У практиці ведення документації використовуються дві системи нумерації:
1) буквено-цифрова (традиційна);
2) цифрова (порівняно нова).
Буквено-цифрова нумерація базується на використанні різних графічних знаків – цифр (римських, арабських), літер. Розрізнювальне значення мають також розділові знаки після цифр і літер (крапка, дужка).
Схематично цей спосіб нумерації можна зобразити таким чином:
А. Б. В. Г. ...
І ІІ ІІІ IV ...
1) 2) 3) 4) ....
а) б) в) г) ...1
Однак на практиці великі літери майже не використовуються. Найзначніші частини документа нумеруються римськими літерами, після яких не ставляться крапки.
Структурні частини наступного порядку позначаються арабськими цифрами з крапкою (речення після них завжди починається з великої літери). Дрібніші підрозділи позначаються арабськими цифрами з дужкою (крапка після дужки не ставиться; фраза пишеться з малої літери). Найменші структурні частини нумеруються малими літерами українського алфавіту з дужкою після них.
Для важливих за значенням і значних за обсягом частин тексту використовуються спеціальні найменування – “частина”, “розділ”, “глава”, “параграф” тощо, які також нумеруються.
Слід пам’ятати, що нумерація рубрик можлива тоді, коли є хоча б два однорідних елементи перерахування; однотипні засоби виділення (слова, цифри, літери) можуть застосовуватися лише до однорідних частин тексту.
Останнім часом в умовах переважання машинної обробки інформації набуває поширення цифрова система нумерації, за якою використовуються лише арабські цифри, після яких ставляться крапки, словесний текст пишеться з великої літери. Номери найбільших за обсягом частин тексту складаються з однієї цифри. На другому ступені поділу складові частини мають номери з двох цифр (наприклад, 1.1.; 1.2.; 1.3. і т.д.); на третьому – із трьох (1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3. і т.д.)
Таким чином, номер кожної складової частини включає номери частин вищих ступенів поділу. Кількість цифр у номері частини вказує на кількість рівнів або ступенів поділу.
На відміну від попереднього, традиційного способу нумерації, цифровий не має обмежень щодо глибини поділу тексту. В окремих випадках можуть використовуватися і заголовки до частин документа.
Специфіка мовного оформлення документа визначається багатьма чинниками:
1) сферою спілкування (документи використовуються в офіційній сфері зі стійкими ієрархічними відносинами, що регулюються правовими нормами);
2) авторством документів (незалежно від безпосереднього укладача, автором виступає організація, установа, підприємство в цілому. Хоча діловий папір підписує одна особа, його автор – “колектив”, посадова особа-укладач виступає від імені юридичної особи);
3) повторюваність управлінських дій і ситуацій, що зумовлює повторюваність управлінської інформації, а отже – використання одних і тих самих мовних засобів;
4) тематичною обмеженістю кола питань, які знаходять відображення в певних видах документів.
У процесі багаторічного використання пройшов відбір найбільш відповідних мовних засобів, що сприяють ефективності документів.
Обов’язковою вимогою до оформлення будь-якого документа є відповідність нормам офіційно-ділового стилю.
Офіційно-діловий стиль – це система мовних засобів (слів, словосполучень, речень), способів їх поєднання, що використовуються в офіційному спілкуванні.
Особливості офіційно-ділового стилю:
– нейтральний, коректний тон викладення думки, що не допускає суб’єктивізму, надмірної емоційності;
– точність, однозначність і зрозумілість формулювань;
– лаконічність, стислість;
– уніфікованість, стандартизованість мовних засобів;
– використання термінів, спеціальних слів.
Перед автором кожного документа звичайно постає відразу декілька завдань:
– якомога точніше й повніше подати інформацію;
– досягти найбільшого впливу на адресата;
– сформулювати позитивне враження про авторів документа.
Зміст і оформлення документів повинні свідчити про мовну майстерність, високу культуру діловодства, управлінської діяльності. Тому потрібно ретельно вибирати папір, шрифт, колір друку. Пам’ятаючи про вимоги до оформлення сторінки, варто також прагнути до пропорційного, естетичного розміщення на папері структурних частин тексту, виділення абзаців.
Виконанню документом усіх функцій сприятиме також дотримання рекомендацій про використання мовних засобів:
1. Оскільки документ призначається широкому колу адресатів, з якими відсутній безпосередній контакт, краще віддавати перевагу простим реченням – доступним, зрозумілим, однозначним. Проте в окремих випадках не варто відмовлятися і від складних речень, найчастіше складнопідрядних. Вони сприяють переконливості, аргументованості формулювань, дають можливість пом’якшити наказ, претензію, відмову тощо.
2. Для точності і чіткості формулювань у простих реченнях офіційно-ділового стилю використовують прямий порядок слів: підмет ставиться перед присудком, узгоджене означення перед означуваним словом, неузгоджене означення – після означуваного слова, обставини – перед дієсловом-присудком.
3. У діловому мовленні надзвичайно активно використовуються конструкції “дієслово + іменник”:
– надати допомогу замість допомогти;
– здійснити ремонт замість відремонтувати;
– справити враження замість вразити та ін.
Словосполучення, на відміну від дієслів, точніше передають значення – називають і дію, і предмет цієї дії.
4. Для текстів документів характерне використання вставних слів і словосполучень, які виконують різні функції: служать для зв’язку частин тексту, вказують на джерело інформації, передають ставлення автора до висловленої думки, пом’якшують категоричність висловлень.
Найпоширеніші вставні слова і словосполучення безперечно, без сумніву, очевидно, головним чином, у першу чергу, звичайно, звісно, здається, можливо, навпаки, на жаль, на наш погляд, на нашу думку, наприклад, нарешті, очевидно, отже, по-перше, по-друге, як видно, як свідчать.., за даними та ін.
Вставні конструкції на письмі завжди виділяються комами.
5. Стислість, зрозумілість, доступність текстів досягається використанням стійких (шаблонних, стандартних) словосполучень – готових мовних конструкцій. Їх наявність у діловому мовленні є результатом регламентованості службових стосунків, повторюваності управлінських ситуацій і тематичної обмеженості ділового спілкування. Мовні формули виникають у результаті уніфікації мовних засобів. Інколи вони є елементами, що визначають видову приналежність документа.
3. Дати загальну характеристику документаційного забезпечення руху особового складу
Найважливішою функцією відділу кадрів є документування процесу руху кадрів на підприємстві. З цією метою розроблена інструкцію, яка визначає порядок оформлення при прийомі на роботу, перекладі, звільненні і обліку працівників підприємства, а також порядок видання, обліку і розсилки наказів по особовому складу.
Відділ кадрів підприємства готує проекти наказів, тільки по особовому складу. Для внесення необхідних даних до облікових документів і особистих справ працівників виписки з наказів по основній діяльності представляються у відділ кадрів канцелярією.
Прийом на роботу може проводитися керівником, який наділений правом найму на роботу. Трудовий договір полягає у письмовій формі.
При прийомі на роботу адміністрація птицефабрики вимагає від того, що поступає по мимо письмової заяви пред'явлення:
а) трудової книжки, а якщо дана особа поступає на роботу вперше, - довідки про останнє заняття виданої за місцем проживання;
б) паспорти.
При прийомі на роботу, що вимагає спеціальних знань адміністрація має право зажадати від працівника пред'явлення диплом або іншого документа про здобуту освіту і професійну підготовку.
Наказ керівника підприємства оголошується працівникові під розписку. При цьому працівник переконується в правильності оформлення укладеного трудового договору.
При укладенні трудового договору може встановлюватися і випробувальний термін, тривалість якого не може перевищувати трьох місяців, а в окремих випадках за узгодженням з відповідними виборними комітетами, профспілки - шести місяців.
Умова про випробування повинна бути вказане в наказі про прийом на роботу. Якщо ця вимога не виконана, вважається що випробування не встановлене і працівник остаточно прийнятий з першого дня його роботи.
При незадоволеному результаті випробування звільнення працівника проводиться без узгодження з виборним профспілковим органом і без вихідної допомоги.
При прийомі на роботу або перекладі працівника в установленому порядку на іншу роботу адміністрація зобов'язана:
а) ознайомити працівника з роботою, що доручається, умовами праці, його правами і обов'язками (посадовою інструкцією);
б) ознайомити його з правилами внутрішнього трудового розпорядку і колективним договором підприємства;
в) провести інструктаж по техніці безпеки, виробничій санітарії, гігієні праці, протипожежній охороні і іншими правилами по охороні праці.
На осіб, що поступають на роботу вперше, заповнюється трудова книжка з дня прийому на роботу. Трудові книжки ведуться на всіх працівників на підприємстві, що працюють понад 5 днів.
На осіб, що поступають на роботу відділ кадрів підприємства оформляє особиста справа.
Бланк трудового контракту заповнюється і підписується в двох екземплярах, один з яких зберігатися у відділі кадрів, в особистій справі працівника, а інший екземпляр видається працівникові на руки.
Підписаний і завірений контракт служить підставою виникнення трудових відносин. Після висновку і належного оформлення контракту видається наказ про прийом на роботу, який оголошується працівникові під розписку.
Загальний порядок передбачає ознайомлення працівника з правилами внутрішнього розпорядку, колективним договором, правилами охорони праці і іншими необхідними відомостями і обов'язками.