Сегодня большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную плёнку, на которую фиксируются репортажи, телепередачи и другая оперативная информация.
К концу XIX в. относится появление еще одного вида документов – фонодокумента (звуковой документ). Под фонодокументом понимается "документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи" Запись звука производится на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте, диске, лазерном диске и т.д. Первые попытки записать звук относятся к 1807 г., но первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г.– валики фонографа Эдисона.
Уже с 1888 г. механическая запись звука производится на плоских дисках (грампластинках). С начала XX в. зазвучала оптическая фонограмма и магнитная лента. В настоящее время магнитная звукозапись является самой распространенной. Запись звука осуществляется намагничиванием и разной степени магнитного слоя на носителе. Сфера применения фонодокументов огромна. В последние годы фонозапись активно заменяет тяжелый труд стенографисток.
Фонограф был одним из изобретений Эдисона, которым он особенно гордился. Идея фонографа, машины, записывающей, неограниченное время сохраняющей и воспроизводящей человеческую речь и музыку была совершено новой. Патентное бюро, следуя обычной процедуре, пыталось разыскать прецедент, но не нашло ничего, даже отдаленно напоминающее изобретение Эдисона, несмотря на то, что отдельные узлы, входящие в конструкцию, не являлись новинкой.
В фонографе записывающая игла, связанная с мембраной, двигалась по винтовой линии по поверхности цилиндрического валика, покрытого воском или фольгой и выдавливала винтовую канавку изменяющейся глубины.
Публика впервые узнала о существовании фонографа в 1877 г., когда Эдисон показал его нескольким друзьям. Они увидели незамысловатую машину, которая, к их удивлению, говорила голосом, похожим на человеческий, и в то же время каким-то сверхъестественным: "Доброе утро! Как поживаете? Как вам нравиться фонограф?".
Эдисон был в восторге от своего изобретения. Он предложил следующие десять способов его применения:
1. Диктовка писем и документов без стенографистки;
2. Фонографические книги для слепых;
3. Обучение красноречию;
4. Воспроизведение музыки;
5. Запись на память семейных событий, голосов членов семьи;
6. Музыкальные шкатулки и игрушки;
7. Часы, которые могут вслух объявлять время;
8. Сохранение языков посредством точной регистрации правильного произношения;
9. В целях образования;
10. В сочетании с телефоном для записей переговоров.
Уже на стыке XIX и XX века фонограф завоевал широкое признание во всем мире, и большинство предсказаний Эдисона начало осуществляться.
В середине ХХ века в связи с огромным ростом объема информации остро возросла необходимость механической ее обработки, хранения и поиска. Однако для введения информации в машину или механизации поиска необходимых данных приходится преобразовывать информацию из формы, понятной человеку, в форму, "понятную" машине.
Механизированный способ обработки и поиска информации основан на использовании устройств механического, электромеханического и др. способов действия. Такие устройства не могут воспринимать, хранить и разыскивать информацию, зафиксированную обычным способом – текстовым, техническим, фонодокументированием и т. п. Для перевода информации в форму, понятную машине, были созданы специальные материальные носители: перфокарты, перфоленты, микрокарты, рулонные микропленки, на которых данные фиксировались специальными условными обозначениями.
Перфокарта представляет собой карточку из плотной бумаги или пластического материала, на котором проставляются отверстия или вырезы. Впервые перфокарта была применена в 1740 г. для управления ткацким станком. Всевозможные данные можно обозначить на перфокарте заранее обусловленными комбинациями отверстий. Данные так же можно зафиксировать на рулонной перфоленте. На микрокартах и рулонной микропленке данные заносятся в виде комбинации черных и белых прямоугольников, уменьшенных посредством микрофотокопирования. В наиболее быстродействующих системах механизированного поиска информации последняя фиксируется различным намагничиванием специальных диаков, барабанов, магнитных лент, замыканием строго определенных участков сложной системы электроцепей.
Таким образом, при механизации обработки информация воспроизводится в виде физических состояний: отверстий, черных на белых прямоугольников, отдельных намагниченных участков, соединенных на разъединенных проводников и т. п. Однако для прочтения человеком информации, обработанной машиной, требуется снова преобразовать ее в вид, пригодный для визуального восприятия.
Третья четверть XX века характеризуется быстрым внедрением и развитием вычислительной техники. Появляются термины "машино-ориентированный документ", "документ на машинном носителе", "машинограмма" и другие, определения которых записывается в стандартах.
Быстрое распространение компьютеров и увеличение количества документов, создаваемых средствами вычислительной техники, делает необходимым издание в 1984 г. ГОСТ 6.10.4-84 Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Таким образом, документы на новых носителях активно вошли в нашу жизнь.
3. Прием, обработка, распределение и хранение документов на различных материальных носителях
3.1 Бумажные носители информации
Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки корреспонденции. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Документы, адресованные руководству организации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
3.2 Документы, передаваемые по каналам электросвязи (телеграммы, телефонограммы)
Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования. Большинство телеграмм представляет собой сообщения информационно-справочного характера. Фактически это разновидность переписки, используемой в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса.
Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на одной стороне чистого листа бумаги.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.
С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по каналам телефонной связи и записывается получателем. Телефонограммы используются для передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения).
Текст телефонограммы содержит не более 50 слов. В тексте не рекомендуется употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Диктуют телефонограмму, четко проговаривая текст, с паузами для возможности его точной записи.