Счета закрывались балансом. Изначально баланс это только то, что получило названиеодного из постулатов Пачоли: равенство дебетовых и кредитовых оборотов.
Но уже к концу XIV столетия коммерсанты составляли балансы не только для контроля оборотов, но как орудие контроля и управления хозяйством. Бельгийский исследователь Р. де Рувер писал, что слово «баланс» было впервые применено к финансовым отчетам в 1427 г. независимо от того, были ли эти отчеты на самом деле балансами в современном понимании этого термина или нет.
В компании Медичи каждое отделение ежегодно, на 24 марта, составляло баланс, который вместе с объяснительной запиской управляющею отсылался в главную контору во Флоренции, где выявляли просроченную дебиторскую задолженность и делали запрос в отделения. Такой же запрос делали и в случае предоставления чрезмерных кредитов, которые грозили подорвать платежеспособность фирмы. Иногда к балансу прикладывали справку о перспективах погашения долга. Хотя в банке Медичи и существовало правило, что все его отделения должны на одно и то же число составлять отчеты, для того времени более типичным были нерегулярные сроки составления отчетности.
До тех пор, пока в практике учета отсутствовало деление счетов на синтетические и аналитические, балансы были перегружены статьями. Так, баланс банка святого Георгия (на1 января 1409 г.) содержал в активе 95 статей и в пассиве 310, баланс Барселонского отделения компании Датини (на 31 января 1399 г.) — более 110 статей в активе и около 60 в пассиве.
Интересным моментом практики составления баланса было то, что разница между дебетовыми и кредитовыми оборотами, возникавшая в результате арифметических ошибок в подсчетах, не выверялась, а списывалась на прибыли или убытки. Любопытны были в тс времена и способы нахождения ошибок, неизменных спутников учета. Так, в банке св. Георгия для проверки правильности записей в книгах работал специальный служащий: в обязанности которого входила пунктировка разноски. За проверку каждой книги он получал 10 сольдо и, для материальной заинтересованности. 10% суммы каждой обнаруженной ошибки.
Со времен Л. Пачоли начинает зарождаться теория баланса.
Так, для открытия счетов Пачоли рекомендовал составлять проводки по инвентарю, причем имущественные счета дебетовались с одновременным кредитованием счета «Капитал»; счета кредиторской задолженности кредитовались и тут же дебетовался счет «Капитал», т. е. практически все счета открывались проводками через счет «Капитал». Это провоцировало фиктивные обороты на счете «Капитал».
А. Казакова предложил счета баланса вступительного и заключительного, в результате стало возможным разносить сальдо следующими проводками: дебет счета «Имущество», кредит счета «Баланс»; дебет счета «Баланс», кредит счета «Капитал» и т, д. Для составления заключительного баланса делались обратные проводки. Предложение Казаковы надолго вошло в практику и теорию учета многих стран.
Л. Флори выделял два вида баланса — промежуточный(пробный) и заключительный (истинный).Первый— это текущие сальдо счетов Главной книги, он включал финансовые результаты, имеющиеся, в сущности, на любой момент; второй составлялся по данным инвентаризации и содержал истинные финансовые результаты. Для нидерландских авторов характерна инвентарная трактовка баланса. Так, Я. И мни и исходил из того, что составление инвентаря с натуры служит основанием для составления баланса, каждая статья которого, таким образом, должна подтверждаться выверкой натуральных остатков.
Пан Стевин предложил отражать входящее сальдо не на первое или последнее число месяца, а на 0-е число.
Французские авторы трактовали баланс или как следствие двойной записи на счетах (Пурра), или как документ, определяющий финансовый результат (де ла Порт), или только как процедуру, связанную с подытоживанием оборотов Главной книги (Ирсон). С середины XVII в. балансы подразделялись на заключительные и пробные, игравшие роль оборотных ведомостей, последние должны были составляться ежемесячно.
Савари, полагавший, что в основе баланса лежит инвентарь, требовал при их составлении переоценки имущества и обязательств.
4) Формы счетоводства.
Старое латинское правило — форма дает бытие делу, предопределило интерес бухгалтеров к процедуре и к разработке форм счетоводства двойной бухгалтерии. Родиной форм счетоводства и двойной бухгалтерии считается Италия, именно она и дала свое имя и первой форме счетоводства. Описание регистров, книг учета и правил их ведения стали старой итальянской формой. В Италии ее называли венецианской. Регистрами данной формы были Памятная книга, Журнал и Главная книга.
В дальнейшем Франческо Гаратти усовершенствовал эту форму, разделив счета на синтетические и аналитические. Аналитические счета были введены в особые книги, и лакая форма счетоводства получила название новой итальянской. В этой усовершенствованной форме предусматривался следующий порядок записей;
1) Данные о фактах хозяйственной жизни из первичных документов переносились в Памятную книгу, иногда от этой записи отказывались, и данные о фактах регистрировались прямо в Журнале хронологической записи в порядке их возникновения.
2) Затем зарегистрированные факты разносились по счетам Главной книги.
3) Потом они обобщались в оборотной ведомости, на основании которой составлялсябаланс.
Эта классическая форма дожила до наших времен и, как правило, служит основой дляизучения бухгалтерского учета. Компьютерная техника дала ей новое рождение, иитальянская форма вновь обрела практическое применение, особенно в учете малыхпредприятий.
Но в XVII — XVIII вв. в условиях ручного труда при появлении крупных предприятий один Журнал не допускал разделения труда счетных работников. Для внедрения разделения труда счетных работников были предложены две новые формы счетоводства: немецкая, описанная Фридрихом Гельвигом, и французская, пропагандируемая французским автором Матье де ла Портом. Методы их создания различны.
Гельвиг соединил кассовую книгу, типичную для немецкого камерального варианта, с журналом итальянской формы. Так появились две книги: Мемориал, в котором фиксировались все записи кроме кассовых, и Кассовая, в которой отражали движение денежных средств.
Де ла Порт пошел по пути дифференциации хронологической записи, что привело к разделению единою журнала итальянской формы на несколько, открываемых на определенные группы счетов. Каждый журнал представлял таблицу многоколончатой формы (отсюда название табличных форм — синхронистические). Периодически, чаще всего один раз в месяц, на основе записей в этих частных журналах составлялись проводки в сборном журнале. Именно во французской форме, как многие тогда полагали, двойная бухгалтерия достигала совершенства. Но подлинное признание она обрела после 1796 г., когда англичанин Эдуард Томае Джонс подверг ее критике. Только критические разборы подчеркивают важность открытия, в данном случае работы Пачоли и де ла Порта. Джонс думал, что двойная запись только запутывает учет, а название «двойная бухгалтерия» звучит загадочно и непонятно. Джонс выдвинул три обвинения против двойной записи:
1) требование соответствия каждому дебету адекватного кредита носит искусственный характер, и в реальной жизни его нет;
2) итоги оборотов по дебету и кредиту могут быть равны, и постулат Пачоли, предполагающий их тождество, как будто бы окажется выполненным, однако запись, сделанная умышленно илислучайно не на том счете, тем не менее приведет к ошибке и иеказт отчетность;
3) терминология двойной бухгалтерии, все ее дебеты и кредиты не что иное, как «мистическая галиматья», в практике есть приход и расход, но нет дебетов и кредитов. «Двойной способ бухгалтерии, — писал Джонс, — спутаннее и неявственнее (чем простои) и удобнее служить может покровом постыднейших балансов или капитальных счетов, какие только коварный ум протвесть может. С помощью его всякий, производящий торговлю вместе с каким-нибудь товарищем, может, если захочет, обмануть его».
В противовес двойным формам счетоводства Джонс предложил английскую форму счетоводства, которая должна была:
а) обеспечить автоматическое выявление ошибок и описок, возникающих в бухгалтерском учете;
б) повысить оперативность выявления финансовых результатов.
Центральный регистр формы — журнал; в нем три колонки; средняя, где пишется содержание всех операций, затрагивающих кассу, с указанием суммы, и две боковые колонки: слева (дебитор) пишется сумма, поступившая в кассу, и справа (кредитор) пишутся суммы, выдаваемые из кассы. Если сложить все суммы крайних колонок, то их общий итог всегда должен быть равен итогу средней колонки, которая вводится для контроля разноски. Такое четкое выделение в учете только кассовых операций сближает английскую бухгалтерию с камеральной, однако она существенно отличается от последней полным и принципиальным отказом от операционных и результатных счетов.
Учет начинается с подробных записей в журнале состава и суммы капитала, вложенного в дело; все текущие операции также отображаются в журнале. Из журнала один раз в три месяца делают итоговые записи в Главную книгу, в которой предусмотрены только следующие счета: дебиторов и кредиторов; полученных и выданных векселей. Итоги Главной книги должны равняться итогам журнала. Для выведения прибыли необходимо было провести инвентаризацию товаров и итог включить в левую колонку журнала.