· знаходяться в процесі виробництва з метою подальшого продажу продукту виробництва;
· утримуються для споживання під час виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг, а також управління підприємством.
До складу запасів відноситься також продукція, яка пройшла всі стадії обробки, прийнята відділом технічного контролю та оприбуткована на склад. Для її обліку на підприємстві призначений рахунок 26 „Готова продукція”. У балансі відображаються залишки нереалізованої продукції.
Запаси визнаються активом, якщо існує вірогідність того, що підприємство отримає в майбутньому економічні вигоди, пов'язані з їх використанням, і їх вартість може бути достовірно визначена.
Важливою передумовою раціональної організації обліку виробничих запасів є економічно обґрунтована їх класифікація. Відповідно до Положення (стандарту) 9 для цілей бухгалтерського обліку запаси поділяються на:
1. сировину, основні і допоміжні матеріали; комплектуючі вироби та інші матеріальні цінності, які призначені для виробництва продукції, виконаних робіт, надання послуг, обслуговування виробництва й адміністративних потреб;
2. незавершене виробництво у вигляді незакінчених обробкою та збіркою деталей, вузлів і незакінчених технологічних процесів;
3. готову продукцію, яка виготовлена на підприємстві, призначена для продажу і відповідає технічним і якісним характеристикам, які передбачені договором або іншим нормативно-правовим актом;
4. товари у вигляді матеріальних запасів, які придбані (одержані) й утримуються підприємством з метою подальшого продажу;
5. малоцінні і швидкозношувані предмети, які використовуються протягом не більше одного року або нормального операційного циклу) якщо він більше одного року;
6. молодняк тварин і тварини на відгодівлі, продукцію сільського і лісового господарства, якщо вони оцінюються відповідно до вимог Положення (стандарту) 9.
Матеріальні цінності, які прийняті підприємством на переробку (давальницька сировина) обліковують на рахунках 0 класу „Забалансові рахунки”, а саме на рахунку 02.2 „Матеріали прийняті для переробки”.
Для того, щоб на підприємстві були в наявності необхідні для процесу виробництва запаси сировини та матеріалів, йому необхідно співпрацювати з постачальниками цих запасів.
Особливо важливим є партнерські стосунки з організаціями – постачальниками сировини. Складаючи плани виробництва, аналізується рух сировини на підприємстві та потреба в ній. Виходячи з визначеної необхідності відділом маркетингу робляться відповідні заявки постачальникам сировини.
З метою забезпечення сировиною тільки високої якості впроваджений диференційований вибір постачальників. Інформація про постачальників одержується під час контактів на виставках, конференціях, під час поїздок, особисто по телефону. Пропозиції постачальників (у вигляді інформаційних листків, рахунків на оплату, попередніх договорів), які надійшли у відповідь, вносяться в реєстри, аналізуються і приймається рішення стосовно кінцевого вибору між ними (по критеріях: якості закупок, термінах і умовах поставок, вартості, тривалості і надійності відносин). Для цього стосовно кожного постачальника складається рейтинг:
А – поточні постачальники;
Б – потенційні постачальники;
В – постачальники, з якими краще не працювати;
В поточних постачальників порівняно дешевші ціни, коротші терміни поставок і якісніша продукція. Критерії, щодо вибору постачальників, щоквартально аналізуються відповідальними за ці поставки і інформація доводиться до керівників всіх без винятку підрозділів на нараді при керівнику. Для визначення рейтингу постачальників сировини в багатьох випадках робиться заявка на зразки продукції. Отримані зразки сировини передаються для аналізу в лабораторію. За їх результатами приймається рішення стосовно вибору постачальника. Рішення узгоджується з керівництвом. При довгострокових якісних поставках може бути прийняте рішення про підвищення рейтингу даного постачальника. При появі нового постачальника або незадовільних результатах поставок реєстри переглядаються. Пошук нових потенційних постачальників здійснюється через рекламу, прайс-листи, інформацію в ЗМІ, Інтернет, тощо. Нові постачальники комплексно досліджуються і заносяться в реєстр. Визначено мінімальні вимоги, необхідні для внесення в цей реєстр. Визначальною, при незначних розходженнях і інших вимог, є якість сировини, адже якісна сировина – якісна продукція. Реєстр постачальників, з якими налагоджені довготривалі партнерські стосунки, включає:
- поставки сировини: ПП «Сфінкс», Універсальна торгово-зернова фіорма, ПАП «Аркадія», ТзОВ «Рапс@Соя Трейдинг», ТОВ «Терра», ТзОВ «Фіш-Троут»;
- поставки металопрокату і матеріалів: ПП “Метал”, ТД «Ніко-Центрметал», ПП “Денисов В.В”, ПП Вільбовець С.В., ПП «Рефакт»;
- поставка ферментних препаратів: ТОВ «Галеан ЛТД», ПП «Калина-К13»;
- поставка обладнання: “Коростеньхіммаш”, ВАТ «Подільський завод», Сумське машинобудівне НВО ім.Фрунзе, АТ “Сотрудничество”.
- транспортні послуги: Борщівське товариство “Агросервіс”, ВАТ “Агрохімія”, ВО “Агропромтехніка”, АТП 16138;
- ТОВ «Інтелтрейд»;
- ТОВ «Цукровий Союз»;
- ТОВ «Оболонь Агро»
- ТОВ «ЦТЗ Техномаркет» та ін.
Підприємство набуло значного досвіду роботи з постачальниками і при прийнятті рішень керується політикою компромісів і взаєморозуміння. Таким постачальникам може надаватися попередня оплата, послуги їх оплачуються в першу чергу. Домовленість про постачання деяких партій сировини чи матеріалів проводиться при допомозі телефонних переговорів, що свідчить про налагоджений зв’язок взаємодовіри і надійності партнерства. Є партнери, з якими склалися дружні відносини. Так постачальник зерна, керівник приватного підприємства “Логінова Н.О.” під час здійснення угоди приїжджає на підприємство особисто, цікавиться, чи задоволені якістю сировини та послугами, які вони надають.
Вибір постачальників проходить залежно від умов, вигідних цьому підприємству. З ними заключається договір про закупівлю їх продукції; обумовлюються ціни продажу. Умови поставки, ціна, кількість товару, а також порядок передачі товару по кількості та якості вказуються в договорі поставки, який заклечається між Постачальником та Покупцем (в даному випадку Борщівським спиртзаводом) (див. додаток №3).
При отриманні на складі постачальника продукції, здійснюється їх кількісне та якісне приймання. На складі ведеться журнал обліку сировини, який складається з двох частин:
1. прихід;
2. розхід.
В першій частині вказується дата отримання, номер прихідного документа, постачальник та вага (брутто, тара і нетто). В другій частині (розхід) вказується дата, номер вихідного документа та вага (нетто) (див. додаток №4).
При одержанні або відпущенні товару чи матеріалу зі складу ведеться також карточка складського обліку товарів і матеріалів (див. додаток №13), до якої додається прихідний ордер або накладна(див. додаток №15,16) .
Транспортування продукції від виробника до підприємства оформляється товарно-транспортною накладною. (див. додаток №10). При прибутті вантажу на склад виписується прибутковий ордер (див. додаток №17.1).
Придбані підприємством запаси зараховуються за первинною вартістю (вартість запасів, що придбані за плату) з включенням таких фактичних витрат:
- суми, непрямих податків у зв’язку з придбанням запасів, які відшкодовуються підприємству;
- витрати на транспортування запасів до місця їх використання, вантажно-розвантажувальні роботи;
- інші витрати, пов’язані з придбанням запасів і доведенням їх до стану, в якому вони придатні до використання.
Як і на будь-якому іншому виробничому підприємстві, на Борщівському спиртовому заводі здійснюється витрачання матеріалів на виробництво. Для раціонального використання цих матеріалів необхідно встановлювати норми витрачання їх на виробництво, в даному випадку на виробництво спирту.
Так, як всі необхідні матеріали зберігаються на складах, то для отримання необхідної їх кількості у цех на виробництво виписуються лімітні карти. (див. додаток №20) У них вказують бригаду, якій видаються запаси зі складу; назви виробів, на які видають матеріали; запаси, які видають на виробництво. До лімітної картки додається звіт про витрату допоміжних матеріалі на заводі (див. додаток №21). Далі записують норми та підраховують кількість витрачання даного запасу.
Способом контролю за витрачанням матеріалів на підприємстві є також інвентарний спосіб. Його використовують для точного визначення будь-яких спожитих матеріалів. При цьому способі періодично проводять інвентаризацію матеріалів. За даними інвентаризації визначають наявність матеріалів на кінець періоду (див. додаток №12).
Обліковою політикою підприємства визначений метод, за яким здійснюється відпуск запасів у виробництво. Це є метод FIFO (собівартості перших за часом надходжень запасів, тобто перший прихід – перший розхід). Оцінка за цим методом полягає в тому, що списання матеріальних цінностей відбувається в такій послідовності: залишок на початок періоду, перше надходження, потім друге, третє і наступні надходження за їх цінами. Залишки запасів на кінець місяця визначаються за цінами останніх за часом надходжень запасів.
Запаси повинні бути достовірно оцінені на дату складання балансу. Для цього витрати на придбання запасу, які не можуть бути відображені як активи, повинні включатися до складу витрат звітного періоду у звіті про фінансові результати.
Запаси відображаються в бухгалтерському обліку і звітності за найменшою з двох оцінок – первинною вартістю або чистою вартістю реалізації (очікувана ціна реалізації запасів в умовах звичайної діяльності за мінусом очікуваних витрат на завершення їх виробництва та реалізації).