Эти Положения определяли, что основанием для записей в бухгалтерском учете служат надлежаще оформленные первичные документы. Оправдательные документы могут быть как разовыми, предназначенными для оформления отдельных хозяйственных операций, так и накопительными (групповыми), предназначенными для оформления ряда однородных хозяйственных операций за определенный период.[3]
К бухгалтерским документам предъявлялись следующие требования:
- они должны быть составлены своевременно, то есть в момент совершения операции или сразу после ее окончания;
- документ должен быть достоверным, а также составлен четко и иметь ясное содержание;
- документы должны составляться доброкачественно, содержать достоверные данные;
К составлению документов предъявлялись следующие требования:
1. документы должны быть составлены на специальных бланках;
2. документы должны строго соблюдать установленные формы и реквизиты;
3. в документе должен быть четко и разборчиво написан текст и цифры;
4. незаполненные реквизиты прочеркиваются одной чертой;
5. денежная сумма указывается цифрой и прописью.
В документе должны быть подписи должностных лиц с указанием должности.
Реквизиты документа - это необходимая исходная информация, которая содержится в документах.
К числу обязательных реквизитов документов относят:
а) название (приходный ордер, лимитно-заборная карта, расходный ордер, накладная, наряд, рапорт о выработке, маршрутный лист, акт и пр.);
б) дату составления;
в) содержание хозяйственной операции и ее основание;
г) измерители операций (в количественном и ценностном выражении);
д) подписи лиц, ответственных за совершение операции и за правильность ее оформления.
В необходимых случаях в документе должны быть приведены его номер, название и адрес предприятия (организации) и указание сторон, участвовавших в совершении хозяйственной операции, оформленной данным документом (например, в накладной, акте о приемке материалов и т.п.), а также дата записи в накопительный документ хозяйственной операции в тех случаях, когда дата составления документа и дата записи в него хозяйственной операции не совпадают (например, в лимитно-заборной карте и др.).
Другие реквизиты определяются характером документируемых хозяйственных операций.
При применении счетно-клавишных, счетно-перфорационных и других вычислительных машин документы, служащие основанием для бухгалтерских записей, должны также содержать необходимые реквизиты, расположенные в порядке, отвечающем требованиям механизации учета. При этом наряду с текстовым содержанием операций допускается применение установленного в соответствующем порядке шифра (цифрового обозначения).
Вся документация, составленная при помощи средств механизации на основании оправдательных документов и служащая основанием для последующих записей в бухгалтерском учете, должна иметь заголовок, определяющий ее содержание, и подписи лиц, отвечающих за соответствие данных, содержащихся в документации, составленной механизированным способом, данным оправдательных документов. Если оправдательным документом является непосредственно перфокарта, она должна иметь все реквизиты, установленные для аналогичного оправдательного документа при составлении его ручным способом.
Записи в документах производятся чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Использовать для записи простой карандаш запрещается. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.
Приходные и расходные кассовые документы оформляются в порядке, установленном Положением о ведении кассовых операций предприятиями, учреждениями и организациями. Порядок оформления банковских документов устанавливается правилами банка.
Все документы, служащие основанием для записей в бухгалтерском учете, должны представляться в бухгалтерию или на машиносчетные установки в порядке и в сроки, устанавливаемые главным (старшим) бухгалтером предприятия или хозяйственной организации.
Распоряжения главного (старшего) бухгалтера в части правильного и своевременного оформления операций и представления требуемых документов и сведений являются обязательными для всех работников данного предприятия или хозяйственной организации.
За достоверность содержащихся в документе данных, а также за доброкачественное его составление несут ответственность должностные лица, подписавшие этот документ (начальник цеха, нормировщик, кладовщик и др.).
Представленные документы подвергаются проверке как с точки зрения законности операций, так и по форме (полнота заполнения реквизитов, наличие соответствующих подписей и т.д.), а также правильности арифметических вычислений и подсчетов, после чего принимаются к учету.
Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам после получения или выдачи денег, подлежат обязательному гашению штампом или надписью "Получено" или "Оплачено" с указанием даты. Подлежат также гашению штампом "Погашено" все банковские документы, а также документы, по которым произведены начисления заработной платы или другие выплаты (авансовые отчеты, наряды и др.).
При журнально-ордерной форме счетоводства накапливание и систематизация данных, содержащихся в документах, принятых к учету, производится непосредственно в журналах-ордерах, ведомостях и других учетных регистрах. На документах, данные которых включены в журналы-ордера и ведомости, должны указываться номера соответствующих регистров и порядковые номера записи.
Предприятия и хозяйственные организации, еще не перешедшие на журнально-ордерную форму счетоводства и применяющие мемориально-ордерную форму учета, принятые к учету данные документов оформляют путем составления мемориальных ордеров, как правило, на группы документов, систематизированных по признаку однородности операций.
Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале, в котором приводятся порядковые номера, дата и сумма по мемориальным ордерам. В конце месяца в регистрационном журнале подсчитываются итоги сумм за истекший месяц.
Для контроля за правильностью бухгалтерских записей и составления бухгалтерского баланса ежемесячно составляются оборотные ведомости: одна - по оборотам всех синтетических счетов и отдельные - по оборотам каждой группы аналитических счетов, объединяемых соответствующим синтетическим счетом.
По данным оборотных ведомостей производится сверка итогов оборотов по синтетическим счетам и итога по регистрационному журналу, а также итогов оборотов и сальдо аналитических счетов с объединяющими их синтетическими счетами.
Для отражения итоговых данных по синтетическим счетам применяется книга синтетического учета - главная книга. Записи в этой книге производятся только по счетам первого порядка. При этом при мемориально-ордерной форме учета в главной книге регистрируются лишь текущие обороты.
В предприятиях и организациях, где при учете хозяйственных операций по мемориально-ордерной форме счетоводства применяется небольшое количество синтетических счетов бухгалтерского учета, допускается с разрешения вышестоящей организации совмещение хронологической регистрации мемориальных ордеров с записями по синтетическим счетам в одной книге "Журнал-Главная".
В "Журнале-Главной" выводятся итоги оборотов за месяц в целом, а также по дебету и кредиту каждого счета.
В соответствии с Положением о бухгалтерских отчетах и балансах бухгалтерские отчеты и балансы должны составляться на основе проверенных бухгалтерских записей, подтвержденных оправдательными документами.
План счетов - система бухгалтерских счётов, предусматривающих их количество, группировку и цифровое обозначение в зависимости от объектов и целей учета. В Плане счетов включаются как синтетические (счета первого порядка), так и связанные с ним аналитические счета (субсчета или счета второго порядка). Построение плана счетов обеспечивает согласованность учетных показателей с показателями действующей отчетности.[4]
История плана счетов
· 1960-1968 - действовал План счетов бухгалтерского учета производственно-хозяйственной деятельности предприятий, строек и хозяйственных организаций союзного, республиканского и местного подчинения, утвержденный Письмом Минфина СССР от 28.09.1959 №295
· 1969-1985 - действовал План счетов бухгалтерского учета производственно-хозяйственной деятельности предприятий, строек и хозяйственных организаций, утвержденный Письмом Минфина СССР от 30.05.1968 №130
· 1986-1992 - действовал План счетов бухгалтерского учета производственно-хозяйственной деятельности объединений, предприятий и организаций и Инструкции по его применению, утвержденный Приказом Минфина СССР от 28.03.1985 года №40
· с 1989 - действует План счетов бухгалтерского учета в коммерческих банках (кредитных учреждениях) Российской Федерации, первая редакция которого утверждена Письмом Госбанка СССР от 21.12.1989 №254.
· 1987-1993 - действовал План счетов, содержащийся в Инструкции по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на Государственном бюджете СССР, утвержденной Минфином СССР от 10.03.1987 №61
История бухгалтерского учета в СССР органически продолжила традиции старой дореволюционной России, а зачатки нового учета можно проследить с первых недель февральской революции, которая привела к огромным социально-экономическим изменениям, которые не могли не отразиться на ведении учета.