2. автоматизированные информационные системы (АИС) (наиболее популярный класс ИС; предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру);
3. автоматические информационные системы (выполняют все операции по переработке информации без участия человека; примером автоматических информационных систем являются некоторые поисковые машины Интернет – например Google, где сбор информации о сайтах осуществляется автоматически поисковым роботом (crawler) и человеческий фактор не влияет на ранжирование результатов поиска). [14; с. 77-78]
Обычно термином «информационные системы» в наше время называют автоматизированные информационные системы.
Каким образом возможно использование в делопроизводстве новых информационных технологий?
В самом начале внедрения информационных технологий в различные системы управления и делопроизводства, компьютер использовался лишь как «умная пишущая машинка». С появлением Интернета и электронной почты, компьютер стал также и средством связи между различными пользователями. Однако новые информационные технологии способны помочь в решении более масштабные вопросов – к примеру, таких как организация системы делопроизводства на предприятии.
В настоящее время на рынке производителей программных продуктом в наличии имеется достаточно широкий выбор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного обеспечения управления:
- системы управления документами (такие как «БОСС-референт», «ДЕЛО», «DocsVision», и др.);
- справочно-информационные (справочно-правовые) системы («КонсультантПлюс», «Гарант», и др.);
- комплексные системы (предназначенные для автоматизации работы различных служб – такие, как «БОСС-кадровик», и др.).
В условиях традиционного «бумажного» делопроизводства задача делопроизводственных служб сводится к выполнению следующих технологических функций:
- изготовление и учет бумажных документов,
- их перемещение по организации и отправка;
- контроль работы с документами исполнителей;
- уничтожение / хранение документов
- связанная с документами справочно-аналитическая работа.
С появлением компьютеров, объединенных в сети, на смену трудоемким операциям с бумажными документами приходят несравненно более эффективные электронные технологии работы с документами. Это приводит не только к изменению содержания и распределения функций по работе с документами в организации, но и, что еще более важно, стало основой для перехода к созданию принципиально новых и эффективных схем управления.
Основные проблемы документооборота и ДОУ, возникающие обычно в организациях различного масштаба:
- путаница и проблема поиска документов;
- невыполнение документов в срок;
- дублирование и противоречие документов друг другу;
- неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами;
- невозможность проследить историю работы с документами.
Один из самых эффективных путей решения проблемы управления документами – переход организаций на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети. [12; 13]
Принципиальное решение – компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. При этом любые действия, осуществляемые на данном компьютере, могут автоматически собираться и накапливаться на центральном компьютере (сервере) сети. В результате на сервере накапливается полная база данных о состоянии и истории документооборота организации.
Более того, компьютерная сеть может использоваться и для организации коллективной работы с электронными документами – для их перемещения, согласования, и т.д. С этой целью используется специальное программное обеспечение управления документационной деятельностью, обычно называемое системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) или системой электронного документооборота (СЭД). [5]
Таким образом, необходимо провести различие между понятиями «автоматизация делопроизводства» и «электронный документооборот».
1.2 Автоматизация делопроизводства
Автоматизация производства – процесс в развитии машинного производства, при котором функции управления и контроля, ранее выполнявшиеся человеком, передаются приборам и автоматическим устройствам. Цель процесса заключается в повышении эффективности труда, улучшении качества выпускаемой продукции, в создании условий для оптимального использования всех ресурсов производства. Различают автоматизацию частичную, комплексную и полную. [10; 11]
Автоматизация работы службы делопроизводства (канцелярии):
- установка нескольких компьютеров в службе делопроизводства;
- внедрение электронных регистрационных карточек вместо традиционных журналов и картотек;
- автоматизированный поиск документов, хранящихся в службе делопроизводства по различным реквизитам;
- автоматизированный контроль исполнения документов;
- хранение электронных документов в памяти компьютера наряду с традиционным хранением дел. [21; с.142]
Автоматизация делопроизводства в рамках организации:
- внедрение локальной электронной сети внутри предприятия;
- перемещение части внутренних и исходящих документов организации по электронной сети;
- установка сервера в службе делопроизводства для хранения регистрационных форм самой службы и регистрационных форм документов структурных подразделений;
- автоматизированный поиск и автоматизированное сопровождение хода исполненных документов;
- формирование отчетных данных о документообороте предприятия. [21; с.142]
В автоматизации делопроизводства можно условно выделить следующие основные этапы:
o традиционная технология делопроизводства на бумажных носителях:
· получение документов по почте;
· регистрация документов в журналах и на карточках;
· ведение контрольно-сроковых картотек;
· копирование документов и передача их в соответствии с резолюцией исполнителям (структурным подразделениям);
· формирование дел с исполненными документами;
· передача дел на архивное хранение;
o электронный документооборот между организациями:
· замена перемещения и размножения бумажных документов между предприятиями пересылкой электронных документов;
· автоматизированная регистрация в электронных журналах;
· внедрение сканирования поступивших бумажных документов и дальнейшая работа с их электронными копиями;
· использование электронно-цифровой подписи;
· внедрение санкционированного доступа к документам, потокового сканирования и других технологий электронного документооборота;
· создание электронного архива организации;
o электронный документооборот в территориально-распределенной системе организаций:
· внедрение единой электронной системы документооборота в рамках отрасли, ведомства;
· автоматизация обмена электронными документами между органом управления (министерством) и предприятиями, а также между предприятиями и его удаленными подразделениями (филиалами, представительствами);
· автоматическое формирование отчетности по различным показателям производственной деятельности;
· автоматическое формирование отчетности по различным показателям производственной деятельности;
· создание и управление большими массивами архивной документации.
[21; с. 142-143]
Таким образом, мы видим, что электронный документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства.
1.3 Электронный документооборот
Электронный документооборот: - процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.
Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»). [4]
Электронный документ, равнозначный документу, подписанному собственноручной подписью – это электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи; признается в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации») [4]
Согласно ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», электронный документ – это форма представления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде.
В Российской Федерации на сегодняшний день не существует отдельного закона «Об электронном документе».
Участниками обмена электронными документами могут являться физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронными документами.
Отправителем электронного документа является участник обмена электронными документами, который составляет электронный документ, подписывает его своей электронно-цифровой подписью и направляет в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника.
Получатель электронного документа – участник обмена электронными документами, в адрес которого поступил электронный документ.
Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителями и получателями электронных документов.