Документальная база системы управления. Номенклатура документов, их классификация, атрибуты и форма
Содержание:
Введение
1. Сущность документальной базы системы управления
2. Номенклатура и классификация документов
3. Атрибуты документов
4. Формы документов
Заключение
Библиографический список
Введение
«Документальная база системы управления. Номенклатура документов, их классификация, атрибуты и форма» - одна из важных и актуальных тем на сегодняшний день потому, что вызывает круг полемических вопросов, а также огромный интерес в области изучения делопроизводства и информационных технологий управления.
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ). Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документацией. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.
Данная тема достаточно подробно освещена в научных трудах следующих авторов: Гундарева Р.Д., Кирсановой М.В., Андреевой В.И. и др.
Для раскрытия поставленной темы определена следующая структура: работа состоит из введения, четырех глав и заключения. Название глав отображает их содержание.
1. Сущность документальной базы системы управления
Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и т.д.). Интересны основные виды документов, атрибутика документов, потоки документов и работы, используемые в работе данных подразделений. Кроме центрального документооборота крупного предприятия, существуют специализированные документооборот (в подразделениях предприятия, в отделах специализированного делопроизводства и т.д.).
Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы, не учтенные в канцелярии, теряются чаше всего.
В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной, то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию (желательно в режиме on-line связи с канцелярией). Можно рассматривать, что такие удаленные пункты регистрации документов являются подразделениями канцелярии.
Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборота не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.
В принципе в крупной организации с большим документопотоком работа канцелярии может быть построена по децентрализованному принципу. При этом каждое подразделение предприятия получает свою долю корреспонденции, относящуюся к ней. При этом учет входящей корреспонденции осуществляется децентрализовано. Номера входящей корреспонденции создаются или в едином нумераторе (кто первый получил номер, тот и хорош) или в номер входящего документа включается номер подразделения, получившего документ, а нумераторы в каждом подразделении ведутся независимо. Исходящая корреспонденция обычно всегда проходит через одно место.[1]
Организация децентрализованного приема входящих документов достаточно распространена и во всем мире.
В работе канцелярии пока что темным местом остается работа с письмами. В большинстве случаев это относиться к общему делопроизводству. Исключение составляют организации, для которых работа с письмами составляет основную производственную деятельность. При обработке писем применяются несколько другие классификаторы. Важна развернутая статистика по атрибутам писем. Однако в крупных государственных организациях тоже существует специальный учет писем и строгий контроль за их выполнением, тем более в настоящее время на смену почтовой корреспонденции приходит использование системы Интернет – технологий (почтовые рассылки, e-mail).
документ номенклатура атрибут
2. Номенклатура и классификация документов
Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации.
Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:
а) предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;
б) содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
в) закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
г) имеет справочное значение при изучении структуры организации;
д) является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
е) используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
ж) может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.[2]
Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.
Классификация документов – распространение по группам на основе признаков содержания и формы составления с целью повышения эффективности работы с ними. Все документы, обращающиеся в организации, можно классифицировать:
-по видам деятельности (нормативные, организационно-распорядительные, бухгалтерские, научно-технические, проектно-сметные);
-по наименованию (распоряжения, отчеты, акты, протоколы, договоры);
-по способу фиксации информации (письменные, кинодокументы, электронные);
-по степени сложности (простые и сложные) простые – рассматривается один вопрос, сложные – несколько вопросов);
-по степени гласности (несекретные и конфидициальные);
-по юридической силе (подлинные и подложные);
-по срокам исполнения (срочные и несрочные).
Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой документов, организовать их работу в делопроизводстве.
На основе классификации выстраиваются и типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками, в основном они подразделяются на 3 вида:
1. Входящие - документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.
2. Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в сторонние организации типа: "Прошу дать справку по вопросу ... в срок до ...").