Специфіка проблеми проектування організаційної структури управління полягає в тому, що вона не може бути адекватно відрекомендований у вигляді задачі формального вибору якнайкращого варіанту організаційної структури по чітко сформульованому, однозначному, математично вираженому критерію оптимальності. Це – кількісно-якісна, багатокритерійна проблема, вирішувана на основі поєднання наукових, у тому числі формалізованих, методів аналізу, оцінки, моделювання організаційних систем з суб'єктивною діяльністю відповідальних керівників, фахівців і експертів по вибору і оцінці якнайкращих варіантів організаційних рішень.
Процес організаційного проектування полягає в послідовності наближення до моделі раціональної структури управління, в якому методи проектування грають допоміжну роль при розгляді, оцінки і ухвалення до практичної реалізації найефективніших варіантів організаційних рішень.
Існують взаимодоповнюючі методи:
- Метод аналогій полягає в застосуванні організаційних форм і механізмів управління, по відношенню до проектованої організації. До методу аналогій відноситься вироблення типових структур управління виробничо-господарських організацій і визначення меж і умов їх застосування.
Використовування методу аналогій засновано на двох взаимодоповнюючих підходах. Перший з них полягає у виявленні для кожного типу проїзводственно-господарських організацій і для різних галузей значень і тенденцій зміни головних організаційних характеристик і відповідних їм організаційних форм і механізмів управління. Другий підхід представляє типізацію самих загальних принципових рішень про характер і взаємостосунків ланок апарату управління і окремих посад в чітко певних умовах роботи організацій даного типу в конкретних галузях, а також розробку окремих нормативних характеристик апарату управління для цих організацій і галузей.
Типізація рішень є засобом підвищення загального рівня організації управління виробництвом. Типові організаційні рішення повинні бути, по-перше, варіантними, а не однозначними, по-друге, що переглядаються і коректованими з регулярною періодичністю і, допускаючими відхилення у випадках, коли умови роботи організації відлили від чітко сформульованих умов, для яких рекомендується відповідна типова форма організаційної структури управління.
- Експертно-аналітичний метод полягає в обстеженні і аналітичному вивченні організації силами кваліфікованих фахівців із залученням її керівників і інших працівників для того, щоб виявити специфічні особливості, проблеми, в роботі апарату управління, а також виробити раціональні рекомендації по його формуванню або перебудові виходячи з кількісних оцінок ефективності оргструктури раціональних принципів управління, висновків експертів, а також узагальнення і аналізу самих передових тенденцій в області організації управління. Сюди відноситься і проведення експертних опитів керівників і членів організації для виявлення і аналізу окремих характеристик побудови і функціонування апарату управління, обробка отриманих експертних оцінок статистико-математичними методами.
До експертних методів слід віднести також розробку і застосування наукових принципів формування організаційних структур управління. Принципи формування організаційних структур управління є конкретизацією більш загальних принципів управління (наприклад, єдиноначальності або колективного керівництва, спеціалізації). Приклади формування організаційних структур управління: побудова організаційної структури виходячи з системи мети, відділення стратегічних і координаційних функцій від оперативного управління, поєднання функціонального і програмно-цільового управління і цілий ряд інших.
Особливе місце серед експертних методів займає розробка графічних і табличних описів організаційних структур і процесів управління, що відображають рекомендації по їх якнайкращій організації. Цьому передує розробка варіантів організаційних рішень, направлених на усунення виявлених організаційних проблем, що відповідають науковим принципам і передовому досвіду організації управління, а також необхідному рівню кількісно-якісних критеріїв оцінки ефективності організаційних структур.
- Метод структуризації мети передбачає вироблення системи мети організації, включаючи їх кількісне і якісне формулювання. При його використовуванні частіше за все виконуються наступні етапи:
a) Розробка системи (дерева) мети, що є структурною основою для ув'язки всіх видів організаційної діяльності виходячи з кінцевих результатів;
b) Експертний аналіз пропонованих варіантів організаційної структури з погляду організаційної забезпеченості досягнення кожній з мети, дотримання принципу однорідності мети, встановлюваної кожному підрозділу, визначення відносин керівництва, підкорення, кооперації підрозділів виходячи з взаємозв'язків їх мети і т.п.;
c) Складання карт прав і відповідальності за досягнення мети для окремих підрозділів, так і по комплексних міжфункціональних видах діяльності, де регламентується сфера відповідальності (продукція, ресурси, робоча сила, інформація, виробничі і управлінські ресурси); конкретні результати, за досягнення які встановлюється відповідальність; має рацію, якими наділюється для досягнення результатів (погоджувати, підтверджувати, контролювати).
- Метод організаційного моделювання є розробкою формалізованих математичних, графічних, машинних і інших відображень розподілу повноважень і відповідальності в організації, є базою для побудови, аналізу і оцінки різних варіантів організаційних структур по взаємозв'язку їх змінних. Можна назвати декілька основних типів організаційних моделей:
- математико-кібернетичні моделі ієрархічних управлінських структур, організаційні зв'язки і відносини, що описують, у вигляді систем математичних рівнянь і нерівностей;
- графоаналітичні моделі організаційних систем, мережні, матричні і інші табличні і графічні відображення розподілу функцій, повноважень, відповідальності, організаційних зв'язків, що є. Вони дають можливість аналізувати їх спрямованість, характер, причини виникнення, оцінювати різні варіанти угрупування взаємозв'язаних видів діяльності в однорідні підрозділи, “програвати” варіанти розподіл прав і відповідальності між різними рівнями керівництва і т.п. Прикладами можуть служити “ метасхемні описи” матеріальних, інформаційних, грошових потоків спільно з управлінськими діями.
- натурні моделі організаційних структур і процесів, що полягають в оцінці їх функціонування в реальних організаційних умовах. До них відноситися організаційні експерименти – перебудови структур і процесів, що наперед спланерували і контрольовані, в реальних організаціях; лабораторні експерименти – штучно створені ситуації ухвалення рішень і організаційної поведінки; управлінські ігри – дії практичних працівників;
- математико-статистичні моделі залежності між початковими чинниками організаційних систем і характеристиками організаційних структур. Вони побудовані на основі збору, аналізу і обробки емпіричних даних про організації, що функціонують в зіставних умовах.
Процес проектування організаційної структури управління повинен бути заснований на сумісному використовуванні охарактеризованих вище методів.
Вибір методу рішення тієї або іншої організаційної проблеми залежить те її характеру, а також можливостей для проведення відповідного дослідження.
Оцінка ефективності є важливим елементом розробки проектних і планових рішень, що дозволяє визначити рівень прогресивності діючої структури, чи проектів планових заходів, що розробляються, і проводиться з метою вибору найраціональнішого варіанту структури або способу її вдосконалення. Ефективність організаційної структури повинна оцінюватися на стадії проектування, при аналізі структур управління діючих організацій для планування і здійснення заходів щодо вдосконалення управління.
Комплексний набір критеріїв ефективності системи управління формується з урахуванням двох напрямів оцінки її функціонування:
- по ступеню відповідності результатів, що досягаються, встановленій меті виробничо-господарської організації;
- по ступеню відповідності процесу функціонування системи об'єктивним вимогам до його змісту організації і результатів.
Критерієм ефективності при порівнянні різних варіантів організаційної структури служить можливість якнайповнішого і стійкого досягнення кінцевої мети системи управління при відносно менших витратах на її функціонування.
Принципове значення для оцінки ефективності системи управління має вибір бази для порівняння або визначення рівня ефективності, який приймається за нормативний. Один з підходів диференціювання зводиться до порівняння з показниками, що характеризують ефективність організаційної структури еталонного варіанту систем управління. Еталонний варіант може бути розроблений і спроектований з використанням всіх наявних методів і засобів проектування систем управління. Характеристики такого варіанту приймаються як нормативні. Може застосовуватися також порівняння з показниками ефективності і характеристиками системи управління, вибраної як еталон, що визначає допустимий або достатній рівень ефективності організаційної структури.
Часто замість методів використовується експертна оцінка організаційно-технічного рівня аналізованою і проектованою системою, а також окремих її підсистем і ухвалюваних проектні і планові рішення, або комплексна оцінка системи управління, заснована на використовуванні кількісно - якісного підходу, що дозволяє оцінювати ефективність управління по значній сукупності чинників.