- осуществление контроля за исполнением поручений;
- поиск документов.
В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.
Автоматизированные системы ДОУ, представленные в Российской Федерации, можно разделить на три класса:
1) Системы, разработанные российскими фирмами на базе СУБД (например, «Дело» - ЗАО «Электронные офисные системы»);
2) Русифицированные версии популярных западных систем (например, «DOCS Open» и т.д.);
3) Системы, разработанные российскими фирмами с использованием технологий Lotus notes.
Уровень автоматизации технологических процессов работы с документами сегодня выступает как важный оценочный критерий, связанный с приоритетными направлениями совершенствования ДОУ.
Современные корпоративные СЭД позволяют настраивать свой пользовательский интерфейс в полном соответствии с требованиями клиентов. Это относится, например, как к визуальному проектированию регистрационно-контрольных карточек - важнейшего атрибута систем автоматизации делопроизводства, так и к формализации процессов коллективной разработки сложных документов (проектов, сборок, спецификаций) с контролем исполнительской дисциплины. Такая гибкость, приобретенная благодаря модульному принципу построения СЭД (каждый модуль реализует лишь часть взаимосвязанных функций, но может слаженно функционировать вместе с другими модулями) и поддержке промышленных стандартов межпрограммного взаимодействия, гарантирует долгую жизнь информационному комплексу на базе СЭД.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система "Дело" или «Босс-референт») также позволит:
- Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;
- При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI – разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их;
- Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.
Итак, важным условием совершенствования деятельности секретарей в «Идел-Пресс» может встать организация АРМ «Секретаря» или внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.
Среди факторов, влияющих на повышение качества и эффективности работы секретарей, одно из ведущих мест занимает умение осуществлять аналитическую переработку документов, информации. Важнейшим источником сведений для проведения маркетинговых исследований, качественного менеджмента и управления организацией является документографическая информация. Ее эффективное использование невозможно без упорядоченных документальных ресурсов, без предварительно проведенной обработки документов. Значимость аналитической обработки и переработки информации в работе секретаря объясняется увеличением потока документальной информации и необходимостью более оперативного информационно-документационного обслуживания руководителя. Осуществление таких процессов, как: анализ документа, поиск необходимых документов (выявление литературы), аннотирование, реферирование, обозрение, фактографирование – требует от секретаря определенной подготовки.
Сегодня секретарь, как и любой информационный работник, выступает посредником в системе «Документ (Д) – Потребитель (П) (руководитель)», занимается непосредственно информационно-документационным обслуживанием своего руководителя или аппарата управления.
Для эффективной реализации этой функции ему необходимо знать, какая информация (по содержанию) нужна руководителю, и в какой форме ее следует представить, чтобы руководитель в имеющееся у него время смог ее просмотреть. (Например: в виде списка литературы с аннотациями и рефератами на источники и т.д.).
В ходе посреднической деятельности в системе «Д - П» секретарь часто сталкивается с необходимостью справочно-информационного обслуживания, т. е. выдачей различных справок (фактографических, тематических). Осуществляя эту деятельность, он выступает как пользователем различных информационных служб, книготорговых организаций и т.д., так и субъектом, занимающимся непосредственно поиском информации и нахождением ответов.
Для успешной практической реализации этой схемы секретарям важно овладеть теоретическими и методическими основами информационно-аналитического обслуживания руководителя.
Важным направлением совершенствования деятельности секретаря является умение работать с различными источниками документированной информации – это умение правильно оценить документ, быстро разобраться в его структуре, взять и зафиксировать в удобной форме все, что в нем оказалось ценным и нужным.
Работа с документом – процесс сложный. Обусловлено это, прежде всего тем, что чтение научно-литературных произведений (документов), в конечном счете, всегда связано с необходимостью усвоения каких-то новых понятий.
Умением работать с документами обладают далеко не все. Наиболее частые ошибки здесь – отсутствие должной целесообразности в чтении, недостаточное использование справочного аппарата, нерациональная форма записи прочитанного. Все это снижает качество обработанной информации.
Для успешной посреднической деятельности в системе «Д - П» для секретарей важны знания в области аннотирования и реферирования документов.
Более целостное представление о документе секретарь может дать своему руководителю, используя в своей деятельности основы аналитического свертывания.
Аннотация – краткая характеристика документа с точки зрения его назначения, содержания, вида, формы и других особенностей (ГОСТ 7.9-95).
Аннотации сегодня дифференцируются по самым разным признакам. Наиболее общая классификация их осуществляется по функциональному назначению и по способу характеристики аннотированных документов.
Требования, предъявляемые к аннотации, включают в себя требования к ее содержанию, форме, объему, изложены в ГОСТ 7.9 – 77, согласно которому:
1. Аннотация должна быть лаконичной (длинные аннотации не всегда дочитываются до конца), но в то же время достаточно конкретной, со ссылкой, в случае необходимости, на факты, имена, даты и т.д., вполне понятные без перечитывания. В аннотациях следует избегать сложных придаточных предложений, тяжелых синтаксических оборотов, длинных определений. Если одно и то же понятие можно определить рядом синонимов, необходимо остановиться на наиболее употребительном. Надо избегать в аннотации лишних слов, которые без ущерба для смысла можно выбросить. Желательно соблюдать такое единство времени и единообразие глагольных форм, не следует начинать с предлога «о».
2. Аннотация не должна повторять сведений, содержащихся в заглавиях, и перефразировать их.
3. Научная терминология, применяемая в аннотации, должна быть общепринятой, соответствовать современному уровню знаний. Приводимые в библиографическом описании малоизвестные и устаревшие термины или, термины, используемые только данным автором, следует пояснять.
4. Рекомендуемый средний объем аннотации 500 печатных знаков.
Соблюдение выше рассмотренных требований, значительно повысит качество обработки документов.
Для специалиста – секретаря, работающего с документами, важно знать, что процесс аннотирования включает в себя следующие основные этапы:
1. анализ текста документа;
2. изучение дополнительных источников;
3. отбор сведений, характеризующих существо данного произведения;
4. литературное оформление и редактирование аннотаций.
Анализ текста произведения. Прежде всего, определяется вид издания (моноиздание, сборник, часть многотомного или выпуск серийного издания). Устанавливается, какому вопросу, теме или области науки посвящено произведение. Обращается внимание на структуру издания, выявляются принципы группировки материала. Анализ формы изложения материала помогает при определении читательского адреса. С этой точки изучают, насколько полно, доступно и наглядно изложены вопросы.