Министерство образование РФ
Байкальский государственный университет экономики и права
Кафедра информатики и кибернетики
Курсовая работа
по дисциплине "Информационные технологии в управлении"
Мебельная фабрика "Стиль". Автоматизация учета поставок и продаж
Иркутск, 2009
Введение
1. Общая характеристика мебельной фабрики "СТИЛЬ"
1.1 Сведения об организации.
1.2 Описание информационных потоков
А) Информационные потоки при учете поставок
Б) Информационные потоки при учете продаж
1.3 Анализ документооборота учета поставок и продаж
А) Документооборот при учете поставок материалов
Б) Документооборот при учете продаж продукции
2. Описание выбранного бизнес – процесса, подлежащего автоматизации
2.1 Точка зрения автора на процессы АСУ
2.2 Глоссарий предметной области
2.3 Модель бизнес-процесса учета поставок и продаж
3. Характеристика информационного обеспечения и технологии ее использования
3.1 Состав информации
3.2 Пользователи информации
3.3 Модель данных
4. Требования к системе комплекса автоматизации на предприятии
5. Обоснование выбора и выбор программно-аппаратных средств
Заключение
Приложение 1 "Организационная структура"
Приложение 2 "Функциональная структура"
Приложение 3 "Информационные потоки учета продаж"
Приложение 4 "Информационные потоки учета поставок материалов"
Приложение 5 "Документооборот при учете продаж"
Приложение 6 "Документооборот при учете поставок материалов"
Приложение 7 "Глоссарий"
Приложение 8 "Бизнес – процесс учета поставок"
Приложение 9 "Декомпозиция бизнес – процесса учета поставок"
Приложение 10 "Бизнес – процесса учета продаж"
Приложение 11 "Декомпозиция бизнес – процесса учета продаж"
Приложение 12 "Модель данных"
Приложение 13 "Форма документа счет – фактуры"
Приложение 14 "Форма документа накладной"
В настоящее время перед мебельной промышленностью поставлены задачи повышения качества и улучшения ее ассортимента, а также снизить материалоемкость и трудоемкость выпускаемых изделий. Эти мероприятия планируется выполнить главным образом за счет широкого внедрения в мебельную промышленность эффективную автоматизированную систему управления.
Данная курсовая работа посвящена изучению именно системы учета поставок материалов учет продаж мебели на фабрике "СТИЛЬ". Главная цель работы – изучение данной системы и рассмотрение возможности ее автоматизации.
1. Общая характеристика мебельной фабрики "СТИЛЬ"
Фабрика "СТИЛЬ", создаваемая в виде общества с ограниченной ответственностью планирует работать в сфере мебельной промышленности. Штат фирмы состоит из 27 человек.
Характер деятельности – коммерческий.
Форма собственности – частная.
Основная деятельность, планируемая фирмой, заключается в оказании услуг по производству мебели.
Для поддержки стабильности основной деятельности наша фирма планирует предложить клиентам следующее:
- производство мягкой мебели для дома: комплекты, состоящие из кресел и диванов, отдельно диваны, диван-кровати, кресла, раскладные кресла, мягкие уголки для гостиной комнаты;
- ремонт мебели, как произведенной нашей фирмой, так и другими производителями;
- производство мягкой мебели для офисов;
- сборка готовых комплектов мебели по заказам населения;
- доставка мебели по месту назначения.
Миссия:Производимая нами мебель способна полностью удовлетворить потребности людей, желающих ее приобрести. Наша мебель создаст Вам ту необходимую обстановку, которой Вы хотели, а также будет удовлетворена потребность в долговечности использования приобретенной мебели.
Наша фирма считает нужным ознакомить клиентов с теми особенностями, которых мы придерживаемся:
1. Мебель выполнена с соблюдением определенных стилей и конструкций.
2. Фирма ведет изучение проектов квартир для того, чтобы клиенты могли приобретать мебель с учетом особенностей расположения квартиры.
3. Предлагаемая нами мебель является многофункциональной.
Характерной чертой производимой нами мебели является ее качество. Фирмой закуплено совершенное оборудование по обработке древесины, оборудование обслуживает персонал широкого профиля – все это позволит добиться желаемого результата.
Немаловажным моментом является то, что фирма по желанию клиента производит доставку мебели по месту назначения.
Организационная структура предприятия представлена на приложении 1.
Функциональная структура предприятия
При описании функциональной структуры предприятия, мы решили представить функции тех должностей работников, которые на прямую связаны с продажей мебели и поставкой материалов (см. Приложение 2).
А) Информационные потоки при учете поставок. Агент по снабжению делает заявку на материал поставщику, после чего на склад материалов поступает заказ. От поставщика нам поступает товарно-транспортная накладная и счет – фактура, после чего Пункт расчетов переводит деньги на лицевой счет поставщика.
Б) Информационные потоки при учете продаж. Директор предприятия заключает договор с клиентом, после чего клиент подает заявку на нужную продукцию менеджеру по продажам, где он подает заявку на склад готовой продукции. На складе готовой продукции выписывается четыре экземпляра товарно-транспортной накладной, после чего накладные передаются бухгалтеру для записи в журнале регистрации накладных на отпуск продукции и подписи их бухгалтером. Подписанные накладные возвращаются к заведующему складом готовой продукции, где один экземпляр остается у него в качестве оправдательного документа на отпуск продукции со склада, второй служит основанием для выписки счет – фактуры; третий и четвертый экземпляры накладной передаются клиентам. На основании накладных выписывается счет – фактура по установленной форме в двух экземплярах, одна выдается клиентам, а вторая остается у организации – поставщика для отражения в книге продаж. После чего клиенты оплачивают заказ. Происходит отгрузка товара (см. Приложения 3).
Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом.
Мы постарались организовать его таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организации мы разработали маршруты прохождения.
Агент по снабжению подает заявку поставщикам на материал, после чего происходит регистрация нашей заявки. В Пункте расчетов агент по снабжению получает квитанцию об оплате, после чего поставщики нам выдают накладную, которую бухгалтер регистрирует в архиве накладных, на основе выданной накладной нам предоставляют счет-фактуру, которая регистрируется в архиве накладных у бухгалтера.(см. Приложение 4)
После того как клиент подал заявку, менеджер регистрирует её и отправляет в архив заявок. Далее директор заключает договор с заказчиками, он регистрируется и отправляется в архив договоров. В дальнейшем клиент предоставляет бухгалтеру квитанцию об оплате за продукцию, после чего она отправляется в архив квитанций (см. Приложение 5)
2. Описание выбранного бизнес – процесса, подлежащего автоматизации
До настоящего времени распространенным является мнение о том, что для внедрения автоматизированной системы управления на предприятии достаточно установить компьютеры и приобрести программы. На самом же деле этим не только не заканчивается, а даже и не начинается процесс автоматизации производства. Любая реорганизация на предприятии преследует вполне конкретную цель: увеличить прибыль и получить определенные конкурентные преимущества. Соответственно, и автоматизация должна служить достижению этих целей. Следовательно, автоматизация начинается с выявления тех организационно-технических моментов, которые этому не способствуют. Эта работа требует знания не только всего производства в целом, но стратегических планов его развития, поэтому проводиться она должна либо непосредственно высшим руководством предприятия, либо при его активном участии. В противном случае велика вероятность "кусочной" автоматизации, то есть автоматизации отдельных участков и работ. Это тоже часто дает положительный эффект, но он несравним с эффектом комплексной автоматизации.
Такой подход отнюдь не означает, что автоматизировать надо все и сразу. Это и дорого с материальной точки зрения и не всегда удобно с организационной. Автоматизацию следует начинать с наиболее "узких" мест, постепенно распространяя ее на все предприятие.
1. Доверенность