Информационное обеспечение управления предприятием (стр. 12 из 18)
Сейчас, когда появляется новое программное обеспечение, у которого требования к аппаратной части возрастает, возникает опять потребность в очередной модернизации персональных компьютеров.
Этапы модернизации в ОАО «Технический университет КубГТУ»
| Подразделения | Модели компьютеров | Годы | Темпы роста | |||
| 1997 | 1998 | 1999 | 98-97 | 99-98 | ||
| Центр довузовской подготовки | Все, из них:486Pentium | 431 | 404 | 606 | 100% | 150% |
| Подразделения среднего образования | Все, из них:486Pentium | 220 | 321 | 431 | 150% | 133% |
| Институт современных технологий и экономики | Все, из них:486Pentium | 220 | 220 | 312 | 100% | 150% |
| Дополнительное профессиональное образование | Все, из них:486Pentium | 25241 | 251411 | 251114 | 100% | 100% |
| Производственно-коммерческие подразделения | Все, из них:486Pentium | 321 | 422 | 404 | 133% | 100% |
| Подразделения управления | Все, из них:486Pentium | 14122 | 16142 | 18018 | 114% | 113% |
| Итого: | Все, из них:486Pentium | 50455 | 543420 | 601545 | 108%76%400% | 111%44%225% |
При всех положительных тенденциях развития по парку персональных компьютеров, в обществе также производились большие затраты на монтаж локальной сети, приобретение сетевого оборудования. Кроме того, некоторые подразделения приобретали новые принтеры, ксероксы и даже сканеры. Эти случаи были единичны или приобретение шло за счёт расходов Технического университета, а не подразделения.
Плохо складывается положение с ксерокопированием - два ксерокса на всю организацию. Это приводит к тому, что часто ксерокс находится в неисправном состоянии и как следствие идёт задержка в предоставлении руководству необходимой информации. Она может быть предоставляется и быстро, но за счёт использования принтера, как множительной техники.
Предприятие как система не может действовать изолированно. Необходимо получать дополнительную информацию о новых достижениях, о состоянии уровня цен на рынке, о тенденциях развития некоторых отраслей экономики. Эту информацию можно получить из периодических изданий. Многие отделы выписывают газеты и журналы, используют информационные ресурсы глобальной сети Интернет.
В результате анализа материально-технического обеспечения я определил, что в организации есть все предпосылки для создания комплексной информационной системы, позволяющей существенно снизить управленческие затраты.
3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ
3.1 Пути сокращения управленческих затрат
В этом подразделе подсчитаем экономию времени и средств от применения современных информационных технологий в управлении. Проанализируем динамику управленческих затрат на примере одного подразделения по годам. Выясним как информационные технологии позволяют повысить эффективность управленческого труда при правильном их применении.
Для примера возьмём подразделение Компьютер-колледж. Его работа более всего связана с новейшими компьютерными технологиями. Определим перечень решаемых задач, порядок их осуществления и определим как повлияло внедрение новейших компьютерных технологий на снижение затрат в управлении.
Это же подразделение в качестве примера будем использовать в следующем разделе, где мной будут предложены мероприятия по улучшению положения дел в подразделении с точки зрения внедрения новейших современных технологий.
Согласно ниже представленному рисунку, в Компьютер-колледже у директора в непосредственном подчинении находится четыре человека (рисунок 12):
- Секретарь-референт, выполняющий работу с клиентами и занятый в основном внешними проблемами типа: реклама, маркетинговые исследования, участие в ярмарках и выставках.
- Два инженера по компьютерным классам, каждый из которых в своём классе осуществляет техническую поддержку аппаратного и программного обеспечения.
- Заместитель директора по учебной части, заведующей учебным процессом: методическое обеспечение, составление расписаний занятий, работа с преподавателями и со слушателями.
Рисунок 12. Структура подразделения Компьютер-колледж
Для успешного осуществления управленческих функций в Компьютер-колледже необходимо осуществлять некоторую работу. Эти работы сведены ниже в таблицу. В таблице указаны ответственные за выполнение работы и затраты времени. Затраты времени указаны из расчёта того, что в среднем в месяц в Компьютер-колледже обучается от трёх до четырёх групп в зависимости от сезона, в каждой из которых обучается согласно смете не менее восьми человек.
Так как затраты времени разнесены по годам, то из таблицы можно наглядно видеть влияние внедрения новейших информационных технологий.
В таблице указаны не все работы, а только лишь основные, самые затратные во времени.
Распределение обязанностей на месяц
| Основные обязанности ответственных лиц | Затраты времени, в часах | Темпы роста | |||
| 1997 | 1998 | 1999 | 98/97 | 99/98 | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1. Директор. | 72 | 62 | 16 | 86% | 26% |
| Составление бюджета на полугодие | 24 | 20 | 4 | 83% | 20% |
| Составление сметы и калькуляции на полугодие | 12 | 10 | 2 | 83% | 20% |
| Выписка счетов, составление договоров и контроль оплаты. | 20 | 16 | 8 | 80% | 50% |
| Формирование списка клиентов, уже оплативших и ожидающих начала обучения. | 16 | 16 | 2 | 100% | 13% |
| Составление актов списания материальных ценностей. | 4 | 4 | 4 | 100% | 100% |
| Составление фактической сметы | 28 | 24 | 12 | 86% | 50% |
| 2. Заместитель по учебной работе | 145 | 140 | 98 | 97% | 70% |
| Составление расписания занятий на неделю вперёд. | 16 | 14 | 8 | 88% | 57% |
| Назначение преподавателей на занятия по расписанию. | 24 | 22 | 10 | 92% | 45% |
| Подготовка методического материала к занятиям. | 8 | 32 | 32 | 400% | 100% |
| Оповещение клиентов о дате начала занятий и времени обучения. | 24 | 20 | 16 | 83% | 80% |
| Составление представления и приказа на зачисление клиентов в группу слушателей. | 12 | 10 | 2 | 83% | 20% |
| Контроль посещения занятий и соблюдения графика учебного процесса | 7 | 6 | 8 | 86% | 133% |
| Приём слушателей по личным вопросам | 4 | 4 | 4 | 100% | 100% |
| Изготовление сертификатов для слушателей | 24 | 12 | 8 | 50% | 67% |
Продолжение таблицы 8
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Составление приказа об отчислении из группы слушателей на основании окончания обучения | 12 | 10 | 2 | 83% | 20% |
| Составление всевозможных справок, актов, ведомостей для слушателей. | 8 | 6 | 2 | 75% | 33% |
| Составление служебных записок в случае необходимости | 6 | 4 | 6 | 67% | 150% |
| 3. Секретарь-референт | 74 | 60 | 50 | 81% | 83% |
| Рекламная кампания | 20 | 24 | 24 | 120% | 100% |
| Приём клиентов, пришедших узнать про компьютерные курсы. | 15 | 15 | 15 | 100% | 100% |
| Регистрация всех клиентов для дальнейшего анализа. | 7 | 5 | 5 | 71% | 100% |
| Формирование списка клиентов, готовых оплатить и начать обучение | 32 | 16 | 6 | 50% | 38% |
| 4. Инженер компьютерного класса 205 | 124 | 86 | 104 | 69% | 121% |
| Переустановка программного обеспечения | 12 | 16 | 18 | 133% | 113% |
| Подготовка класса к занятиям. | 112 | 70 | 86 | 63% | 123% |
| 5. Инженер компьютерного класса 215 | 124 | 112 | 68 | 90% | 61% |
| Переустановка программного обеспечения | 12 | 16 | 16 | 133% | 100% |
| Подготовка класса к занятиям. | 112 | 96 | 52 | 86% | 54% |
В этом подразделении я являюсь руководителем и активно использую свой опыт, полученный мною в университете. Мной активно проводится политика маркетинговых исследований, в процесс управления внедряются современные информационные системы. Выше в таблице указаны результаты внедрения современных информационных систем (таблица 8).
За три года были внедрены мною следующие программы:
- Электронная анкета слушателя (приложение В)
- Электронный журнал учёта клиентов (приложение Г)
- Разработанная отделом программирования система CLASS для контроля оплаты (Приложение Д)
- Электронная система маркетингового исследования рынка (в режиме опроса клиентов)
- База данных автоматического формирования счетов, договоров, служебных записок, выданных материалов