Денежные средства поступают в кассу:
· В качестве расчетов за товары, услуги, работы,
· С расчетного счета,
· От подотчетных лиц по неизрасходованным суммам авансов
· Денежные средства расходуются из кассы:
· При выдаче в подотчет на неотложные нужды, командировки,
· При расчете с поставщиками,
· При сдаче в банк суммы, превышающий лимит,
· На выдачу заработной платы и др.
При совершении кассовых операций оформляются следующие виды документов:
1. Расходный кассовый ордер оформляется на расход денежных средств из кассы. Он подписывается руководителем и главным бухгалтером. На получение денежных средств за продукцию, товары, услуги, работы и др, кроме заработной платы, представитель поставщика должен предъявить доверенность.
2. Платежная ведомость оформляется при выдаче заработной платы. Она поступает в кассу за подписью руководителя и главного бухгалтера. В нем указывается список работников, получающих заработную платы с суммой к выдаче напротив каждого сотрудника. Заработная плата по ведомости выдается в течении 3 дней. Напротив фамилии лиц, не получивших заработную плату пишется “депонировано”. Затем кассир подсчитывает сумму выданных денег и выписывает один общий расходный ордер.
3. Приходный кассовый ордер – оформляется при приеме денежных средств в кассу. Лицу, внесшему денежные средства, выдается квитанция и отбивается кассовый чек.
Все приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в кассовой книге и журнале учета приходных и расходных ордеров. Кассир заполняет кассовую книгу под копирку или на машинном носителе, затем отрывает или распечатывает вторые копии листов – отчет. К отчету прикладываются все приходные и расходные документы и он сдается главному бухгалтеру на проверку. Главный бухгалтер проверяет отчет кассира и ставит свою подпись.
Для учета денежных средств, находящихся в кассе предназначен активный счет 50 “Касса”. Аналитический учет может быть организован по количеству кассового аппарата, по местам нахождения касс и т.п.
Кроме денежных средств в кассе могут храниться денежные документы: путевки, почтовые марки, марки госпошлины, акции, проездные билеты, карточки оплаты сотовой связи и др.
В кассу они поступают на основании накладной, которая выписывается кассиром в двух экземпляров. Учет ведется в кассовой книге, на каждый вид документа в ней отводится отдельная страница. Выдача денежных документов производится на основании требований, выписанных бухгалтером. Для учета денежных документов предназначен 50-3 “Денежные документы”.
3. Понятие о дебиторской и кредиторской задолженности
В своей хозяйственной деятельности предприятие вступает в отношение с другими организациями, несет обязательства по уплате налогов, сборов, а также выступает в качестве субъекта трудовых отношений. При этом возникают кредиторская и дебиторская задолженность. Расчеты по кредиторской и дебиторской задолженности учитываются на счетах шестого раздела плана счетов “Расчеты”. Дебиторская задолженность – это задолженность организаций, работников и физических лиц данной организации. Она возникает при продаже товаров, выполнения работ, оказания услуг, выдаче кредитов и займов юридическим и физическим лицам, формировании уставного капитала, переплате налогов и сборов, а также поставщикам. Организации и лица, которые являются должниками данной организации, называются дебиторы. При этом задолженность показывает, какую сумму нам должны контрагенты. Кредиторской называется задолженность организации другим организациям, работникам и лицам, которые называются кредиторами. Данная задолженность образуется при закупке сырья, материалов, товаров для перепродажи, другого имущества, при начислении налогов и сборов в бюджет и внебюджетные фонды, начислении заработной платы, дивидендов учредителям, при получении авансов, кредитов и займов. Данная задолженность показывает, сколько мы должны заплатить по долгам. Кредиторов, задолженность которым возникла в связи с покупкой у них материальных ценностей, называют поставщиками. Задолженность по начисленной заработной плате работникам, по суммам, начисленным в бюджет и внебюджетные фонды, называют обязательствами по распределению. Кредиторов, задолженность которым возникла по другим операциям, называют прочими кредиторами.
В зависимости от сроков погашения задолженность делится на долгосрочную (со сроком погашения более 1 года) и краткосрочную (задолженность со сроком погашения в пределах 1 года)
Для учета расчетов с кредиторами предназначены следующие счета:
60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”,
66 “Расчеты по краткосрочным кредитам и займам,
67 “Расчеты по долгосрочным кредитам и займам”,
68 “Расчеты по налогам и сборам”,
69 “Расчеты по социальному страхованию и обеспечению”,
70 “Расчеты по оплате труда”.
Расчеты по дебиторской задолженности учитываются на счетах:
62 “Расчеты с покупателями и заказчиками”,
63 “Резервы по сомнительным долгам”,
71 “Расчеты с подотчетными лицами”,
73 “Расчеты с персоналам по прочим операциям”.
Счета 75 “Расчеты с учредителями” и 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами” являются универсальными, т. к. на них учитываются и дебиторская и кредиторская задолженность. Поэтому, чтобы определить сальдо по ним нужно вести аналитический учет.
Необходимо учитывать, что дебиторская и кредиторская задолженность не всегда соответствует дебиторам и кредиторам. Т.е. при взаимодействии с кредитором, мы вполне можем получить дебиторскую задолженность, например, при авансовых платежах. Задолженность, не оплаченная в установленные сроки, называется просроченной. Долги нереальные на взыскание и, по которым истек срок исковой давности (3 года) списываются на расходы организации кредитора. Дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, списывается на доходы дебитора.
Срок оплаты определяется в соответствии с договором или законодательством. Если договором не предусмотрен срок оплаты, то обязательства по оплате должны быть исполнены в разумный срок. Когда обязательство не исполнено в разумный срок или срок оплаты по договору наступает по требованию кредитора, то дебитор обязан погасить задолженность в течение 7 дней после поступления требования кредитора. По истечении 7 дневного срока, необходимого для оплаты, начинается период исковой давности и длится 3 года. В течение этого времени кредитор может подать в суд на должника. Просроченная задолженность списывается до истечения срока исковой давности в следующих случаях: наступление непредвиденных ситуаций, при которых исполнение обязанностей невозможно, и обе стороны не виноваты в этом; изменение законодательства; ликвидация предприятия – должника, если при погашении долгов имуществом дебитора, средств для погашения не хватило.
Списанная дебиторская задолженность учитывается в течении 5 лет на забалансовом счете 007 “Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов”
Просроченная дебиторская задолженность создает реальную угрозу финансовому состоянию организации, т. к. отвлеченные деньги не приносят доход, а в ходе инфляции теряют свою стоимость. Просроченная кредиторская задолженность также опасна для фирмы. Она является причиной разрыва налаженных хозяйственных связей, и образует непроизводственные затраты в виде пеней и штрафов.
4. Учет расчетов с покупателями и заказчиками
Покупатели и заказчики относятся к дебиторам. Покупателями являются организации, частные предприниматели и физические лица, которые приобретают товары производимые организацией; заказчиками – субъекты, которым оказываются различные услуги, выполняются работы. Отношения с покупателем оформляются договором поставки или купли – продажи.
Расчеты с покупателем могут производиться различными способами. Самыми распространенными являются наличные и безналичные расчеты.
В процессе расчетов у предприятия может возникнуть сомнительная задолженность. Сомнительный долг – это задолженность не погашенная в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией. По истечении срока исковой давности задолженность списывается на убытки, а так как сумма списываемой задолженности всегда разная то могут возникнуть колебания в прибыли в различных периодах. Для того чтобы избежать этих колебаний, организации имеют право заранее сформировать специальные резервы по сомнительным долгам. Расходы по созданию резерва относится к прочим расходам и учитывается при налогообложении прибыли равномерно в течение года. При этом предприятие снижает налогооблагаемую базу, не дожидаясь ее списания
Сумма резерва по сомнительным долгам определяется по результатам проведенной на последний день отчетного периода инвентаризации дебиторской задолженности и не может превышать 10 процентов от выручки отчетного периода.
Резерв по сомнительным долгам используется только на покрытие убытков от безнадежных долгов. Если резерва не хватает для списания безнадежных долгов, то списываемая разница относится на прочие расходы. Сумма резерва по сомнительным долгам, не полностью использованная организацией в текущем периоде на покрытие убытков по безнадежным долгам, может быть перенесена им на следующий период. Сумма вновь создаваемого резерва корректируется на сумму остатка резерва предыдущего периода.
Для учета расчетов с покупателями и заказчиками предназначен активный счет 62 “Расчеты с покупателями и заказчиками”. Аналитический учет расчетов с покупателями и заказчиками должен обеспечивать получение информации по каждому счету, по каждому покупателю и заказчику по задолженностям, срок оплаты которых не наступил, по просроченным платежам, авансам полученным, векселям, срок погашения по которым не наступил, векселям, дисконтированным (учтенным) в банках, векселям просроченным.