В Законе прописана и технология работы с обращениями: регистрация (по ст.8 "в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу"), обязательность рассмотрения (в срок до 30 дней с момента регистрации и может быть увеличен на срок до 30 дней в случае проверки), контроль за исполнением. Важен для кадровой службы и установленный в Законе порядок приема граждан.
В зависимости от организационно-правовой формы организации (государственная, общественная, коммерческая, ЗАО, ООО и т.д.), ведомственной принадлежности (например, таможенные органы, вуз и т.д.) местонахождения (например, район Крайнего Севера) при оформлении кадровых документов учитываются особые условия, установленные в соответствующих законодательно-правовых актах, которые обязательно должны быть у работника, ведущего кадровое делопроизводство. Например, если это вуз, то надо иметь Федеральный закон "О высшем и послевузовском профессиональном образовании" и Положение "О порядке замещения должностей профессорско-преподавательского состава образовательных учреждений высшего профессионального образования Российской Федерации", если это ЗАО или ООО - Федеральный закон "Об акционерных обществах" или "Обществах с ограниченной ответственностью". В организациях, находящихся в районах Крайнего Севера, руководствуются Законом РФ "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" и др.
Свои особенности имеет организация труда работников транспорта; сезонных рабочих; работников, работающих вахтовым методом и т.д.
Для кадровых служб, обслуживающих государственных служащих, состав необходимых законодательных правовых актов должен быть значительно расширен, так как правовое положение государственных гражданских служащих определяется Федеральным законом от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" (в ред. от 01.12.2007) и Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (в ред. от 29.03.2008), а также указами Президента РФ.
В развитие Закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации" выходят Указы Президента РФ: Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 110 "О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации"; Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 111 "О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценке их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)"; Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 112 "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации"; Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 113 "О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим"; Указ Президента Российской Федерации от 16 февраля 2005 г. N 159 "О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации"; Указ Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".
В них детализируются не только порядок оформления поступления на государственную гражданскую службу, но и ее прохождение: аттестация, сдача экзамена, особенности ведения личного дела и др.
Любой работник, оформляющий трудовые правоотношения, должен иметь пенсионное законодательство, Закон о ветеранах и т.п.
Следовательно, чтобы правильно оформлять кадровые документы, необходимо иметь полный пакет законодательных правовых актов, особенно затрагивающих трудовые отношения в организации вашего типа, и ими руководствоваться при оформлении трудовых отношений.
Кроме законодательных актов в каждой кадровой службе должен быть пакет с нормативно-методическими документами, в которых описывается методика работы, то есть, как надо выполнять ту или иную запись или операцию.
В 2003 г. кадровые службы получили два важнейших документа о порядке ведения трудовых книжек, которые являются, в соответствии со ст.66 Трудового кодекса РФ, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника:
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132);
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69
Оформление основных кадровых документов унифицировано. Разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий была возложена Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 835 на Государственный комитет РФ по статистике с согласованием форм с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ. Среди унифицированных форм, перечисленных в Постановлении, к Первоочередным были отнесены формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Первый альбом этих форм был утвержден Постановлением Госкомстата России 30 октября 1997 г. N 71а. В альбом несколько раз вносились изменения и дополнения. Работник кадровой службы постоянно имеет дело с формами, включенными в альбом, и должен иметь их как в бумажном, так и в электронном варианте, так как в соответствии с Постановлением Правительства РФ они вводятся "в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации".
Общие правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТе Р 6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000). Все эти виды документов составляются или с ними работают в службе кадров.
Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения - типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Он утвержден в 2000 г., и кадровая документация представлена в нем достаточно полно. Кроме того, служба кадров акционерного общества должна также иметь Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля 2003 г. N 03-33/пс (в соответствии со ст.89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").
Для кадровых служб коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, Правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.
Работникам отдела кадров достаточно часто приходится вести переписку как с организациями, так и с частными лицами, отправлять невостребованные документы, посылать поздравления и т.п. Для правильного оформления всех почтовых отправлений надо иметь в отделе для справок Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221. В Правилах изложен порядок адресования, кроме того, в них указаны допустимые размеры и вес писем и бандеролей. Следует обратить внимание, что максимальный вес письма уменьшен до 100 г, а пределы его размеров - 229 на 324 мм. Часто к недоразумениям приводит незнание порядка пользования франкировальными аппаратами.
Для работника кадров, в том случае, если ему приходится вручать сообщения от получения которого адресат по какой-либо причине пытается уклониться, важен порядок отправки писем с уведомлением о вручении - "почтовое отправление... при подаче которого отправитель поручает оператору почтовой связи сообщить ему... когда и кому вручено почтовое отправление". Например, уведомление об увольнении, о необходимости присутствовать в определенный день и т.д.
Но помимо того, что надо знать, как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.
Разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Все они разработаны Центральным бюро нормативов по труду. Службе кадров полезно иметь:
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. М., 1991.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. N 72).М., 1995.
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утв. Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. N 152).М., 1993.
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные Постановлением Минтруда от 26 марта 2002 г. N 23.