Готовая продукция входит в состав оборотных средств предприятия и поэтому, согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности, должна отражаться в балансе по фактической производственной себестоимости.
Фактическую себестоимость готовой продукции можно рассчитать только по окончании отчетного периода (месяца). Движение же продукции происходит ежедневно (выпуск, отпуск, отгрузка, реализация), поэтому для текущего учета необходима условная оценка продукции. Текущий, ежедневный учет движения готовой продукции ведется или по плановой производственной себестоимости, или по договорным ценам предприятия, или в розничных ценах.[2]
Плановая цена единицы продукции разрабатывается предприятием и обязательно показывается в плане, составляемом на год с разбивкой по кварталам. В конце месяца плановая себестоимость должна быть доведена до фактической путем расчета сумм и процентов отклонений по группам готовой продукции. Суммы и проценты отклонений рассчитываются исходя из остатка продукции на начало месяца и ее поступления за месяц. Отклонения показывают экономию или перерасход, допущенные предприятием, и поэтому характеризуют результаты его работы в процессе производства. Отклонения учитываются на тех же счетах, что и готовая продукция, и записываются сторно—экономия или обычной записью—перерасход. Процент отклонений и плановая себестоимость отгруженной продукции позволяют рассчитать ее фактическую себестоимость и остаток на складах на конец месяца.
При использовании в учете других оценок готовой продукции (договорной, оптовой или розничной цен) суммы и проценты отклонений рассчитываются в таком же порядке.
Большое значение для правильной организации учета движения готовой продукции имеет разработка ее номенклатуры — перечня наименований видов изделий, вырабатываемых данным предприятием. За основу его составления берется классификация готовых изделий по определенным признакам, позволяющим отличать одно изделие от другого (модель, класс точности, фасон, артикул, марка, сорт). Номенклатурный номер может иметь разное количество цифр.
Номенклатурой пользуются следующие службы предприятия:
диспетчерская — для контроля за выполнением графика выпуска изделий;
цехи — для контроля за ассортиментом выпуска и для выписки накладных при сдаче готовых изделий на склад;
отдел сбыта — для контроля за возможностью выполнения договорных поставок;
бухгалтерия — для аналитического учета и составления сводок и отчетов.
Предприятие разрабатывает годовой план выпуска готовой продукции и календарные квартальные, месячные, дневные и почасовые графики выпуска готовых изделий. Диспетчерские службы цехов ведут оперативный учет выполнения графиков, что необходимо для определения ритмичности работы цехов, срывов в работе и их причин. Графики взаимосвязаны со сроками отгрузки готовой продукции и позволяют контролировать выполнение договорных обязательств перед покупателями. Выпущенная готовая продукция переходит из сферы производства в сферу обращения. Этот процесс фиксируется в первичных документах — приемо-сдаточных накладных, актах, ведомостях, планах-картах и др.
Отпуск готовой продукции покупателям (заказчикам) осуществляется в организациях на основании соответствующих первичных учетных документов - накладных. В качестве типовой формы накладной может использоваться форма N М-15 "Накладная на отпуск материалов на сторону"[3]. Организации различных отраслей производства могут применять специализированные формы (модификации) накладных и других первичных учетных документов, оформляемых при отпуске готовой продукции. При этом указанные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом "О бухгалтерском учете".[4]
Кроме того, накладная должна содержать дополнительные показатели, такие как основные характеристики отгружаемой (отпускаемой) продукции (товара), в т.ч. код продукции (товара), сорт, размер, марку и т.д., наименование структурного подразделения организации, отпускающего готовую продукцию, наименование покупателя и основание для отпуска.
Основанием для оформления накладной на отпуск готовой продукции на складе, в отдельных случаях непосредственно в подразделениях организации (при отгрузке крупногабаритных грузов, а также грузов, требующих особые условия транспортировки, по другим причинам) является распоряжение руководителя организации или уполномоченного им лица, а также договор с покупателем (заказчиком).
Накладная (либо иной аналогичный первичный учетный документ) должна выписываться в количестве экземпляров, достаточном для осуществления контроля за отгрузкой (вывозом) готовой продукции. Для этой цели может быть использована (как один из вариантов) следующая схема движения указанных первичных учетных документов (применительно к крупным и средним организациям):
а) на складе готовой продукции или в отделе сбыта (другом аналогичном подразделении организации) выписывается 4 экземпляра накладной;
б) 4 экземпляра накладной передаются в бухгалтерскую службу организации для регистрации в журнале регистрации накладных на отпуск готовой продукции и подписи их главным бухгалтером или лицом, им на то уполномоченным;
в) бухгалтерской службой подписанные накладные возвращаются в отдел сбыта (другое аналогичное подразделение организации), где один экземпляр остается у материально ответственного лица (кладовщика) как оправдательный документ на отпуск готовой продукции со склада, второй служит основанием для выписки счета - фактуры; третий и четвертый экземпляры накладной передаются получателю (покупателю) готовой продукции. На всех экземплярах накладной получатель (покупатель) обязан поставить подпись, удостоверяющую факт передачи ему готовой продукции;
г) при вывозе готовой продукции через пропускной пункт (проходную) один экземпляр (четвертый) накладной остается в службе охраны, один из экземпляров (третий) - у получателя в качестве сопроводительного документа на груз (готовую продукцию);
д) служба охраны регистрирует накладные на вывозимую готовую продукцию в журнале регистрации грузов и передает их в бухгалтерскую службу по описи. Бухгалтерская служба делает отметки о вывозе в журнале регистрации накладных на вывоз (продажу) готовой продукции;
е) бухгалтерская служба совместно с другими подразделениями организации (отдел сбыта, служба охраны и т.п.) систематически осуществляет выверку данных об отпущенной со склада готовой продукции и других материальных ценностей с данными об их фактическом вывозе путем сопоставления данных соответствующих граф в журнале регистрации накладных на отпуск готовой продукции с накладными.
На основании накладных на отпуск готовой продукции и иных аналогичных первичных учетных документов организация (как правило, отдел сбыта) выписывает счета - фактуры по установленной форме в двух экземплярах, первый из которых не позднее 10 дней с даты отгрузки продукции (товара) высылается (передается) покупателю, а второй остается у организации - поставщика для отражения в книге продаж и начисления налога на добавленную стоимость.
Основными документами, без которых предприятие не может вывести свою продукцию на рынок товаров, являются: сертификат соответствия, гигиеническое заключение, качественное удостоверение на продукцию, товарный ярлык.
Сертификат соответствия подтверждает безопасность продукции предприятия для жизни и здоровья потребителей, а также невозможность нанесения вреда их имуществу и окружающей среде.
Гигиеническое заключение свидетельствует о безопасности данной продукции для здоровья граждан в период всего жизненного цикла товара: при его производстве, эксплуатации и утилизации.
Качественное удостоверение на продукцию характеризует важные качественные показатели партии отгруженной продукции и содержит сведения о количестве товара в партии, весе, таре и упаковке.
Товарный ярлык описывает существенные свойства и параметры товара, связанные с его изготовлением, использованием и стоимостью.
При отгрузке (отпуске) готовой продукции определяются суммы, подлежащие оплате покупателем, оформляется и предъявляется ему к оплате расчетный документ.
Суммы, подлежащие оплате покупателем, поставщик учитывает по дебету счета учета расчетов, которые состоят из:
а) стоимости отгруженной (отпущенной) продукции по договорным (продажным) ценам (кредит счета продаж);
б) стоимости тары в случаях оплаты тары сверх договорной цены продукции, товара (кредит счета "Материалы", субсчет "Тара и тарные материалы");
в) расходов по транспортировке продукции до пункта, обусловленного договором, и погрузке ее в транспортные средства (без налога на добавленную стоимость), подлежащие оплате покупателем сверх договорной цены готовой продукции:
- выполненные собственными силами и транспортом поставщика (кредит счета учета продаж);
- выполненные специализированной автотранспортной организацией, железнодорожным транспортом, авиацией, речным и морским транспортом и другими организациями (без налога на добавленную стоимость) или физическими лицами - с кредита счета учета расчетов;
г) налога на добавленную стоимость, акцизов, других налогов, установленных в соответствии с действующим законодательством (кредит счета учета продаж).
Одновременно с формированием дебиторской задолженности за покупателями относятся в дебет счета учета продаж:
а) фактическая производственная себестоимость отгруженной (отпущенной) готовой продукции (кредит счета "Готовая продукция");