Смекни!
smekni.com

Методика составления номенклатуры дел учреждения (стр. 4 из 4)

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив:

отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;

справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

Заключение

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

Список литературы

1. Демин Ю.М. Деловая переписка. - М.: Бератор-пресс, 2003., Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент - М.: Бератор-пресс, 2003.

2. Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления. Учебное пособие. М., 2004.

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления).М., 2000.

4. Лихачев М.Т. Д.окументы и делопроизводство: Справочное пособие. М., 2001.

5. Рогожин М.Ю. Справочник кадровика. - М.: Проспект, 2004.

6. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря. - М.: Проспект, 2003.

7. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003.

8. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие. М., 2000.

9. Рогожин М.Ю. Организация кадровой работы предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003.

10. Гражданский кодекс РФ Части I, II, III - М Проспект, 2002

11. Трудовой кодекс РФ - М Проспект, 2002

12. Федеральный конституционный закон "О государственном гербе РФ" от 25 декабря 2000 № 2-ФКЗ с изм. и доп. от 9 июля 2002 г

13. Закон РФ от 11 марта 1992 г № 2490-1 "О коллективных договорах и соглашениях" (с изменениями от 24 ноября 1995 г, 1 мая 1999 г, 30 декабря 2001 г)

15. Указ Президента РФ от 1 июня 1998 г № 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" (с изменениями от 31 мая 1999 г).

Приложения

Приложение 1

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных

в _____ годув организации

По срокам хранения Всего В том числе:
переходящих с отметкой ЭПК
1 2 3 4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Наименование должности руководителя службы делопроизводственной организации

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

Наименование должности

передавшего сведения

Подпись Расшифровка

подписи

ОДОБРЕНОПротокол ЦЭК (ЭК)От _______________ № ____________________ СОГЛАСОВАНОПротокол ЭПК архивного учрежденияОт _______________ № _____

Приложение 2

Форма номенклатуры дел

Наименование организацииНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ_____№ _____________________________________(место составления) УТВЕРЖДАЮНаименование должностируководителя организацииПодпись Расшифровкаподписи

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ годув организации

Заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5

Наименование должности руководителя службы делопроизводственной организации

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Виза зав. ведомственным архивом

(лица, ответственного за архив)

ОДОБРЕНОПротокол ЦЭК (ЭК)От _______________ № ____________________ СОГЛАСОВАНОПротокол ЭПК архивного учрежденияОт _______________ № _____