И.Н.Елисова
ВВЕДЕНИЕ
Нет ни одной фирмы или индивидуального предпринимателя, которые смогли бы вести свою деятельность, не сталкиваясь с кассовыми операциями. Расчеты с покупателями (клиентами, заказчиками), выдача денег подотчетным лицам на хозяйственные нужны, командировочные и представительские расходы, выплата зарплаты работникам - вот далеко не полный перечень ситуаций, в которых вам придется строго соблюдать порядок ведения кассовых операций, установленный законодательно. Иначе вам грозят штрафы. И, как правило, немалые.
В нашей книге мы подробно рассмотрели все операции, которые связаны с поступлением в кассу или выдачей из нее наличных денег.
Также подробно разобраны вопросы оформления первичных документов по учету кассовых операций. Например, приведен образец заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств, акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, авансового отчета.
Рассмотрено, сколько денег фирма (индивидуальный предприниматель) может хранить у себя в кассе. Как установить лимит остатка наличных в кассе в случае, если у фирмы есть обособленные подразделения или таковых нет. Как оформить расходный кассовый ордер при сдаче в банк сверхлимитной наличности.
Кроме того, освещены вопросы, касающиеся административной ответственности фирм (предпринимателей) за нарушения порядка ведения кассовых операций, применения контрольно-кассовой техники и использования бланков строгой отчетности.
Все выводы, сделанные в книге, подкреплены ссылками на нормативные документы. А в спорных случаях приведены примеры из арбитражной практики.
1. ПРИХОДНО-РАСХОДНЫЕ ОПЕРАЦИИ ПО КАССЕ
В этой главе мы рассмотрим, как надо оформлять поступление денег в кассу и выдавать средства из нее. Также остановимся на том, сколько наличности можно хранить в кассе, не сдавая ее в банк. Поговорим о том, как и в каких случаях проводится инвентаризация наличных денег в кассе.
1.1. Поступление денег в кассу
Поступление наличных денег в кассу организации (индивидуального предпринимателя) оформляется приходным кассовым ордером по форме N КО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88. Он состоит из двух частей: собственно самого приходного кассового ордера и отрывной квитанции к нему.
Отрывная квитанция выдается лицу, сдавшему деньги в кассу. А если деньги поступили из банка, то квитанцию прикладывают к банковским документам. Если организация продает товары (выполняет работы, оказывает услуги) за наличный расчет, то на всю сумму выручки составляется один приходник. Делают это в конце рабочего дня или смены.
Рассчитываясь наличными с юридическими лицами, учтите, что предельный размер таких расчетов составляет 60 000 руб. Это установлено Указанием Центрального банка РФ от 14 ноября 2001 г. N 1050-У. Иначе говоря, организации могут рассчитываться наличными на сумму не более 60 000 руб. по одной сделке, даже если это будет оформлено несколькими приходниками.
Обратите внимание: на расчеты с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями данный лимит расчетов наличными не распространяется.
А чем грозит превышение установленного лимита расчетов наличными с юрлицами? Штраф по ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Так, должностных лиц фирмы могут оштрафовать на 40 - 50 МРОТ (4000 - 5000 руб.), а саму фирму - на 400 - 500 МРОТ (40 000 - 50 000 руб.). Правда, эти меры финансовой ответственности применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платеж (см. Письмо Центрального банка РФ от 24 ноября 1994 г. N 14-4/308).
1.2. Выдача денег из кассы
Выдачу наличных денег из кассы организации (индивидуального предпринимателя) оформляют расходным кассовым ордером. Его форма (N КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.
Правда, деньги из кассы можно выдавать еще и по платежной или расчетно-платежной ведомости. Эти ведомости обычно оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации. Их можно оформлять и на выплату пособий, стипендий и пр.
При этом организация может использовать:
- расчетно-платежную ведомость по форме N Т-49;
- расчетную ведомость по форме N Т-51;
- платежную ведомость по форме N Т-53.
Формы этих ведомостей утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.
После того как истечет срок выдачи зарплаты или иных выплат, установленный в организации, в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости кассир должен указать, сколько денег по ней выплачено и сколько будет депонировано. На общую сумму, которая выплачена по ведомости, оформляют один расходный кассовый ордер. Номер этого ордера и дату его составления указывают в ведомости. На депонированные суммы, которые сдают в банк, также составляют один расходный кассовый ордер.
1.3. Документальное оформление кассовых операций
Рассмотрим, как документально оформляются операции приема-выдачи денег из кассы (помимо приходных и расходных кассовых ордеров).
1.3.1. Книга учета принятых и выданных кассиром
денежных средств
Деньги, которые старший кассир выдает из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также возврат наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям фиксируются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88). Эту книгу, которая открывается на год, заполняет старший кассир.
В этом случае денежные средства выдают и принимают в следующем порядке.
В начале рабочего дня старший кассир выдает кассирам сумму, необходимую для проведения расходных операций. Получив наличные деньги, кассиры расписываются в графе 4 книги. В конце рабочего дня кассиры сдают остаток наличности и кассовые документы старшему кассиру. Старший кассир расписывается в получении денег в книге учета (графа 9) и подсчитывает их остаток (графа 10).
Пример 1. 14 августа 2006 г. старший кассир ООО "Мечта" выдал кассиру 4300 руб. для проведения расходных операций. При этом у него в кассе оставалось с прошлого дня 2300 руб.
За день в кассу поступило еще 32 000 руб. А в конце дня старшему кассиру было возвращено 36 300 руб. Из них:
- 5600 руб. - наличными деньгами;
- 30 700 руб. - оплаченными документами.
Остаток денег в кассе составил 2300 руб.
Посмотрим, что будет отражено в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (см. форму на с. 10).
Унифицированная форма N КО-5
Образец обложки и титула
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0310005│
ООО "Мечта" ├───────┤
------------------------------------------------ по ОКПО │ │
организация ├───────┤
________________________________________________________ │ │
структурное подразделение └───────┘
КНИГА
УЧЕТА ПРИНЯТЫХ И ВЫДАННЫХ КАССИРОМ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
2006
---- г.
Тимофеева С.И.
--------------------------------
фамилия, имя, отчество кассира
По данному образцу печатать все четные страницы книги по форме N КО-5
| Дата | Остаток на- личных денег у кассира на начало дня, руб. коп. | Выдано кассиру (сумма цифрами и прописью), руб. коп. | Деньги по- лучены. Подпись кассира | Получено за день по приходным операциям, руб. коп. |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 14.08 | 2 300-00 | 4 300-00 (четыре тысячи триста рублей 00 копеек) | Иванова | 32 000-00 |
| и т.д. |
По данному образцу печатать все нечетные страницы книги по форме N КО-5
| Сдано кассиром старшему кассиру, руб. коп. | Деньги и оплачен- ные доку- менты по- лучены. Подпись старшего кассира | Остаток на- личных де- нег на конец дня, руб. коп. | ||
| наличными деньгами | оплаченными документами | всего (сумма цифрами и про- писью) | ||
| 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| 5 600-00 | 30 700-00 | 36 300-00 (тридцать шесть тысяч триста рублей 00 копеек) | Тимофеева | 2 300-00 |
| и т.д. | ||||
1.3.2. Журнал регистрации приходных и расходных
кассовых документов
Сведения о приходных и расходных кассовых ордерах или заменяющих их документах (платежные, расчетно-платежные ведомости, заявления на выдачу денег и т.д.) заносят в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88).
Образец заполнения этого журнала приведен на с. 11.
Унифицированная форма N КО-3
Образец обложки
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0310003│
ООО "Мечта" ├───────┤
------------------------------------------------ по ОКПО │ │
организация ├───────┤
________________________________________________________ │ │
структурное подразделение └───────┘
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ
ПРИХОДНЫХ И РАСХОДНЫХ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
2006
---- г.
кассир Иванова С.И.
------------------- --------------------------
должность фамилия, имя, отчество
По данному образцу печатать все страницы журнала по форме
N КО-3
| Приходный документ | Сумма, руб. коп. | Примечание | Расходный документ | Сумма, руб. коп. | Примечание | ||
| дата | но- мер | дата | но- мер | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 15.08.2006 | 134 | 12-00 | возврат неиспользованного аванса | 15.08.2006 | 110 | 239-00 | покупка канцтоваров |
| 15.08.2006 | 135 | 145-00 | возврат неиспользованного аванса | 15.08.2006 | 111 | 3 567-00 | командировочные расходы |
| 15.08.2006 | 136 | 22 576-00 | возврат неиспользованного аванса | 16.08.2006 | 112 | 13 364-00 | представительские расходы |
| 16.08.2006 | 137 | 1 289-00 | продажа основного средства | 16.08.2006 | 113 | 265-90 | аванс на хознужды |
| 16.08.2006 | 138 | 1 189-00 | возврат неиспользованного аванса | 16.08.2006 | 114 | 256-80 | аванс на хознужды |
| 17.08.2006 | 139 | 112-00 | возврат неиспользованного аванса | 17.08.2006 | 115 | 113 786-40 | командировочные расходы |
| и т.д. | |||||||
1.3.3. Журнал регистрации платежных ведомостей