Реферування — це інтелектуальний творчий процес, що потребує осмислення, аналітико-синтетичної переробки інформації та створення нового документа — реферату, котрий має специфічну мовно-стилістичну форму.
Методика реферування полягає у послідовному здійсненні операцій, пов'язаних з оцінкою, відбором, аналізом і узагальненням відомостей, які містяться у первинному джерелі. Процес реферування базується на виконанні цих логічних операцій. Однією з основних специфічних особливостей, на яку необхідно зважати у ході складання реферату, є його повна змістова та деяка формальна залежність від первинного документа. У такому розумінні реферат слід розглядати як інформаційну модель реферованого документа. Суть реферування — в зіставленні, порівнянні нової інформації з тією, що вже засвоєна та використовується в суспільній діяльності. Це завдання реферативних видань не відокремлюється від попереднього — сигнального (бібліографічного) інформування, на основі та у разі реалізації якого реферування і може бути ефективним та цілеспрямованим.
Реферуванням називають і сам процес інформаційної діяльності, і логічний метод досягнення поставленої мети. Завдяки логічній переробці документальної інформації маємо інформаційне повідомлення, що й називають рефератом.
Реферування — найтиповіший процес інформаційного аналізу, пов'язаного з вивченням і обробкою документів з метою вилучення із них найсуттєвіших відомостей та (або) їх узагальнення. Такий аналіз — складний логічний процес, елементами якого є відбір і опис, оцінка, систематизація та узагальнення фактографічної інформації, що може проводити тільки інформатор-фахівець з відповідної сфери суспільної діяльності.
1.2 Анотація як різновид а інформаційно-аналітичного документа
Крім рефератів, важливим засобом наукової комунікації є анотації, що також часто використовуються в ІАД. Анотація — це стисла характеристика твору друку (їх сукупності або частин) з точки зору змісту, призначення, виду, форми та інших особливостей. Вона, як правило, складається на видання в цілому (книгу, журнал, збірник). Метою анотації є інформування користувачів стосовно основного предметно-тематичного змісту документа, аспектів розгляду теми, матеріалу, на базі якого проведено дослідження, його географічних аспектів та хронологічних рамок. Крім того, нового несе в собі дане видання в зіставленні з іншими, спорідненими за тематикою та цільовим призначенням. У разі необхідності наводяться відомості про автора. Анотація сприяє орієнтації користувачів інформації у документальних потоках, у системі документальних комунікацій у цілому, вона допомагає відібрати потрібну літературу, заздалегідь націлити читача на особливості змісту й форми документа, висвітлює його позитивні якості та своєрідність. Середній обсяг анотації 600 др. знаків. У фаховій літературі існує безліч класифікацій анотацій залежно від:
· видів анотованої літератури (художня чи наукова література, публікації документів тощо);
· цілей та функцій анотацій (видавнича, для масових бібліотек тощо);
· інформативності та глибини розкриття змісту документа.
Найвдаліша спроба типізації анотацій належить В. П. Леонову. Її головним критерієм є функціональний підхід, який дав змогу відрізняти анотації з урахуванням їх суспільного призначення. Згідно з вищевказаним, анотації поділяються на рекомендаційні та довідкові.
Рекомендаційна — дає характеристику й оцінку документа з огляду на його цільове та читацьке призначення, служить пропаганді та рекламі кращої літератури й покликана зацікавити, привернути увагу, активізувати процес читання. Як правило, вона має дидактичну спрямованість і може вміщувати педагогічні рекомендації, методичні поради тощо.
Довідкова анотація стисло уточнює незрозумілий заголовок і повідомляє розширені відомості про автора, а також форму, зміст, жанр, призначення й інші особливості документа, відсутні в бібліографічному описі. Довідкові анотації не містять критичної оцінки документа.
Додатковими ознаками анотацій за В. П. Леоновим запропоновано вважати: засіб характеристики первинного документа; глибину згортання інформації; форму подання інформації; рівень механізації інформаційних процесів, якими послуговуються під час складання анотацій; кількість джерел та ін.
Залежно від використаного засобу характеристики документа, анотації поділяють на загальні та аналітичні. Перша — характеризує джерело загалом, аналітична — тільки певну частину його змісту (главу, частину, параграф) або висвітлює деякі сторони документа.
За критерієм глибини згортання інформації виділяють розширені та реферативні анотації. Розширена — крім характеристики твору друку, може вміщувати відомості щодо історії його написання, поширеності серед читачів, опрацювання літературною критикою, видань іншими мовами, а також висвітлювати історико-бібліографічні та текстологічні особливості. Реферативна анотація — це синтез індикативних та інформативних методів згортання інформації. Інколи цей вид вторинного документа називають індикативним рефератом. У реферативній анотації подається характеристика основних положень і висновків твору, переказ його змісту або окремих аспектів змісту.
У бібліографічній практиці ІНІСН РАН за цим же критерієм виділяють три типи анотацій: формальні, пояснювальні та розгорнуті (аналітичні). Формальна — вміщує додаткові відомості бібліографічного характеру, відсутні у бібліографічному описі. Пояснювальна — також містить ряд формальних характеристик, але вони стосуються не типу документа, а висвітлюють тип здійсненого автором книги чи статті дослідження. Найбільш інформативним типом анотації є розгорнута (аналітична) анотація, крім формальних характеристик, вона включає елементи аналізу предметно-тематичного змісту документа.
За формою, згідно з типізацією В. П. Леонова, виділяються традиційні та телеграфні анотації. Традиційні мають форму завершеного текстового повідомлення, а телеграфні подаються у вигляді формалізованого тексту, який за зовнішніми ознаками нагадує телеграфне повідомлення.
Залежно від кількості опрацьованих джерел анотації бувають монографічні та зведені (групові). Монографічна — передає зміст одного тексту, твору друку, а зведена — декількох текстів, творів, тематично пов'язаних між собою.
У практиці анотування мають місце різні типи анотацій, в яких поєднуються функціональні ознаки та засоби характеристики документа. Завдяки цьому і довідкова, і рекомендаційна анотація буває до того ж загальною, аналітичною або груповою.
У більшості випадків анотації використовуються для аналітичної обробки великих та багатоаспектних документів. За допомогою анотування здійснюється популяризація і пропаганда нової періодики, а також випереджувальне сигнальне інформування про видання, що готуються до друку. Крім того, анотування використовують інформаційні служби, що обмежені у коштах і не мають можливості забезпечити себе потрібним контингентом фахівців, але водночас повинні організувати високу оперативність інформування.
І реферати, і анотації широко застосовують у інформаційній та видавничій діяльності. У цілому ж, реферативна інформація сприяє найбільш повному та точному складанню пошукових образів документів, є основою для складання оглядів літератури та засобом міжнародного обміну інформацією.
1.3 Огляд, як різновид інформаційно-аналітичних документів
У структурі інформаційної діяльності вагоме значення належить оглядово-аналітичній діяльності. Мета цього напряму — інформаційне забезпечення управлінських рішень і створення системи інформаційної підтримки базової діяльності користувачів інформації. Основним засобом виконання цих завдань є підготовка оглядової інформації, що дозволяє систематизовано та узагальнено оцінити стан певної галузі науки, техніки, виробництва, культури, освіти (досягнутий рівень, тенденції та перспективи розвитку, організаційно-економічну ситуацію тощо).
Підготовка оглядової інформації базується на основних процесах обробки документальних джерел. Головними серед них є:
· витяг з документів і систематизація відомостей та кількісних даних, які характеризують різні аспекти стану розглянутого об'єкта;
· оцінка новизни, достовірності та взаємозалежності відібраних даних, їх доповнення та уточнення змісту;
· логічна переробка отриманих даних з метою одержання нової інформації щодо стану певної галузі суспільної діяльності, тобто визначення досягнутого рівня, тенденцій і перспектив розвитку.
За результатами переробки першоджерел готуються оглядово-аналітичні документи: різного роду огляди, щорічні доповіді про найважливіші досягнення у певній галузі, аналітичні довідки, інформаційні повідомлення тощо.
До змісту оглядово-аналітичних документів висувають наступні вимоги: актуальність, достовірність, об'єктивність, фактографічність, наявність висновків та їх обґрунтованість, стислість.
Останнім часом результати оглядово-аналітичної діяльності, засоби для їх створення та процеси підготовки інформаційних документів дедалі частіше об'єднуються поняттям "інформаційно-аналітичні дослідження".
Інформаційно-аналітичні дослідження потребують пошуку й опрацювання не окремих документів, а вихідної інформації, що відповідає інформаційним потребам користувача. Тому результатом інформаційно-аналітичних досліджень є формування інформаційної моделі проблеми (теми запиту користувача інформації). Такі завдання виконують інформаційні документи, що вміщують оглядову інформацію.