Руководителю ОАО «Мелиорация» следует издать приказ, в котором будет определен круг лиц, занятых приемом участников деловых встреч.
Включение представительских расходов в себестоимость продукции, работ, услуг, разрешить только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи или приема, приглашенные лица, участники со стороны предприятия и величина расходов.
Таблица 23 Смета затрат по представительским расходам на 2008год
| Виды делегаций и представительские приемы | Лимит затрат на год |
| Плановый ФОТ тыс. руб. | 18 640 |
| Норма представительских расходов от ФОТ | 4% |
| Сумма представительским расходов расчетная от планового ФОТ тыс. руб. | 745,6 |
| в т.ч.: руб. | |
| Прием делегаций и представителей стран дальнего зарубежья | 200 000 |
| Прием делегаций и представителей стран ближнего зарубежья | 200 000 |
| Прием делегаций и представителей организаций РФ | 195 600 |
| Проведение заседаний правления и ревизионной комиссии | 150 000 |
| Итого | 745 600 |
Таким образом, применение рекомендуемых форм документов позволит совершенствовать учет расчетов с подотчетными лицами на ОАО «Мелиорация».
Заключение
Огромную роль для учета и аудита расчетов с подотчетными лицами играет нормативное регулирование. Перечень законодательных актов регулирующих расчеты с подотчетными лицами достаточно велик, так как расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета.
В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный активно- пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками предприятий по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы. Аналитический учет по данному счету ведется по каждой сумме, выданной подотчет, Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм служит журнал-ордер № 7, который сочетает в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами.
В отчетности предприятия расчеты с подотчетными лицами могут отражаться в составе двух статей «дебиторская задолженность» и «кредиторская задолженность», так как счет 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» активно-пассивный и имеет развернутое сальдо. Методика аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами рассмотренная в данной работе заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.
Бухгалтерский учёт на ОАО «Мелиорация» ведётся при использовании журнально-ордерной формы учёта с применением электронных вычислительных машин. Автоматизированная форма бухгалтерского учёта расчетов с подотчетными лицами ориентирована на ввод и обработку информации, представленной в первичных документах с использованием средств вычислительной техники. На основе первичных документов формируется база данных в компьютере. Основными этапами документооборота по расчетам с подотчетными лицами на ОАО «Мелиорация» являются:
составление и оформление документов;
прием документов бухгалтерией;
обработка и использование документов для дальнейших учетных записей;
передача документов в архив.
Четко работающий документооборот на предприятии ОАО «Мелиорация» обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности. Произведенный технико-экономический анализ деятельности предприятия показал, что финансовое состояние ОАО «Мелиорация» является стабильным.
Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами за 2007 год проводилась на ОАО «Мелиорация» с целью установления правильности и достоверности отражения расчетов с подотчетными лицами в учете, а также выражение мнение о достоверности бухгалтерской отчетности по вопросам учета расчетов с подотчетными лицами.
При проведении аудита применялись различные аудиторские методы:
наблюдение, ознакомление с документами, личные беседы с сотрудниками предприятия, тестирование, инспектирование, получение письменных подтверждений;
проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;
проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;
проверка арифметических расчетов;
анализ и др.
На предварительном этапе планирования по результатам проведенных тестов сформировалось мнение о том, что система внутреннего контроля за расчетами с подотчетными лицами на предприятии организована достаточно эффективно.
Аудит согласно разработанной программе проверки осуществлялся по следующим направлениям:
проверка соответствия выдачи денежных сумм под отчет установленным правилам;
проверка схемы документооборота по расчетам с подотчетными лицами;
анализ внутрихозяйственного контроля предприятия;
проверка своевременности и полноты отражения в учете расчетов с подотчетными лицами;
проверка правильности оформления командировочных документов и возмещения командировочных расходов;
проверка правильности арифметических подсчетов произведенных расходов;
проверка правильности принятия расходов к бухгалтерскому и налоговому учету;
проверка включения в совокупный доход работника сумм, подлежащих обложению НДФЛ;
проверка правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами и отражение в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам.
При проверке документального оформления расчетов с подотчетными лицами просмотрена выборочно первичная документация, а также исследованы бухгалтерские регистры и произведена оценка их оформления.
В результате проведения аудита выявлены нарушения нормативных актов, которые заключаются в следующем:
несоблюдение порядка выдачи денег под отчет;
отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами;
приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов и другие.
Анализ данных ошибок позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не из-за сложности их в бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками.
Выявленные нарушения в системе внутреннего контроля противоречат предварительной оценки уровня надежности, полученной на начальном этапе аудита в соответствии с программой предварительного тестирования системы внутреннего контроля, т. е. состояние внутреннего контроля за расчетами с подотчетными лицами на предприятии находится на среднем уровне. По результатам проведенного аудита предприятию предложены рекомендации по исправлению соответствующих ошибок в выявленных нарушениях системы внутреннего контроля и учета.
Для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами рекомендован журнал учета командированных работников.
Список использованных источников
1. Гражданский кодекс РФ. – Новосибирск: Сиб. унив. изд-во, 2007 – 704 с.
2. Налоговый кодекс РФ. – М.: Издательство «Омега - Л», 2007. – 694 с.
3. О бухгалтерском учете: Федеральный закон РФ от 23.07.1998 г. № 123-ФЗ.
4. Об аудиторской деятельности: Федеральный закон РФ от 07.08.2001 г. № 119-ФЗ.
5. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99): положение: утверждено Приказом Минфина РФ 6 июл.1999 г. по состоянию на 18 сентября 2006
6. Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств,
стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2000): положение: утверждено Приказом Минфина РФ 10 янв.2000 г.
7. Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006): положение: утверждено Приказом Минфина РФ 27 нояб,2006 г
8. Постановление Правительства РФ «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»: постановление: от 02.10.2002
9. Постановление Правительства РФ «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»: постановление: от 26.12.2005
10. Указание ЦБ РФ «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке»:от 14.11.200 1 г. № 1050-У