Якщо цінності, яких не вистачає. коштують дешевше тих, що їх перекривають, то різниця відноситься на зменшення собівартості продукції (затрат на виробництво, робіт, послуг).
Лишки матеріальних цінностей, не зараховані як пересортиця, оприбутковуються з внесенням їх вартості за зменшення собівартості продукції. Нестачі списуються в межах норм природного збитку на собівартість продукції, робіт, послуг. Нестачі понад тих, що можуть бути списані, як природній збиток, а також по тих матеріальних цінностях, по яких не може бути природного збитку, відносять за рахунок матеріально відповідальних осіб.
За вмотивованим рішенням інвентаризаційної комісії вартість нестач може бути віднесена на інших винних фізичних чи юридичних осіб шляхом висунення до них претензій через суд або арбітраж.
Фактичні залишки, виявлені при інвентаризації переносять до складського обліку в облікові записи бухгалтерії.
Після закінчення облікового періоду матеріально відповідальна особа повинна скласти «Матеріальний звіт» (ф. М-19), який містить інформацію про надходження та вибуття товарно-матеріальних цінностей за весь період. Цей звіт разом із документами, які підтверджують надходження та вибуття запасів, фіксується у «Реєстрі приймання-здавання документів» (ф. М-13). Всі вони передаються в бухгалтерію.
Документообіг на підприємстві має бути організований так, щоб забезпечувати вчасне надходження необхідної інформації до бухгалтерії. Первинні документи, які надходять до бухгалтерії, підлягають перевірці за змістом операції і за правильністю їх оформлення. Особливу увагу слід звернути на законність проведення операцій.
РОЗДІЛ III. СИНТЕТИЧНИЙ ТА АНАЛІТИЧНИЙ ОБЛІК ВИРОБНИЧИХ ЗАПАСІВ
В Україні суб’єктами нормативного регулювання обліку є Кабінет Міністрів, Міністерства органів Держкомстатистики, Державна податкова служба, Національний банк та інші державні органи. Нормативними документами регламентуються як об’єкти обліку, так і схема кореспонденції рахунків.
Методологічне регулювання здійснює, як правило, Міністерство фінансів, що займається розробкою:
- Плану рахунків бухгалтерського обліку;
- положень про документальне забезпечення захистів в бухгалтерському обліку;
- обсягу, форми і порядку складання річної (квартальної) бухгалтерської звітності;
- порядку ведення облікових регістрів різними підприємствами;
- інших нормативних документів, що регулюють облік в цілому та окремі його ділянки.
Основним документом, що регулює порядок ведення обліку запасів є Положення (Стандарт) бухгалтерського обліку № 9 «Запаси». В ньому поданий порядок аналітичного та синтетичного обліку запасів, порядок визнання та оцінки.
Згідно з планом рахунків бухгалтерського обліку виробничі запаси класифікуються за такими групами:
201 Сировина і матеріали
202 Куповані напівфабрикати та комплектуючі вироби
203 Паливо
204 Тара і тарні матеріали
205 Будівельні матеріали
206 Матеріали передані у переробку
207 Запасні частини
208 Матеріали сільськогосподарського призначення
209 Інші матеріали
Типовими операціями з обліку виробничих запасів є наступні:
1. Матеріали (напівфабрикати), вироблені підприємством для власних потреб:
Дт 201 „Сировина і матеріали”
Дт 23 „Виробництво”
2. Оприбуткування виробничих запасів, виготовлених на підприємстві:
Дт 20 „Виробничі запаси”
Кт 23 „Виробництво”
Надходження виробничих запасів на підприємстві за плату від постачальників відображається такими записами.
У разі наступної оплати:
1. Оприбутковано запаси:
Дт 20 „Виробничі запаси”
Кт 63 „Розрахунки з вітчизняними постачальниками”
Відображено суму податкового кредиту щодо ПДВ у складі вартості оприбуткованих запасів:
Дт 641 „Розрахунки за податками”
Кт 63 „Розрахунки з постачальниками та підрядниками”
2. Відображено витрати на транспортування запасів:
Дт 20 „Виробничі запаси”
Кт 63 „Розрахунки з постачальниками та підрядниками”
Відображено суму податкового кредиту щодо ПДВ у складі суми передоплати за запаси за наявності податкової накладної:
Дт 641 „Розрахунки за податками”
Кт 631 „Розрахунки з постачальниками та підрядниками”
3. Оплачено придбані запаси:
Дт 63 „Розрахунки з постачальниками та підрядниками”
Кт 31 „Рахунки в банках”
4. Оплачено транспортні послуги:
Дт 63 „Розрахунки з постачальниками та підрядниками”
Кт 31 „Рахунки в банках”
У разі передоплати
5. Здійснено передоплату за запаси:
Дт 63 „Розрахунки з постачальниками та підрядниками”
Кт 31 „Рахунки в банках”
Відображено суму податкового кредиту щодо ПДВ в складі суми передоплати за запаси за наявності податкової накладної:
Дт 641 „Розрахунки за податками”
Кт 644 „Податковий кредит”
6. Здійснено передоплату за транспортні послуги:
Дт 371 „Розрахунки за виданими авансами”
Кт 31 „Рахунки в банках”
Відображено суму податкового кредиту щодо ПДВ в складі суми передоплати за транспортні послуги за наявності податкової накладної:
Дт 641 „Розрахунки за податками”
Кт 644 „Податковий кредит”
7. Оприбутковано придбані запаси:
Дт 20 „Виробничі запаси”
Кт 63 „Розрахунки з постачальниками та підрядниками”
8. Списано раніше відображену суму податкового кредиту щодо ПДВ при оприбуткуванні запасів:
Дт 644 „Податковий кредит”
Кт 631 „Розрахунки з постачальниками та підрядниками”
9. Вартість транспортних послуг включено до первісною вартості запасів:
Дт 20 „Виробничі запаси”
Кт 631 „Розрахунки з постачальниками та підрядниками”
10 Списано раніше відображено суму податкового кредиту щодо ПДВ у складі вартості транспортних послуг:
Дт 644 „Податковий кредит”
Кт 63 „Розрахунки з постачальниками та підрядниками”
Здійснено залік заборгованостей:
Дт 63 „Розрахунки з постачальниками та підрядниками”
Кт 371 „Розрахунки за виданими авансами”
Проблема організації аналітичного обліку (за номенклатурними номерами) вирішується з прийманням облікової політики підприємства. За великої номенклатури запасів доцільно застосовувати оперативно-бухгалтерський метод. За цим методом кількісно-сортовий облік запасів на складах ведеться матеріально відповідальними особами в картках складського обліку (ф. № М-12), які відкриваються бухгалтерією на кожний номенклатурний номер запасів. Матеріально відповідальна особа в цих картках записує кожну операцію з надходження та відпускання матеріалів і визначає залишок запасів. Підставою для записів є первинні документи на оприбуткування та відпускання запасів.
На даному підприємстві картки складського обліку не ведуться, адже номенклатура є невеликою.
Бухгалтерія постійно контролює правильність ведення складського обліку відповідно до первинних документів. Контроль здійснюється за графіком безпосередньо на складі в присутності матеріально відповідальної особи. Бухгалтер перевіряє правильність записів і визначення залишків, що підтверджує своїм підписом у картці. Потім за реєстром забирає первинні документи для бухгалтерської обробки.
Після такого контролю картки складського обліку перетворюються з регістрів оперативного обліку в регістри оперативно-бухгалтерського обліку та в бухгалтерії не потрібно вести аналітичний облік наявності та руху запасів за кожним номенклатурним номером. Бухгалтерія здійснює означений тільки в грошовому виразі та за однорідними групами (дріт; ізострічка; жила мідна тощо) в розрізі синтетичних рахунків, субрахунків, місць зберігання та матеріально відповідальних осіб.
Для погодження даних кількісного складського обліку з вартісним бухгалтерським застосовуються книги залишків матеріалів (сальдові відомості). Вони відкриваються щодо кожної матеріально відповідальної особи окремо. У ці регістри на кожне перше число місяця матеріально відповідальні особи переносять з карток складського обліку перевірені бухгалтерією залишки матеріалів. Книги (відомості) заповнюються відповідно до номенклатурних номерів і однорідних груп.
У бухгалтерії ці дані оцінюються за обліковими цінами, за якими ведеться аналітичний облік руху та наявності матеріалів у розрізі однорідних груп. Таким чином буде одержана інформація про вартість матеріалів за даними складського обліку та відомостями бухгалтерії. Такі записи повинні збігатися, тому що складський і бухгалтерський облік ведуться за даними одних і тих самих первинних документів та оцінюються за одними цінами. Якщо за якоюсь групою дані про залишки (сальдо) неоднакові, то бухгалтерія здійснює перевірку та виявляє помилки.
У разі невеликої номенклатури запасів у бухгалтерії може вестися аналітичний облік наявності та руху запасів у розрізі номенклатурних номерів як у кількісному, так і у вартісному виразі. На підставі одержаних від матеріально відповідальних осіб прибутково-видаткових документів бухгалтер оформлює відомості оприбуткування та списання (відпускання) матеріалів, які використовуються для щомісячного складання оборотних відомостей у розрізі номенклатурних номерів, тобто кількісно-сумарного обліку, де й відображається інформація про залишки матеріалів на початок місяця, надходження та списання й залишок на кінець місяця. Контроль за узгодженістю даних бухгалтерського та складського обліку здійснюється бухгалтерією способом звіряння даних оборотних відомостей і даних карток складського обліку. Цей метод може застосовуватися в умовах широкого використання обчислювальної техніки.
На практиці за невеликої кількості номенклатурних номерів запасів можуть застосовуватися матеріальні звіти, в яких матеріально відповідальні особи відображають дані про залишки і рух запасів у розрізі номенклатурних номерів, але тільки в кількісних вимірниках, а бухгалтерія після перевірки цих даних на підставі первинних документів обчислює вартість цих запасів. У результаті такого обліку відпадає необхідність у веденні оборотних відомостей.