- наименование документа,
- дата составления документа,
- содержание хозяйственной операции,
- количественное и обязательно суммовое выражение
хозяйственной операции,
- наличие подписей.
На основе документов производится предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств предприятия и
экономической необходимости каждой хозяйственной операции.
Предварительный контроль – это контроль за целесообразностью совершения хозяйственной операции, когда руководящий персонал подписывает документы, содержащие распоряжение на выполнение хозяйственной операции.
Текущий контроль производится в процессе совершения хозяйственной операции .
Последующий контроль осуществляется при получении документов и их обработке.
Документы, по которым хозяйственные операции совершены, поступают в бухгалтерию, где подвергаются трем видам проверки. Формальная проверка - проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.
Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.
Арифметическая проверка - проверка правильности подсчета данных документа. Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.
Расценка документов означает проставление в них денежных измерителей. Это необходимо, поскольку значительное их число составляется в натуральных показателях.
Проставление расценки в документах носит название таксировки. После определения стоимостных показателей в документах на каждом из них проставляется корреспонденция счетов (контировка).
Данные сгруппированных документов заносятся в специальные ведомости учета затрат (расходов) - учетные регистры. При этом на обратной стороне документов проставляется число и номер регистра, в котором его данные отражены.
Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом.
На предприятии должен разрабатываться документооборот по каждому виду документов в виде инструкций, таблиц, графиков.
По ряду документов (по движению денежных средств) документооборот устанавливается Правительством.
3. Материальные носители учетной информации
Под носителями первичных учетных данных понимают то, на чем они фиксируются, отражаются.
Наиболее распространенным способом отражения информации о хозяйственной деятельности являются бухгалтерские документы. Они являются основанием для отражения данных о фактах хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете.
Однако составленные на бумаге бухгалтерские документы не могут использоваться в машинных системах обработки информации. Для механизированной обработки данных из бухгалтерских документов необходимо переносить на машинные носители информации. Поэтому в условиях автоматизированной обработки учетной информации важное значение приобретает вопрос о носителях первичных данных бухгалтерского учета.
Все материальные носители учетной информации подразделяются на три вида:
приспособленные для восприятия человеком;
приспособленные для восприятия вычислительными машинами;
приспособленные для восприятия и человеком и машиной.
Материальные носители первого и третьего вида могут обеспечивать юридическую обоснованность достоверности учетной информации. Они отвечают требованиям документирования в бухгалтерском учете.
Регистрация первичной учетной информации на машинных носителях второго вида позволяет обходится без традиционных бумажных документов. Человекочитаемые бухгалтерские документы в этом случае не создаются, а учетная информация отражается на экране дисплея и записывается непосредственно на машинный носитель.
Из системы первичного наблюдения исключается бумажный документ с подписями ответственных лиц. Первичные данные о фактах хозяйственной деятельности прямо вводятся в ЭВМ.
Исключение из учетного процесса бумажных бухгалтерских документов требует разработки способов юридического подтверждения достоверности регистрируемых данных.
Это обеспечивается при разработки программы за счет:
специальных условий блокировки ввода данных в случае пропуска каких-либо реквизитов;
наличие в программе средств идентификации личности, работающей с ЭВМ;
специальных средств защиты информации.
Контроль за правильностью и достоверностью введения в ЭВМ информации может быть организован путем распечатки первичных данных на бумажном носителе или визуального просмотра данных, выведенных на экран компьютера.
4. Классификация бухгалтерских документов и её значение
Познание особенностей составления и назначения бухгалтерских документов осуществляется путем их научной классификации. Классификацию документов проводят по различным признака
По назначению документы делятся на:
Распорядительные – документы, которые содержат распоряжение на совершение хозяйственной операции. К ним относятся чеки, доверенности и др. Однако распорядительные документы не содержат в себе подтверждения совершения операции, поэтому сами по себе они не могут служить основание для отражения операций в учете.
Исполнительные или (оправдательные) – документы, которые подтверждают факт совершения хозяйственной операции и являются первым этапом учетной информации (товаро-транспортные накладные, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.)
Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для последующего отражения в учёте хозяйственных операций (расчет амортизации).
Комбинированные – документы, которые содержат признаки двух или даже трёх типов документов. В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд — по табличной.
Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообразно, поскольку уменьшается их количество, снижается вероятность ошибок и описок в них.
По характеру документируемых операций различают документы:
Денежные (приходные и расходные кассовые ордера и др.)
Материальные (накладные, товарные отчеты и др.)
Расчетные (платежные инструкции – поручения и др.)
По объему отражения хозяйственных операций документы делятся на:
Первичные (единичные) - документы, которые отражают одну хозяйственную операция и составляются в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции).
Сводные - документы, которые составляются на основе нескольких первичных документов для их объединения (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).
По способу использования документы делятся на:
Разовые - отражают одну хозяйственную операцию (приходный кассовый ордер и др.)
Накопительные - используются для регистрации однородных хозяйственных операций, совершаемых с определенной
периодичностью (ежедневно, через день).
По месту составления документы делятся на:
Внутренние, которые составляются в данной организации (наряды, накладные).
Внешние, поступившие от других организаций (платежное поручение, счета, чеки).
По количеству отраженных объектов (позиций) документы делятся на:
Однопозиционные (односторонние) предназначены для учета одного вида средств.
Многопозиционные (многострочные) служат для учета многих позиций.
По виду носителей информации документы делятся на:
бумажные
безбумажные
находящиеся в памяти ЭВМ
находящиеся на магнитных лентах
находящиеся на дисках и др.
Отдельную группу составляют документы бухгалтерского или учетного оформления. К документам этой группы относятся бухгалтерские справки, ведомости начисления износа, то есть такие документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетной записи, а также для облегчения, сокращения и упрощения.
Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа. При анкетной структуре реквизиты документа расположены как в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на машинах.
При табличной структуре реквизиты документов монтируются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке.
Некоторые документы используются на предприятиях и в организациях всех форм собственности и отраслей народного хозяйства. Они содержат определенные реквизиты и предполагают установленный порядок отражения операций. Такие документы принято называть типовыми (документы по оформлению кассовых и банковских операций).
Заключение
Для правильной организации учета и рационального использования первичной документации необходимо знать её основные виды, назначение, характер документируемых операций, объем отражаемой информации, место составления документа, количество отражаемых объектов в документе и другие классификационные признаки.
Бухгалтерский учет является документальным учетом. Все его показатели основаны на документальном подтверждении данных, обеспечивающих достоверность и доказательность учета.
Основные требования к содержанию и форме первичных документов излагаются в Законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» и других законодательных актах. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно в момент её окончания. В каждом конкретном случае устанавливается должностное лицо, в обязанности которого входит документирование операций, устанавливаются сроки сдачи документов в бухгалтерию. Форма первичного документа, порядок его заполнения, подписания и сдачи определяется в должностных инструкциях, разрабатываемых, как правило, под руководством главного бухгалтера.