Документи, що надійшли до бухгалтерії, підлягають арифметичній перевірці, формальній та юридичній і за суттю, тобто з погляду законності й доцільності господарської операції.
При цьому забороняється приймати до виконання та оформлення первинні документи за операціями, які суперечать законодавству і встановленому порядку приймання, зберігання та використання активів і зобов’язань. Такі документи передаються безпосередньо головному бухгалтеру для прийняття відповідних рішень. Первинні документи можуть бути прийняті до обліку в тому разі, якщо вони складені за формою та підписані особою, на це уповноваженою.
Прийняті документи підлягають перевірці перед рознесенням їхніх даних на рахунки бухгалтерського обліку. Залежно від мети контролю первинних документів використовуються різні методичні прийоми їхньої перевірки: формальна, арифметична, експертна, логічна, економічна, нормативно-правова та інші.
3. Аналітичний і синтетичний облік господарських операцій підприємства
Бухгалтерський облік має велику кількість об'єктів. Тільки різновидів товарно-матеріальних цінностей вчені нараховують декілька мільйонів. Щоб отримати інформацію про господарські засоби, джерела їх утворення, зобов'язання, господарські процеси та інші об'єкти обліку, необхідно все це згрупувати на бухгалтерських рахунках. Система рахунків також передбачає вертикальну (ієрархічну) та горизонтальну (інформаційні зв'язки) структуру. При цьому необхідно пам'ятати, що рахунки - це елементи системи рахівництва, а інформаційні зв'язки між ними здійснюються за допомогою проводок. Горизонтальні зв'язки проявляються через кореспонденцію рахунків, виражену подвійним записом даних про факти господарської діяльності.
Вертикальні зв'язки виражені в підпорядкуванні інформаційних рівнів синтетичного та аналітичного обліку - синтетичних і аналітичних рахунків. Вертикальний розріз в інформаційній системі бухгалтерського обліку представляє собою структуру, що складається з кількох рівнів, кожний з яких виконує свої інформаційні функції в системі управління підприємством.
Однак, можливим є виділення четвертого і більш низьких рівнів аналітичного обліку в залежності від ступеня деталізації даних про господарські операції.
Виділення таких рівнів зумовлена потребами управління. Для оперативного управління і керівництва роботою підприємства, контролю та планування обсягу матеріально-технічного постачання; для контролю за збереженням всіх видів власності необхідний детальний облік витрат на виробництво; для здійснення розрахунків з працівниками (персоналом), з постачальниками, з бюджетом також необхідні конкретні дані, що детально характеризують всі сторони діяльності підприємства. Для управління, керівництва, контролю і планування господарських процесів, організації розрахунків з робітниками, замовниками, бюджетом, власниками у адміністрації підприємства виникає потреба в інформації, з різним ступенем узагальнення: як зведеній, так і більш детальній.
Розглянемо більш детально кожен з наведених рівнів.
Синтетичні або, як їх ще називають, об'єднуючі рахунки надають узагальнені дані з економічно однорідних груп засобів, джерел їх утворення і господарських операцій. Синтетичні рахунки на практиці визначені Планом рахунків.
Система синтетичних рахунків - це система вартісного обліку складових засобів (майна) підприємства. Відповідно до принципу єдиного грошового вимірника інформація, що відображається на синтетичних рахунках, містить тільки вартісну оцінку, яка дозволяє отримати узагальнені дані про різноманітні об'єкти бухгалтерського обліку.
Облік, що здійснюється на синтетичних рахунках, називається синтетичним (зведеним). Його дані використовуються при заповненні форм бухгалтерської звітності, передусім складанні балансу, а отже, служать для аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства.
Таким чином, в балансі відображаються сумарні, вартісні оцінки узагальнюючих показників або дані синтетичних рахунків.
Наприклад, на даному підприємстві на синтетичному рахунку 67 "Розрахунки з учасниками" міститься узагальнена інформація про всі види розрахунків з учасниками підприємства: за внесками до статутного капіталу, за виплатою дивідендів тощо. Ця інформація деталізується на субрахунках 671 "Розрахунки за нарахованими дивідендами" та 672 "Розрахунки за іншими виплатами". Аналітичний облік ведеться по кожному засновнику в розрізі встановлених субрахунків.
Облік конкретних виробів ведеться на аналітичних рахунках.
Аналітичні рахунки використовуються для деталізації інформації про об'єкти, що обліковуються на синтетичному рахунку.
Аналітичні рахунки відкриваються в розвиток певного синтетичного рахунку в розрізі його видів, частин, статей і, де це вимагається, з оцінкою інформації в натуральному, трудовому та грошовому виразах.
Наприклад, синтетичний рахунок 28 "Товари" має такі субрахунки:
281 "Товари на складі", 282 "Товари в торгівлі", 283 "Товари на комісії", 284 "Тара під товарами", 285 'Торгова націнка". Субрахунок 281 "Товари на складі" може мати такі аналітичні рахунки: "Кондитерські вироби", "Напої" тощо. Аналітичний рахунок "Кондитерські вироби" може поділятись на аналітичні рахунки за конкретними найменуваннями сортів печива, цукерок тощо.
Отже, аналітичні рахунки - деталізовані рахунки ІІІ-го, ІУ-го, У-го і т.д. порядку, які формуються на підставі узагальненої, конкретизованої та об'єднаної на відповідному рівні інформації. Аналітичні (деталізуючі) рахунки е способом узагальнення і групування даних, що об'єднані синтетичним рахунком (вертикальні зв'язки). Система аналітичних рахунків узагальнює й водночас деталізує господарські операції за їх змістом.
Синтетичний облік неспроможний контролювати кожний вид господарських засобів чи процесів. Для одержання показників, необхідних для управління в певних розрізах, тобто для деталізованих записів синтетичного обліку за окремими його видами і процесами організовується аналітичний облік. З цією метою до окремих складних рахунків синтетичного обліку відкриваються рахунки аналітичного обліку.
Аналітичні рахунки формуються на підставі інформації, яка узагальнюється та об'єднується на відповідному рівні. Їх склад і, певною мірою, зміст визначаються конкретною характеристикою господарських операцій, завданнями контролю та аналізу господарської діяльності на підприємстві.
З метою поглибленого пізнання даних про конкретні об'єкти дослідження інформація аналітичних рахунків може носити нефінансовий характер. Так, синтетичний рахунок 20 "Виробничі запаси" відображає залишки запасів, надходження та витрачання в загальних сумах і тільки в грошовому виразі. Однак, для управління підприємством потрібна інформація про окремі види запасів, їх залишки та рух як в грошовому, так і в кількісному виразі. Для управління виробництвом недостатньо мати дані про загальну суму витрат, що відображаються на синтетичному рахунку 23 "Виробництво". Необхідно ще знати, з яких елементів складаються ці витрати (матеріали, заробітна плата тощо), а також з виготовленням яких виробів вони пов'язані. Саме така інформація відображається на аналітичних рахунках.
Аналітичний облік матеріальних цінностей дозволяє визначати запаси матеріальних ресурсів в цілому і для кожного матеріалу окремо. Аналітичний облік розрахунків з постачальниками та покупцями дає інформацію про взаємні розрахунки з кожним підприємством.
Тільки за даними аналітичного обліку, які містять натуральні показники по кожному виду виробничих запасів, готової продукції, основних засобів можна порівняти залишки засобів в натурі. Таким чином, показники аналітичного обліку дають можливість проводити інвентаризацію, як забезпечує точність та реальність облікових показників.
Показники аналітичного обліку використовують також для калькуляції, тобто для визначення собівартості придбаних запасів чи випущеної з виробництва продукції. Показники аналітичного обліку забезпечують точність калькуляції, на якій базується в свою чергу грошова оцінка засобів бухгалтерському обліку.
Правильно організований аналітичний облік є важливою передумовою раціональної організації бухгалтерського обліку.
Аналітичний облік має велике значення й для контролю розрахунків з боржниками та кредиторами. Без такого обліку неможливо здійснювати контроль за збереженням майна підприємства, коли за нього відповідають різні матеріально відповідальні особи. На синтетичних рахунках ведеться облік лише у грошовому виразі, а для контролю більшості активів потрібні і натуральні показники. Для правильного ведення аналітичних рахунків дотримуватися наступних правил:
1) кількість аналітичних рахунків визначається потребами підприємства;
2) відображення господарських операцій на синтетичних і на аналітичних рахунках здійснюється за єдиними правилами (тобто, якщо синтетичний рахунок активний, то й аналітичні рахунки активні);
3) відображена на синтетичних рахунках господарська операція може бути деталізована за допомогою аналітичних рахунків, але загальна сума на аналітичних рахунках повинна дорівнювати сумі відображеній на синтетичному рахунку;
4) матеріальні цінності на аналітичних рахунках обліковуються в натурально-вартісному виразі, тобто ведеться кількісно-сумовий облік;
5) по закінченні звітного періоду здійснюється звірення аналітичних рахунків з синтетичними шляхом складання оборотної відомості;
6) аналітичний облік ведеться в книгах, відомостях або в картках (для розрахунків з працівниками та службовцями заводять особові картки);
7) по аналітичних рахунках складають стільки оборотних відомостей, по якій кількості синтетичних рахунків були відкриті аналітичні.