Грузоотправитель при необходимости может выписывать дополнительные экземпляры товарно-транспортных накладных. Например, если на одном автомобиле одновременно перевозятся несколько партий грузов в адрес нескольких грузополучателей, товарно-транспортная накладная выписывается каждому грузополучателю в отдельности.
Для оформления отпуска и приемки товарно-материальных ценностей, перемещение которых осуществляется без участия автомобильных транспортных средств, например почтой или нарочным, используется товарная накладная (ф. ТН-2), являющаяся, как и товарно-транспортная накладная, документом строгой отчетности. Товарная накладная (ф. ТН-2) служит основанием для списания товарно-материальных ценностей у отправителя и оприходования их у получателя, а также складского и бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей.
Товарная накладная (ф. ТН-2) выписывается отправителем, как правило, в двух экземплярах. Первый экземпляр накладной предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у грузополучателя получателя товара. Второй остается у отправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.
Согласно Закону Республики Беларусь «О налоге на добавленную стоимость», вступившему в силу с 1 января 2000 года, в ТТН-1 и ТН-2 в разделе «Сведения о грузе» указываются следующие реквизиты: «Ставка НДС», «Сумма НДС», «Всего стоимость с НДС». В первичных учетных документах указанные реквизиты указываются отдельно по каждой позиции.
Помимо этого, Закон предусматривает обязательное ведение продавцами продукции и товаров книги продаж и журнала учета выдаваемых первичных учетных документов, и покупателями товаров - журнала учета получаемых от поставщиков первичных учетных документов, применяемых при отгрузке товаров, и книги покупок. Во всех вышеуказанных документах должны быть указаны реквизиты по налогу на добавленную стоимость.
На склады поступают также материалы из цехов своей организации, которые изготавливаются в подсобных производствах; ценности, полученные при ликвидации основных средств, от брака и т. п. Они приходуются на склады по требованиям-накладным на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (ф. М-11). Требования-накладные (ф. М-11) на возврат неиспользованных материалов выписываются лишь в том случае, если ценности отпускались по ним, а не по лимитно-заборным картам, так как в последних предусматривается учет возврата материалов, ранее отпущенных в производство.
Материальные ценности, находящиеся в стадии технической приемки или лабораторного испытания, приходными документами не оформляются, а учитываются материально ответственными лицами в специальной книге с подразделением на «Материалы, ожидающие приемки» и «Материалы, находящиеся на ответственном хранении». До выяснения результатов приемки такие товарно-материальные ценности должны храниться на складах обособленно и не расходоваться.
Материалы со складов организации отпускаются в цехи для изготовления продукции, на хозяйственные нужды, а также на сторону для переработки или реализации как излишние или ненужные.
Для оформления расхода материалов применяются различные документы: ведомости на отпуск запасных частейлимитно-заборные карты, акты-требования на замену (дополнительный отпуск) материалов, требования-накладные на отпуск (внутреннее перемещение) материалов, комплектовочные ведомости, раскройные карты и др.
Лимитно-заборные карты (ф. М-8) - это накопительные документы, используемые для оформления регулярного отпуска на производственные цели лимитируемых материалов. Они являются оправдательными документами для списания материальных ценностей со склада и служат для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов их отпуска.
Лимитно-заборные карты выписывает отдел материально-технического обеспечения или плановый отдел в двух экземплярах на месяц (квартал, полугодие, год с отрывными месячными талонами на фактический отпуск). Один экземпляр карты передается потребителю (цех, участок), а второй - на склад пли в кладовую цеха (участка). В каждом экземпляре указываются установленный лимит, наименование, номенклатурный номер материалов, шифр затрат и другие данные. Отпуск материалов в производство осуществляется складом (кладовой) при предъявлении представителем цеха своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита. В лимитно-заборной карте цеха (участка) расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель цеха (участка), что обеспечивает взаимный контроль за правильностью производимых в них записей.
По окончании месяца оба экземпляра лимитно-заборных карт передаются в бухгалтерию для отражения расхода материалов на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
По лимитно-заборной карте ведется также учет возврата материалов, не использованных в производстве. При этом никаких дополнительных документов не составляется.
Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению руководителя организации или главного инженера. При этом выписывается акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов (ф. М-10) в двух экземплярах, из которых первый с распиской получателя остается на складе, а второй с подписью заведующего складом выдается на руки получателю. В требовании наряду с другими реквизитами должно быть указано, на какие цели отпускаются материалы.
Для оформления разового отпуска материальных ценностей внутри организации и их отпуска хозяйствам организации, расположенным за пределами его территории, применяется накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (ф. М-11).
Обязательной предпосылкой правильного учета материалов и обеспечения их сохранности служит хорошая организация складского хозяйства. Складские помещения должны быть приспособлены к приемке, хранению и отпуску материалов. Для этого помещения складов должны быть изолированы, оборудованы сигнализацией, необходимым количеством стеллажей, ячеек, поддонов, средствами механизации и весоизмерительными приборами. Внутри склада каждая группа, подгруппа и вид материальных ценностей должны храниться в определенном месте в соответствии со строго продуманной системой. К каждому месту хранения прикрепляется материальный ярлык.
Приказом руководителя организации устанавливается система материальной ответственности лиц, работающих на складах. С ними заключаются договоры о материальной ответственности. Учет материалов на складах и в кладовых ведется непосредственно материально-ответственными лицами (заведующими складами, секциями, кладовыми). В отдельных случаях с согласия материально ответственных лиц допускается возлагать ведение карточек складского учета на учетчиков (операторов).
На складах (кладовых) материально ответственными лицами ведется количественно-сортовой учет материалов. Порядок учета материальных ценностей на складах зависит от применяемого метода. Наиболее прогрессивным и рациональным методом учета материалов является оперативно-бухгалтерский (сальдовый).
Оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод повышает качество бухгалтерского учета и контроля за состоянием, движением и сохранностью ценностей. Документация по движению материалов и выведению их остатков легко поддается механизированной обработке. К основным принципам этого метода относятся следующие:
– оперативность и достоверность количественного учета на складах, осуществляемого материально ответственными лицами в карточках складского учета материалов;
– систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования складских операций по движению материалов и ведением складского учета, предоставление работникам бухгалтерии права сверять соответствие фактических остатков материалов в натуре с данными текущего складского учета;
– осуществление бухгалтерией учета материальных ценностей в денежном выражении по учетным ценам в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест хранения - складов и кладовых, материально ответственных лиц и групп материалов, а при обработке документов на ЭВМ – в разрезе номенклатурных номеров;
– систематическая взаимосверка данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененных по принятым учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.
Использование сальдового метода учета материальных ценностей предполагает ведение на складах только количественно-сортового учета движения материалов. Осуществляется он в карточках складского учета материалов (ф. М-12). Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом (кладовщику). Для учета выданных карточек в бухгалтерии ведется Реестр выдачи карточек (по произвольной форме).
Записи по приходу и отпуску материалов в карточки складского учета производятся на основании первичных документов по приходу и расходу материалов в день совершения операций с выведением остатка после каждой записи. Записи операций по отпуску и возврату материалов по лимитно-заборным картам производятся в карточках складского учета по мере закрытия карт, но не позднее первого числа следующего за отчетным месяца. При этом в течение месяца лимитно-заборные карты хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета (ф. М-12).