Функция планирования является ведущей в процессе управления организацией, предприятием, корпорацией. Она осуществляется менеджерским корпусом для определения целей организации, а также путей и средств ее достижения. По своей сути реализация функции планирования представляет собой заблаговременную и детальную подготовку к будущему.
Содержание планирования как функции управления состоит в обоснованном определении основных направления и пропорций развития производства с учетом материальных его источников его обеспечения и спроса рынка[1].
Планирование предусматривает разработку целей и комплекса мероприятий, определяющих последовательность конкретных результатов деятельности с учетом возможностей наиболее эффективного использования ресурсов каждым производственным подразделением и организацией в целом.
Реализация функции планирования включает обоснованный ответ на следующие вопросы:
Где мы находимся в настоящее время?
Куда мы хотим двигаться?
Как мы собираемся это делать?
Суть ответа на первый вопрос заключается в определении реальных возможностей организации в сфере ее основной деятельности на основе ее сильных и слабых сторон в важных функциональных областях: маркетинг, финансы, производство.
При формулировании ответа на вопрос дополнительно к выполненному анализу (при ответе на первый вопрос) изучаются другие факторы, определяющие успех организации. Анализируются экономические условия, уровень технологии, социальные и культурные изменения, а также влияние факторов внешней среды на деятельность организации (при ответе на первый вопрос) изучаются другие факторы, определяющие успех организации. Анализируются экономические условия, уровень технологии, социальные и культурные изменения, а также влияние факторов внешней среды на деятельность организации (покупательский спрос, конкуренция, общие факторы состояния экономики, научно-технического прогресса, политические условия и другие факторы внешней среды). Ответ выражается в обоснованной постановке реалистичных целей организации и в определении угроз, которые могут помещать их достижению.
Ответ на третий вопрос содержат конкретные мероприятия, которые должны осуществить подразделения и сотрудники организации при решении поставленных задач для достижения сформулированных целей.
При таком подходе реализация функции планирования выходит за рамки определения планов деятельности организации, предприятия, корпорации. Планирование в таком случае рассматривается как способ, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации на достижение успехов путем детального представления желаемого результата и определения мероприятий по его достижению с учетом использования возможностей предприятия и внешней среды.
Функция планирования отвечает на вопрос, какие действия либо набор действий осуществляется в рамках этой функции? Так, например, функция планирования предполагает, что в организации осуществляется следующие действия:
на основе изучения внешней среды и интересов основных групп влияния формируется миссия организации;
исходя из требований рынка и возможностей организации, устанавливаются ее цели;
исходя из установленных целей организации и состояния внешней и внутренней среды, определяются альтернативные стратегии;
для реализации стратегий в организации разрабатываются политика и процедуры, устанавливающие стандарты и нормы действий членов организации;
практическая работа в подразделениях строится на основе оперативных планов;
планы организации и ее частей обеспечиваются системой показателей и финансовыми ресурсами для их организации.
Для обеспечения эффективного управления деятельностью предприятия функция планирования должна обеспечивать полноту и максимальную достоверность планирования, ясность и однозначность планов, а также непрерывность планирования.
Обеспечение полноты и достоверности планирования означает, что планы должны отражать все виды деятельности организации и ее подразделений, необходимые для достижения успеха, определяемого как соответствующие конкретные цели и задачи. При планировании должны учитываться все факторы и ситуации, которые могут оказать влияние на развитие организации. при этом необходимо использовать современные подходы, методы, средства и процедуры, обеспечивающие повышение достоверности прогнозов и рациональное использование всех привлекаемых ресурсов.
Ясность и однозначность означает, что цели и задачи должны иметь понятные и воспроизводимые формулировки, доступные для недвусмысленного понимания всеми членами организации. Они должны иметь количественные показатели и быть измеримыми.
Непрерывность планирования отражает факт, что планирование не является одноразовым актом, а представляется как непрерывный процесс. Это находит выражение в цикличности осуществления планирования, реализация которого сама также представляет многоэтапный процесс. Это находит выражение в цикличности осуществления планирования, реализация которого сама также представляет собой многоэтапный процесс.
Кроме того, при определении уровня детализации плана и объема работ по планированию необходимо всегда руководствоваться принципами разумности и экономичности планирования, другими словами: затраты на планирование должны находиться в определенном соотношении с получением от планирования выигрышем.
Процесс планирования включает несколько последовательных этапов (стадий) конкретных управленческих действий, в том числе:
Определение целей организации.
Определение задач деятельности организации (данный этап должен осуществляться одновременно на всех уровнях управления при обязательном согласовании принимаемых решений).
Составление планов выполнения работ по решению поставленных задач. Одновременно с разработкой планов осуществляется определение критериев или стандартов, по которым может быть оценена эффективность решения каждой задачи.
Разработку общих направлений выполнения планов на каждом управленческом уровне, обеспечивающих координацию работ, направленных на достижение желаемого результата (целей).
Разработку конкретных процедур и правил выполнения планов.
Процесс планирования, включающий указанные выше этапы, может быть представлена в виде определенной модели.
Модель отражает содержание функции планирования, включая все элементы этого процесса (блоки модели) и их взаимосвязи. Модель также учитывает влияние на процесс планирования факторов внешней среды. Функционирование модели при реализации функции планирования отражает реализацию конкретной управленческой деятельности соответствующими блоками модели, отражающими основные этапы процесса планирования.
Блок "Цели" реализует этап определения (постановки) целей организации реализация блока "Задачи" обеспечивает формирование и постановку задач подразделениям по видам деятельности, решение которых обеспечивается достижение целей организации.
Блок "План" формирует детальный план деятельности организации в определенный (планируемый) период путем разработки конкретных мероприятий с выделением необходимых ресурсов для их реализации в установленные сроки и с определенным качеством решения задач, обеспечивающих цели организации.
Блок "Стандарты и критерии" предназначен для определения конкретных характеристик задач по достижению целей организации. Эти характеристики одновременно служат показателями успешности решения задач по достижению целей, а также позволяют согласовать деятельность отдельных подразделений организации (предприятия) или отдельных компаний корпорации для достижения общих целей. Плановые органы организации устанавливают конкретные показатели для каждого подразделения в процессе разработки детальных планов. Эти показатели определяются в качественном, количественном и стоимостном выражениях. Эта система получила название "система ограничений". В настоящее время широко распространен другой подход: для каждого производственного подразделения устанавливается единый показатель - прибыль. Этот подход применяется для больших корпораций, где подразделения зачастую не связаны между собой единым технологическим процессом.
Блок "Общие направления" предназначен для выработки основных направлений (политик по основным направлениям выполнения планов и организации в целом, обеспечивающих реализацию ее целей). Общие направления помогают всем менеджерам всех уровней управления принимать скоординированные решения по выполнению планов и решению задач на каждом управленческом уровне для достижения целей организации.
Блок "Процедуры и правила" предусматривает реализацию процедур и правил выполнения планов Процедура представляет серию последовательных действий по решению конкретной задачи применительно к определенным ситуациям. Правила содержат специфические и детальные указания как надо или наоборот, нельзя делать ту или иную работу в данной, конкретной, единичной ситуации.
Блок "Оперативное планирование" отражает оперативное вмешательство в процесс планирования на любом этапе (в любой блок модели), если внутренние и внешние условия и факторы претерпели изменения, вызвавшие отклонения от фактических текущих или будущих результатов от их плановых значений, в свою очередь, смогут оказать влияющие на достижение целей организации. Наличие этого блока определяет непрерывный характер процесса планирования при функционировании организации (предприятия).
Некоторые авторы выделяют самостоятельный характер теории планирования: наличие конкретных знаний, опыта и методологии, связанных с решаемой проблемой (например, планирование приобретения корпорацией фирмы, планирование разбивки нового сада или же планирование собственных действий на следующий год). Другие отмечают общий характер теории планирования: использование знаний, опыта и методологии, основанных на общих принципах и процессах планирования, характерных для большинства или всех ситуаций планирования.