Ясно, что перечисленные обязанности потребовали от секретаря высоких качеств, которые обеспечивали бы идеальные отношения с руководителем, коллегами по работе, посетителями. Речь идет, помимо прочего, и о внешнем виде, особенностях характера, любви к своей, ставшей теперь престижной профессии.
Без преувеличения можно сказать, что секретарь в наше время стал неким связующим, координирующим звеном в аппарате управления подразделения или организации в целом. И теперь под словом «секретарь» подразумевается и помощник руководителя, и руководитель службы документационного обеспечения управления, и референт, обеспечивающий успешное функционирование «команды» руководителя в деловой сфере. Все зависит от масштаба организации и ее структуры.
Как видим, работа секретаря референта разнообразна и многогранна. Круг знаний, умений и навыков, необходимых секретарю с каждым годом расширяется. Поэтому важным условием изучения секретарской деятельности является изучение уровней его деятельности.
Особым спросом на рынке труда профессия секретаря-референта стала пользоваться в условиях становления разнообразных форм малого и среднего бизнеса.
В нашей стране, к сожалению, не разработан нормативный документ, который помог бы каждому секретарю оценить свой уровень в соответствии с требованиями к профессиональным и личным качествам, обязанностям, правам и ответственности на определенном уровне квалификации. Подобный документ мог бы регламентировать секретарские должности от низшей к высшей и содействовать профессиональному росту секретарей. Такой документ позволил бы и руководителю более эффективно использовать возможности и опыт секретаря, способствовал бы более детальному обсуждению круга конкретных обязанностей секретаря при устройстве его на работу.
Впервые такой документ, который называется «Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря», был разработан скандинавской группой Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS). Там прослеживаются уровни профессионального роста секретарей. В последней редакции этого документа рассматривается путь секретаря как восхождение по служебной лестнице от уровня А к уровню Д. Уровень А был отменен в ходе последнего редактирования из-за того, что внедрение современной компьютерной техники исключило существование секретаря этого низового уровня.
По мнению М.В. Стенюкова, нетрудно заметить аналогию профессиональных уровней, представленных в этом документе EAPS, тем должностным ступеням, которые прослеживаются в российской практике секретарей: секретарь-машинистка, секретарь, секретарь-референт, референт, руководитель секретариата или офис-менеджер. Согласно названному нормативному документу, в работе секретарей выделяются следующие ступени профессионального роста:
Уровень А примерно соответствует уровню секретаря-машинистки в России.
Уровень В (соответствует уровню секретаря в России)
Описание работы:
- печатать (на родном и английском языках) рукописи или под диктовку;
- редактирование документов;
- хранение документов;
- обслуживание командировок и совещаний;
- телекоммуникации, включая рассылку меморандумов;
- самостоятельная работа (т.е. написание черновиков несложных писем и меморандумов, работа по содержанию офиса, проверка счетов и решение проблем, связанных с командировками).
Уровень ответственности:
- за свою собственную работу;
- за составление документов;
- обязан знать структуру компании и направления ее деятельности.
Образование и стаж работы:
- три года изучения бизнеса и делопроизводства;
- обучение секретарскому делу или несколько лет стажа работы в области делопроизводства;
- дополнительное изучение иностранного языка.
Личные качества:
- рациональность и организованность;
- способность выбирать приоритеты;
- стремление к сотрудничеству;
- инициативность;
- аккуратность;
- склонность к работе в области сервиса.
Уровень С (соответствует уровню секретаря-референта в России).
Уровень С базируется на уровне В плюс дополнительное образование и стаж работы на уровне В.
Описание работы:
- печатать (на 2-х иностранных языках) с рукописи или под диктовку;
- составление меморандумов, писем, факсов и других документов;
- проверка фактов, изложенных в меморандумах, отчетах и других документах;
- прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и т.д.);
- подготовка пленок для подоскопа и других печатных и наглядных материалов;
- организация командировок и совещаний;
- ведение протоколов и контроль за выполнением принятых решений;
- самостоятельная работа (т.е. составление командировочных предписаний, перевод отчетов, работа с персоналом, сбор и обработка данных, проектная работа).
Уровень ответственности:
- обязан осуществлять связь между руководителем и всеми остальными;
- проверка исполнения заданий и отчетность;
- обязан знать структуру компании и направления ее деятельности, знать специализацию сотрудников и внешние связи компании.
Образование и стаж работы:
- три года изучения бизнеса и делопроизводства;
- обучение секретарскому делу не менее одного года или не менее пяти лет стажа работы секретарем уровня В;
- дополнительное изучение иностранных языков, основ управления, основ трудового права, компьютерных программ;
- предпочтителен опыт работы за рубежом.
Личные качества:
- способность руководить и взаимодействовать с персоналом;
- хорошие организаторские способности;
- хороший литературный стиль;
- способность справляться со стрессовыми ситуациями.
Уровень Д (соответствует уровню референта, руководителя секретариата в России).
Уровень Д базируется на уровне С плюс дополнительное образование, стаж работы на уровне С.
Описание работы:
- подготовка и ведение заседаний, советов и других совещаний;
- ведение административной работы;
- консультирование во время приема секретарей на работу, помощь в их обучении и повышении квалификации;
- организации презентаций, представительская деятельность;
- деятельность по обеспечению информацией (контакты со средствами массовой информации, редактирование информационных бюллетеней для сотрудников компании и т.д.);
- самостоятельная работа (т.е. собственные исследования, перевод бизнес - и технических отчетов, компьютерные исследования, руководство проектами, руководство персоналом, руководство работой, связанной с организацией командировок);
- прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и т.д.).
Уровень ответственности:
- за свои исследования и отчеты;
- за свой бюджет;
- за персонал;
- за осуществление связи между руководителем и должностными лицами высокого ранга.
Образование и стаж работы:
- три года изучения бизнеса и делопроизводства;
- обучение секретарскому делу не менее одного года или большой опыт работы секретарем уровня С;
- изучение на университетском уровне иностранных языков, управления бизнесом, экономических законов и трудового законодательства, психологии
общения и информационных технологий; предпочтительно обучение или стажировка за рубежом.
4. Личностные качества:
- энергия;
- творческие способности;
- способность к лидерству;
- надежность.
В последние годы вопросы поэтапной подготовки секретарей начали активно рассматриваться и изучаться отечественными специалистами. Так, по мнению М.И. Додоновой, подготовка секретарей в России должна протекать в три ступени:
Секретарь или секретарь-машинистка, выполняющая технические функции по размножению документов и сервисные функции в качестве связующего звена между руководителем, сотрудниками и внешним миром. Образование: курсы по подготовке секретарей.
Секретарь-референт, референт, знающий работу с документами в традиционном и автоматизированном режиме, организационное и документальное оформление совещаний, прием посетителей и др. Образование: специализированные секретарские школы, колледжи, центры образования.
Секретарь-помощник руководителя, офис-менеджер, руководитель секретариата, наделенный полномочиями представителя в других организациях. Образование: высшее – университеты, институты, академии.
Как видим, работа секретаря весьма многогранна. На всех рассмотренных выше ступенях сегодня, как показывают результаты анализа литературы, секретари так или иначе, занимаются высоким интеллектуальным трудом, от которого зависит успех фирмы, организации и предприятия.
Многовековой опыт российской государственности сформировал аппарат гражданских чиновников, в котором секретарям отводилась далеко не последнее место.
Понять особенности работы сегодняшнего секретаря невозможно без рассмотрения ее истоков, которые связаны с развитием системы государственных учреждений. Документирование управленческих функций всегда сопровождалось множеством действий, которые с современных позиций можно отнести к чисто секретарским.
История секретарской деятельности сегодня активно изучается такими специалистами, как Т.В. Виноградова, А.Ю. Конькова, М.И. Додонова и др.
Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Петр 1.
Вокруг Петра 1 сформировалась сплоченная группа сподвижников (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А.М. Головин, А.Д. Меньшиков, братья Апраксины), вырастала молодая поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных ролей. Канцелярию сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари «тянули воз» ежедневной скучной работы с текущими делами.