампы банка, заверенный перевод документов на иностранных языках и т. п.);
• соответствие данных платежных документов данным учетных регистров по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";
• соответствие данных регистров по счету 60 регистрам по счетам 50, 51, 52, 60, 62, 71, 76. Проверяя погашение задолженности в порядке взаимных расчетов, аудитор устанавливает наличие оснований для взаимных расчетов (договор, письмо одной из сторон с просьбой произвести оплату в порядке взаимных расчетов), сумму и дату погашения задолженности, а также правильность отражения в учетных регистрах.
Завершая проверку расчетов с поставщиками и подрядчиками, аудитор обобщает выявленные отклонения и несоответствия и уточняет предварительную оценку реальности сальдо.
Для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками в новом Плане счетов предназначен счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".
Счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" дебетуется в корреспонденции со счетами 90 "Продажи", 91 "Прочие доходы и расходы" на суммы, на которые предъявлены покупателям расчетные документы.
Счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" кредитуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов на суммы поступивших платежей (включая суммы полученных авансов) и т. п. На счете 62 также отражаются суммы полученных авансов и предварительной оплаты. Их учет должен вестись обособленно на отдельном субсчете "Расчеты по полученным авансам" счета 62. Аналитический учет должен быть организован по каждому полученному авансу.
Аналитический учет по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" ведется:
• по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету;
• при расчетах плановыми платежами — по каждому покупателю и заказчику.
Построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по:
• покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
• покупателям и заказчикам по неоплаченным в срок расчетным документам.
Счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" корреспондирует со счетами:
1. Отражена стоимость отгруженных товарно-материальных ценностей, выполненных работ и оказанных услуг на момент перехода права собственности:
Дт 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"
Кт 90/1 "Выручка".
2. Отражена сумма задолженности покупателей в связи с реализацией им основных средств, излишних материальных ценностей, ценных бумаг и прочего имущества:
Дт 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"
Кт 91/1 "Прочие доходы".
3. Отражен возврат покупателям излишне полученной у них суммы:
Дт 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"
Кт 50, 51, 52 счета денежных средств
4. Поступили платежи от покупателей и заказчиков за реализованную им продукцию, работы, услуги:
Дт 50, 51, 52 счета денежных средств
Кт 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".
5.Уменьшена задолженность перед поставщиками на стоимость ТМЦ, отгруженных в счет договора мены:
Дт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Кт 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"
6.Зачтены суммы полученных от покупателей авансов:
Дт 62, субсчет "Авансы полученные"
Кт 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"
7. Отражено списание дебиторской задолженности (формирование резерва сомнительных долгов не предусмотрено):
Дт 91/2 "Прочие расходы"
Кт 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"
8. Списание дебиторской задолженности за счет образованного ранее резерва сомнительных долгов:
Дт 63 "Резервы по сомнительным долгам"
Кт 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"
9. Получено извещение банка об оплате векселя покупателя:
Дт 66, 67 "Расчеты по кратко- долгосрочным кредитам и займам"
Кт 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"
При аудиторской проверке операций по расчетам с покупателями и заказчиками устанавливают тождество данных регистра по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками " с Главной книгой и взаимосвязанными регистрами. Записи по дебету счета 62 сверяются с записями по кредиту счетов 90, 91, 60, 99.
Если законом или договором купли-продажи не предусмотрен особый порядок перехода права собственности на товар, то по общему правилу право собственности переходит от поставщика к покупателю в момент отгрузки товаров и отражается записью Дт сч. 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", Кт сч. 90 "Продажи" независимо от того, какой порядок учета выручки принят для целей налогообложения - "по оплате" или "по отгрузке". Сопоставлением дат отгрузки по первичному документу и регистру счета 62 контролируется своевременность отражения операций.
При проверке документальной обоснованности операций устанавливается соответствие формирования цены товара (продукции, работ, услуг) условиям договора, а также правильность сумм НДС и других элементов счетов, предъявляемых покупателям. Полнота и своевременность оплаты счетов покупателями устанавливается путем взаимной сверки данных корреспондирующих счетов 50, 51, 52 и прослеживания записей в регистрах аналитического учета.
В ходе проверки анализируются факты просроченной дебиторской задолженности покупателей с установлением истребованной и неистребованной задолженности. По фактам списания дебиторской задолженности аудитор выясняет обоснованность и правильность отражения. Суммы неистребованной кредитором задолженности подлежат списанию по истечении 4 месяцев со дня фактического получения предприятием-должником товаров — как безнадежная дебиторская задолженность — на убытки предприятия, за исключением случаев, когда в его действиях отсутствует умысел.
Аудитор проверяет наличие доказательств фактов истребования дебиторской задолженности (предъявление иска в арбитражный суд не позднее 4 месяцев с момента отпуска товаров, работ, услуг, документы об оплате госпошлины, признание должника банкротом, постановление правоохранительных органов о прекращении уголовного дела и т. п.).
Истребованная дебиторская задолженность может числиться на балансе до истечения срока исковой давности - 3 года (ст. 196 ГК РФ).
В процессе работы предприятия могут возникнуть хозяйственные расходы, которые не могут быть оплачены с расчетного счета или из кассы. К этим расходам относятся закупка в торговле необходимых канцелярских товаров или других материальных ценностей, оплата услуг или товаров, реализуемых частными лицами или сторонними организациями (например, автоуслуги), командировочные расходы и т. д.
При возникновении необходимости в таких операциях сотруднику предприятия выдаются наличные деньги под отчет с последующим отчетом о произведенных расходах. Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". По отношению к балансу – это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету записываются суммы, выданные под отчет, и возмещение перерасхода. По кредиту суммы списанной задолженности подотчетных лиц согласно утвержденных авансовых отчетов и суммы, сданные в кассу, неиспользованные подотчетными лицами.
В учете составляются следующие проводки по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами":
1.Выдано под отчет на хозяйственные нужды, командировочные расходы:
Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
Кт 50 "Касса"
2. Подотчетные суммы использованы на производственные нужды:
Дт 25, 26 "Общепроизводственные, общехозяйственные расходы"
Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами"