Наиболее существенной частью подотчетных сумм являются расходы по командировкам.
Нормы возмещения расходов, связанных с командировками, устанавливаются Правительством РФ. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. №729(6) оплата суточных производится в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на пользование соответствующим транспортом).
Руководители организаций могут разрешить в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Для выплаты суточных в повышенном размере необходимо использовать дополнительные источники финансирования, например средства, полученные от предпринимательской деятельности. Размер суточных необходимо закрепить в коллективном договоре или локальном акте.
Следует при этом иметь в виду, что командировочные расходы, выплачиваемые сверх установленных норм, в соответствии с решением Высшего Арбитражного Суда РФ от 26 января 2005 г. № 16141/04, отменившим Письмо от 17 февраля 2004 г. №04-2-06/127 "О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками", не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц.
Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Отчеты о расходах по командировкам должны быть представлены в течение трех дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу.
УЧЕТ РАСЧЕТОВ ПО НЕДОСТАЧАМ
Материальная ответственность работников за ущерб, причиненный организации, предусматривается Трудовым кодексом РФ.
Различают полную и ограниченную материальную ответственность.
Полная ответственность возникает при заключении договора о полной материальной ответственности между организацией и работником, отвечающим за сохранность соответствующего имущества (состоящим в штате организации, совместителем, временным сезонным рабочим). Договор заключается в двух экземплярах, один из которых хранится у организации, а второй — у работника.
Полная материальная ответственность возникает при получении работником какого-либо имущества по разовой доверенности или другим разовым документам под отчет в случае, когда ущерб причинен недостачей, умышленным уничтожением или порчей какого-либо имущества либо когда ущерб причинен в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсичного опьянения или он явился следствием преступных действий работника, установленных приговором суда.
Материалы по недостачам, порче и уничтожению имущества передают в следственные органы в течение пяти дней после их выявления, а на сумму недостач и потерь предъявляют гражданский иск.
Ограниченную материальную ответственность несут работники за порчу или уничтожение по небрежности материалов, полуфабрикатов, готовых изделий, инструментов, специальной одежды и других предметов, выданных в личное использование, если ущерб причинен в ходе трудового процесса. Данная ответственность не может превышать среднего месячного заработка виновного работника на день выявления ущерба. Материальная ответственность свыше среднего месячного заработка допускается в случаях, предусмотренных законодательством.
При определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов.
После установления недостач и хищений материалы должны быть переданы для предъявления гражданского иска либо возбуждения уголовного дела в установленном порядке При получении решения суда суммы уточняются в соответствии с исполнительным листом
Ущерб в пределах среднего месячного заработка работника возмещается по распоряжению администрации, которое должно быть сделано не позднее двух недель со дня обнаружения причиненного ущерба и обращено к исполнению не ранее семи дней со дня сообщения работнику. Если работник отказался от добровольного возмещения ущерба, администрация предъявляет иск в суд.
Учет расчетов по суммам выявленных недостач и хищений денежных средств и ценностей, сумм потерь от порчи материальных ценностей и других сумм, подлежащих удержанию и списанию в установленном порядке, осуществляют на счете 020900000 "Расчеты по недостачам".
В соответствии с классификацией операций сектора государственного управления учет расчетов по недостачам ведется на следующих счетах:
020901000 "Расчеты по недостачам основных средств";
020902000 "Расчеты по недостачам нематериальных активов";
020903000 "Расчеты по недостачам непроизведенных активов";
020904000 "Расчеты по недостачам материальных запасов";
020905000 "Расчеты по недостачам финансовых активов".
Операции по счету 020900000 оформляются следующими бухгалтерскими записями.
На суммы выявленных недостач, хищений, потерь и др. по рыночной стоимости дебетуют соответствующие счета аналитического учета счета 020900000 "Расчеты по недостачам" (020901560—020905560) и кредитуют счет 040101172 "Доходы от реализации активов".
Суммы, поступившие в возмещение причиненного учреждению ущерба, учитываются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020900000 "Расчеты по недостачам" (020901660—020905660) и дебету счетов 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета", 020104510 "Поступления в кассу" соответствующих счетов аналитического учета счета 021002400 "Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступлениям в бюджет от реализации нефинансовых активов" (021002410—021002440, 021002130, 021002620).
Суммы недостач, списанные с баланса в связи с неустановлением виновных лиц, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020900000 "Расчеты по недостачам" (020901660—020905660) и дебету счета 040101172 "Доходы от реализации активов".
Аналитический учет по счету 020900000 ведется в карточке учета средств и расчетов по каждому виновному лицу с указанием фамилии, имени и отчества, должности, даты возникновения задолженности и суммы недостачи.
УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПРОЧИМИ ДЕБИТОРАМИ
Учет расчетов с прочими дебиторами ведется на следующих счетах счета 021000000 "Расчеты с прочими дебиторами":
021001000 "Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам";
021002000 "Расчеты по поступлениям в бюджет с органами, организующими исполнение бюджетов";
021003000 "Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".
На счете 021001000 "Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, услугам" учитываются расчеты по суммам налога на добавленную стоимость, подлежащим возмещению из бюджета за приобретенные материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги, и по суммам налога с полученных предварительных оплат в счет предстоящих поставок нефинансовых активов (выполнений работ, услуг) в рамках деятельности, приносящей доход, облагаемой налогом на добавленную стоимость в порядке, предусмотренном налоговым законодательством Российской Федерации.
Суммы налога, предъявленные учреждению поставщиками (подрядчиками) по приобретенным нефинансовым активам, выполненным работам, оказанным услугам либо фактически уплаченные при ввозе нефинансовых активов на территорию Российской Федерации, не включаемые в стоимость таких нефинансовых активов (работ, услуг), отражаются по дебету счета 021001560 "Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020804660—020809660,
020818660—020822660), 030200000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (030204730—-030209730, 030218730—030222730).
Начисление суммы налога на добавленную стоимость по полученным предварительным оплатам в счет предстоящей реализации нефинансовых активов (работ, услуг) отражается по дебету счета 021001560 "Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам" и кредиту счета 030304730 "Увеличение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость".
При списании сумм НДС, принятых учреждением в качестве налогового вычета в порядке, предусмотренном налоговым законодательством Российской Федерации, дебетуют счет 030304830 "Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость" и кредитуют счет 021001660 "Уменьшение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам".
Списание сумм НДС на увеличение стоимости нефинансовых активов (работ, услуг) в порядке, предусмотренном налоговым законодательством Российской Федерации, отражается по дебету счета 010604340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)" (в части стоимости готовой продукции, работ, услуг) и кредиту счета 021001660 "Уменьшение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам". Счет 021002000 "Расчеты по поступлениям в бюджет с органами, организующими исполнение бюджетов" предназначен для учета учреждением расчетов с органами, организующими исполнение бюджетов по средствам, поступающим в бюджет.
Поступления в бюджет учитываются на основании Выписки из сводного реестра поступлений и выбытий средств бюджета (ф. 0512088), предоставляемой органом, организующим исполнение бюджета, соответствующим администраторам.