АРМБ базируется на создании и ведении информационной базы о наличии основных средств, формируемых на основании инвентарной карточки.
Функции АРМБ заключаются в выполнении следующих операций:
1) Автоматизация документирования первичной информации;
2) Оперативное управление, конроль за наличием и движением основных средств, нематериальных активов;
3) Начисление амортизации.
Началом работы является настройка системы, формирование, корректировка нормативно-справочной информации, которая при решении задач по учету основных средств представляет собой следующий перечень справочников:
1) Структурных подразделений;
2) Материально-ответственных лиц;
3) Хозяйственных операций;
4) Бухгалтерских проводок;
5) Причин списания основных средств;
6) Групп основных средств и нематериальных активов;
7) Счетов бухгалтерского учета;
8) Методов начисления амортизации;
9) База знаний;
10) Справочник-календарь.
После формирования нормативно-справочной информации формируется инвентарная картотека основных средств и нематериальных активов путем ввода начальных остатков. При формировании первичного документа у пользователя имеется возможность модифицировать имеющиеся стандартные формы, используя типовую форму.
На АРМБ по учету основных средств информационное обеспечение создается в виде локальной базы.
Для аналитического учета основных средств автоматизированным путем ведется инвентарная картотека, в которой отображаются все необходимые данные для управления и учета данных. Бухгалтер на основе карточки имеет возможность проанализировать состояние основных средств, срок их службы, виды и сроки произведенных ремонтов, суммы начисленного износа, правильность начисления и отнесения на счета производственной деятельности амортизационных отчислений.
Особое место в аудите основных средств занимает вопрос использования основных средств. Путем просмотра и анализа аналитических данных в карточке определяется и фондоотдача данного инвентарного объекта.
На основе первичных данных, введенных в информационную систему, отображается информация о наличии и движении основных средств по подразделениям, материально-ответственным лицам, группам, видам и предприятию в целом. С этой целью формируется «Ведомость учета наличия основных средств», «Ведомость полностью изношенных основных средств», «Ведомость-опись инвентарных объектов» и другие.
Сводной ведомостью по учету основных средств является группировочная сводная ведомость, объединяющая все виды движения основных средств, связанных с их перемещением или изменением стоимости.
Для контроля за правильностью и полнотой начисления налога на добавленную стоимость на приобретенные и проданные основные средства по запросу бухгалтера формируется справочная информация о суммах налога на добавленную стоимость в разрезе инвентарных объектов.
Особое значение в наше время придается прогнозированию использования основных средств. Уделяется важное значение вопросам эффективного использования оборудования путем выявления ненужного оборудования, а также роста выпуска продукции в существующем парке основных средств.
Важнейшей частью моделирования учетного процесса является минимизация затрат в течение всего срока службы основных средств. С этой целью на предприятии можно спроектировать модель целесообразности замены оборудования на определенном участке работы. Модель обычно строится на период в несколько лет и может быть представлена в виде таблицы или графика. Вначале выстраивается модель сравнения предлагаемых проектов за определенный период времени. На ее основании бухгалтер осуществляет анализ отклонений статей и дает предложения по принятию управленческих решений руководству предприятия.
Таким образом, мы доказали, что АРМБ по учету основных средств является более приемлимой прграммой, поскольку главным преимуществом ее является тот факт, что бухгалтер на своем рабочем месте может проанализировать состояние основных средств и внести свои предложения, обоснованные с помощью АРМБ по учету основных средств. Преимуществом также является тот факт, что АРМБ по учету основных средств является составной частью АРМБ, что позволяет обобщать информацию, поступающую со всех участков и подразделений предприятия .
Выводы и предложения
В процессе написания дипломного проекта по теме «Усовершенствование учета основных средств, эффективность их использования и пути ее повышения в ОАО «Луганскмлын» рассмотрели и изучили организацию учета основных средств, особенности ведения синтетического и аналитического учета (в частности, использование мемориально-ордерной системы бухгалтерского учета), рассмотрели порядок и сроки проведения аудиторских проверок на предприятии, а также проанализировали состав и структуру основных фондов, их движение, провели анализ фондовооруженности и эффективности использования основных производственных фондов на ОАО «Луганскмлын», на основе чего предложили собственные мероприятия по усовершенствованию учета основных средств, в частности внесли предложение комплексной автоматизации учета основных средств, а также предложили инвестиционный проект по покупке грузового автомобиля «Газель» с целью повышения эффективности использования основных средств на ОАО «Луганскмлын».
ОАО «Луганскмлын» является предприятием, которое занимается производством сельскохозяйственной продукции, переработкой и реализацией произведенной готовой продукции, полученной как из сырья соственного производства, так и из приобретенного у поставщиков. Данное предприятие широко известно как в Луганской области, так и за ее пределами. Участие во всевозможных конкурсах и выставках позволило предприятию заработать авторитет одного из лидеров производства хлеба и хлебобулочных изделий на всей территории Донбасского региона. В последнее время наблюдается тенденция расширения данной отрасли перерабатывающего производства, но ОАО «Луганскмлын» заняло одно из лидирующих позиций на рынке и с каждым годом стремится наращивать объемы производимой продукции, о чем свидетельствуют показатели валовой продукции и чистой прибыли, полученной от ее реализации. Так, в отчетном 2003 году выручка от реализации готовой продукции составила 108049,7 т. грн., что на 40187,83 т. грн. больше, чем в 2002 году.. Показатели платежеспособности свидетельствуют о том, что в 2003 году за счет абсолютно ликвидных средств могла быть погашена большая на 37,3 % часть текущих обязательств по сравнению с 2002 годом, а за счет всех оборотных активов – на 4,1 %.Данные показатели значительно ниже нормативных значений, что говорит о необходимости улучшения платежеспособности за счет увеличения стоимости оборотных средств, в особенности высоколиквидных активов. Показатели доходности в 2003 году увеличились на 1-2 %, за исключением рентабельности собственного оборотного капитала, которая в 2003 году составила - 5,8 %, а в 2002 году – (-4 %). Необходимо отметить, что предприятие достигло данного уровня производства в том числе и за счет надлежащей материально-технической базы предприятия, то есть соответствующего уровня эффективности использования основных производственных фондов на предприятии.
В процессе изучения учета основных производственных фондов на ОАО «Луганскмлын» было установлено, что используется мемориально-ордерная система учета, в частности как регистр синтетического учета основных средств применяют мемориальный ордер № 15. Информация в данный регистр поступает из регистров аналитического учета, в частности из инвентарных карточек, которые заведены на каждый объект основных средств, и первичной документации, по которым объекты основных средств поступают либо выбывают из предприятия. Учет основных средств осуществляют в соответствии с П(С)БУ 7 «Основные средства», с использованием Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, в частности использование счетов класса 10 и соответствующих субсчетов 103 «Здания и сооружения», 104 «Машины и оборудование», 105 «Транспортные средства», 106 «Инструменты, приборы и инвентарь». Ведение учета регулируется внутрихозяйственным контролем, а также ежегодно на предприятии осуществляется аудит основных средств. Аудит учета основных средств осуществляется независимой аудиторской фирмой в соответствии с основными нормативными актами, регламентирующими ведение учета и осуществление аудита. Учет основных средств осуществляется автоматизированно, на ОАО «Луганскмлын» используется программа «Фонды», разработанная и созданная в г. Харькове. В качестве усовершенствования существующей автоматизированной системы учета предлагаем внедрить комплексную автоматизацию, в основе которой лежит внедрение программы АРМ бухгалтера для учета основных средств. Она обладает преимуществами по сравнению с существующей программой «Фонды», в частности включает комплексный подход к учету основных средств. Комплексный подход к учету, контролю, анализу, аудиту и управлению основными средствами позволяет оперативно получать все необходимые данные за определенный период и существенно повышает уровень управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия. А также позволяет бухгалтеру на своем рабочем месте может проанализировать состояние основных средств и внести свои предложения, обоснованные с помощью АРМБ по учету основных средств.
В процессе проведения анализа состава и структуры основных фондов предприятия было установлено что, в целом остаточная стоимость основных фондов в 2003 году уменьшилась по сравнению с 2001 годом на 3356.9 т. грн., с 2002 годом – на 2511 т. грн. Это связано с выведением из эксплуатации и списанием с баланса зданий и сооружений, соответственно, по сравнению с 2001 годом на 1621,7 т. грн., с 2002 годом – на 1615,8 т. грн. Структура отдельных видов фондов в общей стоимости основных средств ОАО «Луганскмлын» почти не изменилась. Так, удельный вес основных средств в 2003 году по статье «Здания, сооружения» уменьшился по сравнению с 2001 годом на 1,2 %, с 2002 годом – на 2,1 %. Наибольший удельный вес в структуре основных средств занимает статья «Машины и оборудование», хотя процентное соотношение в течении трех лет изменялось, но оставалось всегда более 50 %, что говорит о том, что предприятие огромное значение уделяет производственному процессу и постоянно стремится наращивать темпы производства, в связи с чем процент фондов производственного назначения возрастает. В 2003 году изменилось структурное соотношение статей «Инструменты, приборы, инвентарь» и «МНМА» соответственно увеличилось на 0,4 % и на 0,0926 % по сравнению с 2002 годом.