2.2 Порядок документирования аттестации персонала в OOO «КомТелСвязь»
Аттестация персонала - процесс, который позволяет эффективно оценивать результаты работы персонала, формировать кадровый резерв, оптимально распределять фонд оплаты труда и материального вознаграждения. Рассмотрим основные элементы существующей системы оценки работы персонала в исследуемой организации.
По внутреннему "Положению об аттестации сотрудников и руководящего персонала" ООО "КТС" ответственность за внедрение и работу системы аттестации лежит на специалистах отдела кадров. Они участвуют в формировании и работе аттестационной комиссии, готовят необходимую документацию (положения, инструкции), регламентирующую работу системы, составляют списки и графики аттестации и контролируют процесс проведения аттестаций.
Для проведения аттестации руководитель организации приказом назначает аттестационную комиссию, определяет ее состав (председателя, заместителя председателя, секретаря и членов комиссии) из числа руководящих работников и высококвалифицированных специалистов. В состав комиссии включают представителей кадровой и юридической служб, а также представителей соответствующего профсоюзного органа. В необходимых случаях с учетом структуры организации, количественного и персонального состава аттестуемых, специфики организации производства и труда допускается назначение нескольких аттестационных комиссий.[9]
Руководитель организации утверждает график проведения аттестации. В нем указываются:
1) наименование организации, структурного подразделения, в котором работает работник;
2) дата и время проведения аттестации;
3) дата представления в аттестационную комиссию необходимых документов с указанием ответственных за такое представление руководителей структурных подразделений.
График доводится до сведения аттестуемого не менее чем за месяц до начала аттестации.
Эффективность аттестации в значительной степени зависит от качества документов, требуемых для ее проведения. Стандартные формы, которые могут использоваться при проведении аттестации, следующие:
1) структура письменной характеристики на аттестуемого;
2) бланк оценки рабочих показателей и деловых качеств аттестуемого;
3) форма отчета аттестуемого о проделанной работе;
4) бланк аттестационного листа;
5) план работы аттестуемого;
6) бланк заключения аттестационной комиссии;
7) структура отчета аттестационной комиссии по итогам аттестации;
8) бланк протокола заседания аттестационной комиссии;
9) форма учета предложений аттестуемых сотрудников.
Подготовка необходимых документов согласно действующему законодательству предусматривает, как правило, составление отзыва (характеристики) на аттестуемого работника не позднее, чем за две недели до начала проведения аттестации. Характеристика представлена в Приложении А.
Юридическое значение отзыва (характеристики) состоит в том, что он является одним из главных письменных документов, подтверждающих в значительной степени факт выполнения (или невыполнения) аттестуемым работником возложенных на него трудовых обязанностей в соответствии с занимаемой должностью. Следовательно, отзыв лежит в основе признания работника соответствующим (или несоответствующим) занимаемой должности.[16]
В данном представлении должны содержаться анализ и оценка личности работника, включая его профессиональные качества, индивидуальные способности, а также результаты работы за предшествующий период.
Отзыв (характеристика) на аттестуемого работника составляется его непосредственным руководителем и подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает аттестуемый.
Кадровое подразделение предприятия не менее чем за неделю до начала аттестации должно ознакомить каждого аттестуемого с представленным отзывом о его работе.
Аттестуемый работник вправе представить в аттестационную комиссию отчет - дополнительные сведения о своей работе за период, предшествующий аттестации. Отчет представлен в Приложении Б.
Подготовка необходимых документов на аттестуемых работников предусматривает также заполнение аттестационных листов в соответствии с Приложением В. Эта работа, как правило, возлагается на секретаря аттестационной комиссии.
Аттестационный лист подписывается всеми членами комиссии, присутствующими на заседании комиссии, в день его проведения. С содержанием аттестационного листа аттестуемый должен быть ознакомлен под расписку, после чего этот документ хранится в личном деле работника до очередной аттестации.
В ходе аттестации комиссия может задавать работникам только те вопросы, которые относятся к их профессиональной деятельности. Чтобы определить возможность продвижения по службе, не исключаются и такие вопросы, которые относятся к требованиям по более высокой должности, но в пределах специальности. Однако вывод о соответствии или несоответствии занимаемой должности аттестационная комиссия может обосновывать только на знании работником вопросов, относящихся к его компетенции (трудовой функции) и, следовательно, занимаемой должности.[21]
Основным документом, содержащим информацию о ходе и результатах аттестации, является протокол заседания аттестационной комиссии. Его ведет в установленном порядке секретарь комиссии. В протоколе указываются:
1) дата заседания;
2) присутствующие члены аттестационной комиссии;
3) Ф.И.О., занимаемая должность и место работы (подразделение) аттестуемого.
В протокол заседания комиссии также вносится краткое содержание сообщения аттестуемого о работе по занимаемой должности, заданные ему вопросы и ответы на них.
В обязательном порядке в протоколе отражается оценка деятельности аттестуемого и результаты голосования, количество голосов "за" и "против" конкретной оценки работы аттестуемого, а также рекомендации аттестационной комиссии в его адрес.
Надлежаще оформленный протокол подписывают председатель и секретарь аттестационной комиссии. После их подписи в протокол не допускается вносить дополнения и изменения. Не допускаются также подчистки и помарки в протоколе. Протоколы аттестации хранятся, как правило, в отделе кадров.
Аттестационные комиссии обобщают рекомендации и предложения, принятые в отношении аттестуемых работников по улучшению их работы, повышению квалификации и профессиональных знаний, целесообразность которых была выявлена в процессе аттестации, при этом учитываются и предложения аттестуемых.Представлено в Приложении Г.
Отчет о работе аттестационной комиссии готовит ее председатель. Общие итоги аттестации и рекомендации даются не в отношении отдельных работников - важнее установить общие тенденции, выработать общие рекомендации, которые касаются всех работников организации или конкретных профессиональных групп. После заслушивания проекта отчета члены аттестационной комиссии вносят в него необходимые изменения и исправления.
Отчет должен содержать следующую информацию:
1) Состав аттестационной комиссии.
2) Сроки проведения аттестации и даты заседаний аттестационной комиссии.
3) Количественный и качественный состав работников, прошедших аттестацию.
4) Список работников, рекомендованных по итогам аттестации для включения в резерв на выдвижение.
5) Предложения по организации и содержанию обучения работников организации.
6) Рекомендации по устранению проблем, снижающих отдачу от работы персонала.
7) Рекомендации по более полному использованию потенциала работников, прошедших аттестацию.
8) Предложения, направленные на повышение эффективности процедуры аттестации в будущем.
По окончании аттестации работников издается приказ, в котором анализируются результаты аттестации, утверждаются мероприятия по улучшению работы с кадрами, выполнению рекомендаций аттестационной комиссии, а также проведению очередной аттестации работников организации.
3. Рекомендации по внутрифирменному документированию аттестации персонала
Несмотря на то, что компания «КомТелСвязь» осуществляет свою деятельность в сфере телекоммуникаций, процедура аттестации здесь проводится «вручную», то есть практически не используются возможности компьютерной обработки информации. Очевидно, что это очень трудоемкий и малоэффективный процесс, поэтому, я бы порекомендовала автоматизировать систему аттестации персонала в данной организации.
Аттестация даже десяти сотрудников требует изрядного документооборота и множества взаимосвязанных действий, которые ускоряются и упрощаются в результате перевода большей части данных в электронный вид и применения программных алгоритмов анализа полученных сведений.
В состав автоматизированной системы входят:
1) база данных о сотрудниках - личные карточки, отзывы и характеристики, дополнительные сведения о персоне, характеристики, информация о предыдущих аттестациях и т.п.;