22 - подпись
Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив на 3 – 4 межстрочных интервала. Реквизит печатают от левого поля документа.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращённое – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Исполнительный директор
ЗАО «Партнёр» Личная подпись Н.А.Федоров
или
Исполнительный директор Личная подпись Н.А.Федоров
Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Исполнительный директор
ЗАО «Партнёр» Личная подпись Н.А.Федоров
Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на копиях документов, остающихся в делах организации – автора документа.
Право подписания документов должностным лицам может быть предоставлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами руководителя организации о делегировании полномочий; доверенностями на выполнение определённых действий от имени организации.
Документы информационно – аналитического характера (доклады, докладные записки, справки и т.п.), предоставляемые на имя руководителя организации, подписываются автором – составителем документа.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласовании с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером организации.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор Личная подпись М.А.Медведев
Главный бухгалтер Личная подпись Н.И.Логинова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель министра Заместитель министра
юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации
Личная Личная
подпись подпись
В.М.Степанов А.П.Миронов
На одном уровне располагают подписи в совместных распорядительных документах, гражданско-правовых договоров, трудовых договоров (контрактах), имеющих несколько подписей.
На практике оформление документов за несколькими подписями (в частности, договоров купли – продажи, на поставку продукции, передачи имущества и др.) сопровождается рядом дополнительных сведений.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись Н.В.Куликов
Члены комиссии Личная подпись К.М.Артёмьев
Личная подпись С.П.Матвеев
Личная подпись В.А.Филатов
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
В ряде случаев возможно использование факсимиле при подписании документов. Организации самостоятельно определяют состав документов, на которых проставляется факсимиле. Как правило, это приглашения, извещения, справки и тому подобные документы, за безусловным исключением документов финансового характера.
При совершении сделок использование факсимильного воспроизведения подписи, электронно-цифровой подписи допускается в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон.
Порядок подписания является одним из центральных вопросов документирования деятельности современной организации. Распорядительные документы подписываются, как правило, руководителем организации или его заместителями в соответствии с распределением их обязанностей, закреплённым в организационно-правовых документах (уставе, приказе о распределении обязанностей и др.). В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям управлений или отделов, что отражается в положении о структурном подразделении.
Положение о структурном подразделении, должностные инструкции подписываются руководителями структурных подразделений с последующим утверждением руководством.
Докладные записки, справки, аналитические материалы могут подписываться исполнителями, при условии, что вопросы, содержащиеся в документе, входят в компетенцию сотрудника.
Письма могут подписываться как руководителем организации, так и его заместителями и руководителями структурных подразделений. Руководитель подписывает письма, направляемые в органы государственной власти и управления, руководителям другой организации.
Ряд документов может иметь несколько подписей должностных лиц.
Контроль правильности подписания документов возлагается на службу делопроизводства или на секретаря. Поэтому необходимо знать состав должностных лиц, которым предоставлено право подписи документов, их личные подписи. Желательно, чтобы были подготовлены локальные нормативные акты, регламентирующие эти вопросы (инструкция по делопроизводству, правила подготовки организационно-распорядительных документов и др.).
Требования к оформлению реквизита «Подпись» содержится в ГОСТе Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись, расшифровку подписи. В расшифровке подписи всегда сначала указываются инициалы, а затем фамилия.
Если документ подготовлен не на бланке, указывается полная должность с указанием организации-автора.
Например:
Генеральный директор
ЗАО «Вымпел» Личная подпись Е.Р.Серёгин
Если документ оформлен на бланке, наименование организации в подписи не повторяется.
Например:
Генеральный
директор Личная подпись Е.Р.Серёгин
С введением в практику документирования должностных бланков появились новые правила подписания. На документах, выполненных на таких бланках, вообще не указывают название должности.
Например:
Личная подпись Е.Р.Серёгин
В научных учреждениях и вузах в должностях указываются учёная степень и звание.
Например:
Зав. Кафедрой истории, Личная
проф., д-р истор. Наук подпись В.С.Смирнов
Документы, принятые коллегиальными органами, подписываются председателем и секретарём.
Например:
Председатель Личная подпись О.В.Ершов
Секретарь Личная подпись Т.Г.Жукова
Российским законодательством допускается использование факсимиле как аналога собственноручной подписи, воспроизводственного механически. Правила применения факсимиле определяются ст. 160 Гражданского кодекса РФ. Оформление факсимильной подписи допускается при наличии соглашения сторон или соответствующего нормативного акта. Применение факсимиле на внутренних документах организации регламентируется инструкцией по делопроизводству или специальными распорядительными документами.
В заключение отметим ряд наиболее распространённых ошибок, допускаемых при оформлении реквизита «Подпись».
· Указание в качестве подписи лишь личной подписи должностного лица без должности и её расшифровки.
· Неправильное расположение фамилии и инициалов.
· Указание на документах, выполненных на бланках, полного наименования должности подписывающего лица.
· Указание при расшифровке подписи имени без отчества. Это противоречит правилам, установленным стандартом, и современным нормам русской речевой культуры.
· Проставление косой черты или предлога «за», означающих, что документ подписан другим должностным лицом. В тех случаях, когда руководитель отсутствует, документ может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью руководителя ставят буквы «И.О.», указывают фактическую должность подписавшего, его инициалы и фамилию.
23 - гриф согласования документа
Согласование документа – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа сторонней организацией в лице её должностного лица или коллегиального органа.
Гриф утверждения документа состоит из слово СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовываться документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г.Грязнова
23.04.2006
Зона реквизита «Гриф согласования документа» размещается ниже реквизита «Подпись». Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается без кавычек прописными буквами от границы левого поля. непосредственно под ним печатается наименование должности, ниже – личная подпись с расшифровкой. Дата согласования указывается под личной подписью также от границы левого поля.